办事处管理制度

办事处管理制度篇一
《办事处日常管理制度》

办事处日常管理制度

一、 作息制度

1、 办事处所有员工的工作时间为周一至周六；

2、 每天的作息时间为8：30—12：00，下午13：00—17：30，其中12：00—13：00为休息时间；

3、 员工每个工作日的18：30回到办事处，总结一天的工作并作好明天的工作规划；

4、 法定节假日按国家标准执行；

5、 员工旷工一次扣50元，一年内累计旷工三次则被辞退；

二、报表制度

1、 各位员工必须严格遵守公司及办事处的报表缴交制度。

2、 各位员工在交报表前必须仔细检查报表内容，确保无错别字、文字通顺、数据无误以及所要表达的意思准确

三、待人接物制度

1、 各位员工在接电话时必须语气柔和；

2、 在有客人来时，办事处成员应主动招呼并招待以茶水，办公室所有员工应主动承担招呼客人的工作；

3、 各位同事间应团结互助，注重团队精神，不允许拉帮结派，否则被开除出公司；

4、 员工代表公司的形象，因此各位员工应注意自己的仪容仪表，不说有损公司形象的话，不做不利于公司利益的事；

四、办事处卫生制度

1、 办事处实行值日制度，轮值者应在轮值日提前半小时上班以做好办事处的卫生工作；

2、 每个工作日的工作结束前十分钟，各员工应打扫干净自己的桌面并将文件归档，每发现一次有不遵守此规定者扣10元；

3、每周六全体大扫除一次，保证工作区域和生活区域的整洁卫生。

五、电话制度：

1、 不准用公司电话拨打私人电话，违者一次罚款20元；

2、 长话短说，如无特殊情况每次通话不能超过3分钟；

六、会议制度：

1、 每个工作日的8：00—8：30为早晨例会时间，各员工做上一天的工作总结和当天的工作计划汇报，会议时间不允许超过30分钟；

每周六下午16：30—18：00为周会时间，各员工做本周工作总结和下周的工作计划安排，时间不允许超过1个小时；

七、请假制度

1、办事处所有工作人员请假必须提前一天向办事处负责人以书面形式请假，所有以电话、短信等其他形式的请假，一律按旷工处理。

办事处管理制度篇二
《公司办事处管理制度》

公司办事处管理制度

一、总则

1、为加强办事处的管理，使办事处的工作科学化、规范化和制度化，特制定本规定。

2、凡办事处的设立和管理，均适用本规定。

3、办事处要坚持公司的营销策略，勇于开拓，团结进取，求实高效，为完成公司制度

二、办事处的设立、职责及其管理

1、办事处的设立、机构设置、人员编制由公司核批。

2、办事处是营销部的分支机构，由营销部直接管理。

3、办事处的职责：

1)确定区域的销售目标及促销战术组合，并报营销部批准后实施；

2)在营销部的指导下，制定具体的实施计划，并报营销部批准后实施；

3)负责本区域的营销管理工作；

4)负责本区域的营销人员的招聘、培训、考核、晋升等工作，并报公司审批和核准；

5)负责本区域信息的收集、整理、分析和传递工作；

6)负责组织或帮助代理商组织各种产品促销活动；

7)公司临时指派的任务。

4、办事处实行办事处负责人负责制，主管负责全面工作。

5、办事处会议制度：

1)办事处负责人每年三个月至半年时间回公司汇报工作并参加召开全国销售会议；

2)办事处及其下各地业务人员每月召开区域销售会议；

3)办事处所在城市的业务人员应于每周五下午召开周会；

4)临时会议由通知确定；

5)会议内容：总结工作，交流经验，研究问题，制订计划，落实任务。

6)除全国销售会议由销售总监主持外，办事处会议应由办事处负责人主持，负责人不在时，指定他人主持；

7)会议总结应及时传至公司。

6、办事处应按要求及时向公司报送如下资料：

1)周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结；

2)月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进工作表、销售月报表，月度财务报表；

3)年报表：年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报表。

三、办事处人事管理

1、办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。

2、办事处负责人、财务负责人由公司任命；

一般员工的的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。

3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。

4、办事处负责人实行任期制，一般为二至三年，工作需要可以连任。

5、办事处负责人原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊情况可不受年限限制。

6、办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力。

7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。派驻期一般为6个月，期满后由公司统一安排。派驻的人员不进办事处编制，薪酬及其他福利由公司负责。

8、办事处负责人的亲属不得调入本办事处工作。

9、公司参照《目标管理制度》和《客户管理制度》对办事处人员进行考核。

10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员的整体素质，充分调动员工的积极性。

11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工的业务工作能力。

四、办事处的财务管理

1、办事处应加强财务工作的领导，建立、健全并认真执行各项财务管理制度。

2、办事处应严格执行经费预、决算制度，如实反映财务收支情况。并应严格执行翁对办事处工作人员补贴标准的规定，不得自行改变补助标准。

3、办事处应加强财务管理的自检自查工作，发现问题及时解决。公司财务部门应根据需要，对办事处财务管理情况进行检查指导，坚决杜绝违反财经纪律的现象。

4、办事处应加强管理，提高服务质量，提高经济效益。

5、办事处财务管理流程：

1)费用支出流程

2)货款回笼流程

6、处罚：出现下列情况之一的，办事处负责人、人员应予解聘。

1)违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；

2)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；

3)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；

4)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的；

5)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的；

6)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的；

7)有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。

办事处管理制度篇三
《办事处管理规章制度》

一、总则

1、为加强办事处的管理，使办事处的工作科学化、规范化和制度化，特制定本规定。

2、凡办事处的设立和管理，均适用本规定。

3、办事处要坚持公司的营销策略，勇于开拓，团结进取，求实高效，为完成公司制度

二、办事处的设立、职责及其管理

1、办事处的设立、机构设置、人员编制由公司核批。

2、办事处是营销部的分支机构，由营销部直接管理。

3、办事处的职责：

1)确定区域的销售目标及促销战术组合，并报营销部批准后实施；

2)在营销部的指导下，制定具体的实施计划，并报营销部批准后实施；

3)负责本区域的营销管理工作；

4)负责本区域的F级人员的招聘、培训、考核、晋升等工作；

5)负责本区域信息的收集、整理、分析和传递工作；

6)负责组织或帮助代理商组织各种产品促销活动；

7)公司临时指派的任务。

4、办事处实行业务主管负责制，主管负责全面工作。

5、办事处会议制度：

1)办事处负责人每年12月上旬、6月上旬回公司召开全国销售会议；

2)办事处及其下各地业务人员每季度第1月的上旬召开区域销售会议；

3)办事处所在城市的业务人员应于每周五下午召开周会；

4)临时会议由通知确定；

5)会议内容：总结工作，交流经验，研究问题，制订计划，落实任务。

6)除全国销售会议由销售总监主持外，办事处会议应由办事处负责人主持，负责人不在时，指定他人主持；

7)会议总结应及时传至公司。

6、办事处应按要求及时向公司报送如下资料：

1)周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结；

2)月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进工作表、销售月报表，月度财务报表；

3)年报表：年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报表。

三、办事处人事管理

1、办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。

2、办事处负责人、财务负责人由公司任命； 一般员工的的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。

3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。

4、办事处负责人、财务负责人实行任期制，一般为二至三年，工作需要可以连任。

5、办事处负责人、财务负责人，原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊情况可不受年限限制。

6、办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力。

7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。

派驻期一般为6个月，期满后由公司统一安排。派驻的人员不进办事处编制，薪酬及其他福利由公司负责。

8、办事处负责人、财务负责人的亲属不得调入本办事处工作。

9、公司参照《目标管理制度》和《客户管理制度》对办事处人员进行考核。

10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员的整体素质，充分调动员工的积极性。

11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工的业务工作能力。

四、办事处的财务管理

1、办事处应加强财务工作的领导，建立、健全并认真执行各项财务管理制度。

2、办事处应严格执行经费预、决算制度，如实反映财务收支情况。并应严格执行翁对办事处工作人员补贴标准的规定，不得自行改变补助标准。

3、办事处应加强财务管理的自检自查工作，发现问题及时解决。公司财务部门应根据需要，对办事处财务管理情况进行检查指导，坚决杜绝违反财经纪律的现象。

4、办事处应加强管理，提高服务质量，提高经济效益。

5、办事处财务管理流程：

1)费用支出流程

2)货款回笼流程

6、处罚：出现下列情况之一的，办事处负责人、人员应予解聘。

1)违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；

2)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；

3)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；

4)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的；

5)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的；

6)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的；

7)有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。

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一、总则

1、为加强办事处的管理，使办事处的工作科学化、规范化和制度化，特制定本规定。

2、凡办事处的设立和管理，均适用本规定。

3、办事处要坚持公司的营销策略，勇于开拓，团结进取，求实高效，为完成公司制度

二、办事处的设立、职责及其管理

1、办事处的设立、机构设置、人员编制由公司核批。

2、办事处是营销部的分支机构，由营销部直接管理。

3、办事处的职责：

1)确定区域的销售目标及促销战术组合，并报营销部批准后实施；

2)在营销部的指导下，制定具体的实施计划，并报营销部批准后实施；

3)负责本区域的营销管理工作；

4)负责本区域的F级人员的招聘、培训、考核、晋升等工作；

5)负责本区域信息的收集、整理、分析和传递工作；

6)负责组织或帮助代理商组织各种产品促销活动；

7)公司临时指派的任务。

4、办事处实行业务主管负责制，主管负责全面工作。

5、办事处会议制度：

1)办事处负责人每年12月上旬、6月上旬回公司召开全国销售会议；

2)办事处及其下各地业务人员每季度第1月的上旬召开区域销售会议；

3)办事处所在城市的业务人员应于每周五下午召开周会；

4)临时会议由通知确定；

5)会议内容：总结工作，交流经验，研究问题，制订计划，落实任务。

6)除全国销售会议由销售总监主持外，办事处会议应由办事处负责人主持，负责人不在时，指定他人主持；

7)会议总结应及时传至公司。

6、办事处应按要求及时向公司报送如下资料：

1)周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结；

2)月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进工作表、销售月报表，月度财务报表；

3)年报表：年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报表。

三、办事处人事管理

1、办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。

2、办事处负责人、财务负责人由公司任命；一般员工的的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。

3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。

4、办事处负责人、财务负责人实行任期制，一般为二至三年，工作需要可以连任。

5、办事处负责人、财务负责人，原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊情况可不受年限限制。

6、办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力。

7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。派驻期一般为6个月，期满后由公司统一安排。派驻的人员不进办事处编制，薪酬及其他福利由公司负责。

8、办事处负责人、财务负责人的亲属不得调入本办事处工作。

9、公司参照《目标管理制度》和《客户管理制度》对办事处人员进行考核。

10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员的整体素质，充分调动员工的积极性。

11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工的业务工作能力。

四、办事处的财务管理

1、办事处应加强财务工作的领导，建立、健全并认真执行各项财务管理制度。

2、办事处应严格执行经费预、决算制度，如实反映财务收支情况。并应严格执行翁对办事处工作人员补贴标准的规定，不得自行改变补助标准。

3、办事处应加强财务管理的自检自查工作，发现问题及时解决。公司财务部门应根据需要，对办事处财务管理情况进行检查指导，坚决杜绝违反财经纪律的现象。

4、办事处应加强管理，提高服务质量，提高经济效益。

5、办事处财务管理流程：

1)费用支出流程

2)货款回笼流程

6、处罚：出现下列情况之一的，办事处负责人、人员应予解聘。

1)违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；

2)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；

3)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；

4)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的；

5)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的；

6)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的；

7)有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。

销公司驻外分公司（办事处）管理制度

第一章 工作职能与岗位职责

一、编制设置原则：

办事处管理制度篇四
《公司办事处管理制度》

办事处管理制度

为贯彻公司总部2007年营销计划，使分部、办事处的各项管理更趋正规化及合理化，以保证公司总部销售渠道的更加畅通，在结合分部、办事处的实际运作情况及总部相关营销政策的基础上，特制定对关于杭州办事处的具体管理方案。杭州办事处各级人员必须切实遵照执行。

一、管理模式及方向：

1、市场执行的销售模式：调换杭州办事处现有的仓库和办公室位置，把办公环境提高到一定的水平。仓库管理完全有仓管负责，盘点由仓管和财务负责，办事处经理协助，其他人员一律不得参与仓库管理工作。原办事处所撑管的本外地销售渠道保持原有模式，后期重点在宁波发展客户，其他小城市的分散客户要振合到核心代理商处。根据总部市场规划，前期以杭州为中心，依据浙江市场的拓展情况，加强温州、宁波等二级城市的开发及客户维护工作。

2、加强、完善办事处人员表格化管理（具体到财务数据反馈的表格化、业务工作报表以及差旅工作表格化、仓库库存表格化）。

3、严格按照公司财务管理规定，所有费用先书面申请，后操作实施的原则。

二、杭州办事处的工作职能：

杭州办事处是公司总部的驻外服务机构，是总部向市场延伸的重要窗口，其管理直属于深圳吉祥公司科技有限公司国内销售部。杭州办事处须履行如下职能：

1、根据总部的年度营销方案，承担总部下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次分配。

2、根据总部下达的任务指标，可按要求报人员需求计划，经总部审批后由办事处组织、招聘、培训所需要的销售代表。

3、办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理。

4、办事处代表总部负责与当地客户的联系协调和销售业务的往来。

5、办事处对所辖区域总部产品的售前、售中、售后服务，处理客户和消费者的投诉。

6、办事处主动提出促进当地市场销量的促销方案，在总部的指导下做好产品宣传、企业形象宣传及提升品牌宣传的促销活动。

7、办事处负责对当地职能部部门的联系、协调，处理好总部在当地的公共关系，确保销售业务的顺利进行。

8、办事处行使对总部在当地的财产的保护管理权，确保总部的财产安全。

9、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同业竞争品牌的营销动态，并负责当地销售渠道的管理工作。

10、根据总部的有关规定、执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。

三、办事处岗位职责

1、办事处经理的职责

1、对本区域销售工作的管理

（1）、代表杭州办事处接受总部分配给该办事处的全年任务，并确保如期完成。

（2）、办事处经理在接受总部分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分，并对工作过程作书面陈述向总部汇报。

（3）、负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的销售代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包考核方案，作为工资核算依据。

（4）、积极开拓市场网络，配合营销管理部正确选择经销商，准确了解和掌握各经销商的销售情况，做好库存管理，建立安全库存，搞好销售预测。

（5）、加强应收货款的管理，防止拖欠款出现，每月按时完成与客户合作的往来帐目核对工作。密切配合客户做好市场的深度分销、产品陈列及终端销售的管理工作，有计划地扩大总部的销售网络，提高市场的铺货率及占有率。

（6）、主动收集当地市场营销及新闻媒介的相关资料，积极配合总部企划部的市场调研工作。严格执行总部新产品推广及宣传计划。

（7）、根据当地市场的销售情况，主动提出促销申请并监督执行。

（8）、加强当地销售人员的管理、培训，培养一支作风过硬、技术过硬、有战斗力的销售队伍。

（9）、密切做好与各经销商的沟通工作，严格按照总部的管理制度，灵活运用方法和技巧，最大限度地调动经销商经营总部产品的热情，引导经销商全力拓展总部业务。

（10）、严格执行总部的财务、人事管理制度，按时如实地填写总部下达的各项报表统计工作，严禁弄虚作假，做有损公司利益之事。

（11）、应积极与总部沟通汇报，多提有利于市场拓展的建议和意见。

（12）、管理、监控、指导办事处所有人员对总部规定的各项管理办流程的执行，杜绝违返总部规定管理及损害总部利益的违法行为发生，如有违反总部管理规定造成总部利益蒙受损失的，办事处经理要承但直接管理责任和经济处罚。

（13）、负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平的开支各项费用。

（14）、负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证总部财产不受损失。

（15）、每月根据办事处工作人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写销售人员月度评分表，配合总部对办事处人员的工资核算及定级考核工作。

（16）、不定期对属下人员进行综合培训。

2、与总部的协调管理

1、办事处经理要与总总部营销管理部、财务审计部等密切配合，确保销售工作的顺利开展。

2、协助总部营销管理部，监督和管理好所在区域客户的货物进、出、存、汇等销售管理工作，同时处理好客户及消费者的投诉问题，发现问题及时追查处理。

3、办事处经理的权限：

1、制订办事处人员配制计划，

2、制订并报批办事处人员的招聘选拔考核任用激励计划，并执行之。

3、行使办事处人员的工资考核、分配建议权。

4、行使办事处的销售任务的计划分配权。

5、行使办事处人员的定岗分区，调动权。

6、行使办事处的各项计划内费用的开支、监督使用权。

7、行使促销方案的计划、执行权。

8、行使售后、售前服务的处理和建议处理权

9、行使办事处财产的管理、控制保护权。

10、行使办事处所需货源的计划调度权。

四、销售业务管理

1、市场执行的销售模式：

以全面协调和维护所负责区域客户的销售和回款工作。

2、销售业务管理产品价格的制定及管理

1)、办事处对外的产品价格及相关价格政策应严格按照公司销售文件执行。如因市场因素需要调整由办事处提出、报营销管理部审批后方可执行。

2)、所有产品的销售价格及销售扣率由营销管理部统一制定，并由营销管理部、财务部负责监控。营销管理部在进行客户信用审批的同时，全面负责销售价格及扣率的控制，确保所有产品的销售价格及扣率与公司的规定相符。

3)、产品以最低出货价出售，但通过提供产品作为折扣的（如促销活动使用产品），由办事处提出申请，报营销管理部审批。对提高产品价格开票，但以开票价格与实际价格差额返还客户业务，须报营销管理部、财务部审批。

4)、办事处未经审批程序，不得以任何形式变相降低出货价。

5)、对违反产品价格政策、扰乱经营秩序的，公司将对责任人做出严肃处理。

3、客户管理

1）客户选择：

A、必须对公司系列产品有足够信心，并愿作主推品牌加以推广，有义务销售公司产品，能突出展示公司产品系列特点，突出公司品牌形象。

B、具有较强的经济实力，资信状况优良，固定资产相对雄厚，在当地计生行业经营业绩名列前茅，能按协议要求，承付协议规定款项。

C、具有广泛的销售渠道，特别是市区内的终端网络及周边城市、乡镇的深度分销能力，和当地较大的网络分销商建立分销网络的客户。

2）客户资信审查

（1）审查内容

对于新客户，在供货或正式签定经销合同前，都必须进行必要的资信审查，确保客户具有佥的经销资格和能力。审查的主要内容包括：

公司名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营责任人、经营历史和现状。

（2）文件要求

对新客户，在进行资信审查时，要求提供下列复印件并出示原件：

营业执照、税务登记证、法人代码证、合同专用章、经营责任人身份证

（3）实地调查

对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查，确保客户提供的资信真实可*。

（4）客户档案建立

当新客户资信一经审查合格并计划建立业务关系，业务员按公司统一格式建立客户档案，办事处、总部（营销管理部）各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。

客户档案要根据客户情况变化和公司业务管理人员变化进行更新。

（5）客户名称变更管理

按客户资信审查要求提供名称变更后资料。

由该客户提供对名称变更前债务承担证明，交公司财务部作调整应收帐款依据。

（6）经销合同的管理

除款到发货之外，其余供货业务都必须事先签署经销合同。

合同的签订报审合同必须备齐如下相关资料：

合作方的营业执照副本复印件。

合作方的税务登记证复印件。

公司统一的客户档案卡

公司拟好的合同书一式两份。

办事处经理根据公司选择客户原则的要求，初步确定合同意向及时向营销管理部汇报，营销管理部同意后由客户先填写合同。签名、盖章，并备齐合同所需的相关资料，报营销管理部进行合同资格审查，营销管理部经理审批。

为了不影响业务的开展，当销售人员与经销商已确定了合同的意向，且合作方按协议已汇款购货，在未经公司确认合同资格时，按实际收到金额付货，事后必须完善合同手续，否则，该合同无效。

已经生效的经销合同，要立即将合同原件寄回公司营销管理部存档，以供相关部门进行资源共享；办事处可保留合同复印件，但需专人管理。

（7）客户信用管理

客户信用是指公司提供给客户的进货可欠款总额（即信用额）和每笔进货的欠款期限（即信用期）。 每种产品在配销政策中规定其信用额、信用期。办事处产品的信用总额及单个客户产品的最高信用额由财务部、营销管理部核定。客户信用必须每半年更新1次，在年度预算及配销政策下达30天内提出申请。 客户超过信用额不能发货（如须发货，须办理一次性超授信申报）；对于本年度已超信用额的客户，每批回款必须大于供货。销售人员必须在客户定货试用到期前跟单催收。如到期未收回欠款，立即停止供货，组织追款。

（8）客户订单处理程序

接受订单

办事处管理制度篇五
《办事处内部管理制度》

办事处内部管理制度

一． 工作准则：

守时、执行、高效、沟通。

1． 我们认为，无论在什么企业和什么情况下，按照规定或约定的时间及时到达—守时是一个员工基本的行为准则和要求，守时是对自己和别人的起码尊重，是赢得信任的开始。

2． 我们队伍的作风最重要的一个方面就是对工作的任务不讲理由、马上行动，并且达到设定的要求和目标。这是我们队伍一直坚持和遵循的原则。

3． 我们的日常工作不是技术和能力要求很高的项目，每天工作的内容重复并且繁重，这就要求我们在有限的时间和精力中提高效率，我们必须经常问自己，我今天完成任务没有，是不是达到了目标或公司的标准，有没有额外的贡献。

4． 我们的队伍在发展壮大，工作需要协调和处理的范围越来越大和广，工作中很多事情需要及时地回复和解释，以便保证及时和正确，因此我们认为员工的沟通技能很重要。

二． 工作标准：陈列最优、价格达标、费用合理、效率优先、包装美观、内务及时和准确、数据准确、目标明确。

三． 日常管理：

1． 考勤：

A． 每天工作时间为：早上8:00至下午5:30；其中11:30—13:00为午餐时间。做到

不迟到、不早退。

B． 每周一为业务人员例休时间（文员除外），如有人员调休，须提前一天报经理批

准后方可调休。

注：违反以上规定每人每次罚款10元；每人每月违反3次以上者（包括3次），将扣除当月考核工资的10%。

2． 办公室值日：轮值制，每天上班前应搞好清洁。要求：地面干净，垃圾清倒，办公设备整洁，物料收拾整齐。轮值明细如下：

3． 例会制度：

A．8:00—8:30为例会时间；

B．例会由各负责人主持，听取并就当日工作进行安排；所有人员必须做好每日工作笔记。

C．例会内容：业务人员汇报昨日工作情况，反映遇到的问题并对此问题提出自己的处理建议；同时，负责人一定要给予一个处理办法去解决问题，并在业务人员工作笔记本上批注解决问题的期限。

4． 每日工作的进程：在工作日必须走访零售店、商超等终端数量不低于30家；如遇周六、

日活动所须，走访另作安排。

5． 工作笔记：必须清晰详细的体现当天的工作内容状况，并列清当日的行程路线及发生车

费情况，路线安排是否合理？车票应当日记录、张贴。对次日的工作计划以书面形式记录在工作笔记本上。

6． 特殊情况的处理：对终端店出现的断货现象必须及时上报，程序为→报知供货商负责该

片区的业务人员→同时协助拿到订单→跟踪落实到货情况（若问题没有及时解决，应向直接主管人员上报）。

注：违反规定第2、3、4、5、项的每次每项罚款5－20元；违反规定第6项的每次罚

款20元。

四． 业务员日常工作内容：

1． 终端：

A． 日常管理：终端工作是业务员长期开展的最主要工作，日常管理包括档案建立，

分类整理，重点终端控制及工作笔记（表格）记录和相关物料的准备（公司资料等）

B． 工作计划：包括每周走访路线计划、周末活动计划、月非大众计划。路线计划在

每周二例会上交经理或主任审批；周末活动计划每周四早会交经理或主任审批，对不合理的安排进行调整并在周五早会下达具体的活动的地点和参与人员；月非大众计划由各主管与经理或主任沟通后在每月的25日前交助理汇总，交销售部批准执行。

C． 终端工作内容：

a. 销售：终端的销售是最重要的环节，一切工作都为了能达到良好的销售，所以，

业务人员必须清楚了解走访过的每家终端的销售状况，以便做好相应的工作措施

提高销售量。

b. 陈列：产品陈列的好坏是最能体现业务员的基本功，陈列必须保证同类品种最优，

尽可能做到进门端架首层陈列，注重动感陈列，保证基础陈列工作到位状况下不断创新，突出品牌。

c. 包装：合理布局包装的位置，做到每个重要路段都能捉住行人的眼光。在保证重

点终端店的包装情况下，尽可能达到家家有包装。包装必须保证喷绘的质量，严格按照公司统一版本，统一公司形象。

d. 价格：必须严格遵守公司规定价格进行市场的维护，保证零售终端销售我们产品

有较好的利润，促进首推率。

e. 补货：必须密切关注终端的库存状况，保证安全库存量，出现异像，及时进行补

货，不同渠道会灵活运用补货的方法，确保终端的充足货量。

f. 买赠条：买赠条是顾客购买产品的指引标签，其存在的价值与陈列同样重要。必

须确保有产品销售的地方就有买赠条。

g. 海报：海报是争取免费包装的最灵活、最实用、最廉价的推广宣传用品，是业务

员日常的必备宣传用品。

h. 客情：零售终端的客情好坏直接影响终端的销售，业务员应以诚信、务实的作风

与店员建立良好的客情关系。

i. 费用支付：保证各种终端推广费用的合理性，更要保证终端费用支付的及时性，

保证公司在同行业中的信誉度。

j. 竞争信息收集：业务员应随时随地关注竞品销售动向与促销推广方式，及时上报

公司，对竞品的优点应借以学习和运用。知己知彼，百战不殆！

D． 周末活动：指周末由业务组织促销、临时促销和其他人员参加的中型活动，包括

物料的准备和场地的选择、人员安排和分工、销售目标达成等。

E． 规定的资料和物料（名片、公司证照、卷尺、抹布、买赠条、样合、折页、笔记

本、笔、相关表格和档案等）--

F． 终端走访基本流程：跟店员打招呼—观察品项是否齐全—陈列情况—价格情况—

信息发布和维护—库存情况—销售情况—竞争情况—促销情况—销售核查—其他促销沟通—客情维护—包装谈判—包装维护。

G． 终端包装操作流程（业务谈判—主任审核确认额度、支付方式及时间段—签订合

同—申请制作—主任审核确认—助理复核—制作及费用申请—文员广告制作下单--广告发布—费用缴交及核销—包装维护。区域不同，可适当简化程序

H． 连锁推广操作流程（区域主管谈判—确定合作项目和详细的内容—主任初审并提

供合同样稿—经理审核—助理费用及合同申请—合同签订—费用支付—区域主管取得执行单—主任布达执行—门店维护。区域不同，可适当简化程序

2． 促销：

A． 招聘：各个区域的业务员或主管是区域促销员招聘的直接责任人，每月根据公司下

达的招聘任务通过各种方式自行招聘，每个业务应该保持1－3个的储备促销人员随时上岗使用。

B． 培训：经理或助理是促销培训的责任人，通过例会组织全体促销对产品知识和促销

技巧的培训并组织考试和模拟训练；业务员负责促销的日常的制度的培训。

C． 例会：经理或主任是促销例会的组织和主持人，例会每月组织两次，主要解决日常

的促销的主要的普遍问题和政策的传达，经理或主任和助理协商例会的时间和内容，交销售部备案。例会必须解决具体的实际问题，必要时业务同时参加。

D． 任务量制定：根据公司的相关制度制定本营业所的各个促销员的任务量，任务量不

得低于公司的最低标准，并由经理或主任负责解释工作，特殊的报销售部批准方可调整。

E． 报表管理：区域主管是促销日报和月度证明表的上交和核查责任人。日报表必须在

每天的8：30分以前由业务或区域主管上交销售文员，周一休息则必须主动以短信或电话的方式在9：00以前上报；月销量证明表每月5日前由各区域主管负责核查和收集，主管对销量的真实性负责；临时促销销量必须在周一同时上报，并在周二例会时上交工资发放单和其他相关材料。

F． 促销点的陈列和包装维护：促销（包括定点和流动）是促销点的陈列和包装维护的

责任人，区域业务负责管理，促销点必须保证促销点的陈列在最佳位置，保证产品和包装无灰，批号符合公司标准，并主动协助业务处理客情关系。

G． 竞争信息：促销员是所在点的竞争信息的直接了解的责任人，应该掌握包括销售、

促销、推广等信息并及时反馈给区域业务。

H． 考勤制度：促销员的调休、请假、休假、入职和离职必须向区域主任或经理汇报，

一天以内报主任或经理批准方可执行，同时书面通知助理备档，二天及以上则由助理报销售部审批执行。对促销员的离职必须提前15天由促销员书面申请理由方可执行，同时区域自行储备员工顶替。区域不同，可适当简化程序

基本流程图：促销点的观察和选择—人员招聘（挖猎）-- 培训—促销上岗跟进—销量核实—日常沟通（心态状况）--物料准备和配送—活动协助开展—报表、数据收

集和上交。

五． 奖励、激励区域不同，可适当调整

1． 月度奖励：月度奖励按照负责人考核（督导报告作为参考值）的终端工作情况在办

事处员工和区域中奖优罚劣：

A． 对考核的第一名奖励300－500元

B． 对考核的第二名奖励100－300元

C． 对考核的第三名奖励50－100元

D． 对考核的最后一名罚款50－100元

E． 对区域的考核第一名奖励团队100－300元

评选项目：终端工作、促销管理、阶段性任务.

2． 专项奖励：

A． 包装创新奖：50元/次

B． 其它专项工作的奖励：20~100元/次

3． 商务奖励：当月销售回款完成任务120%及以上（不低于100万）奖励200元/月（仅

限金华）

4． 促销管理奖励：

营业所以月度为单位给予区域或个人制定促销任务量，在完成任务量的前提下，办事处可根据实际情况给予50－300元的奖励。

5． 其它奖励：

A． 对于在公司工作满六个月（不包括试用期）的员工，给予报销回家的来回车票

一次；

B． 季度阶段销售任务完成较好，营业所运转良性，可申请组织团体活动，增进沟

通，增强团队凝聚力。

此项营业所内部管理制度作为参考版本，营业所以此版本为基础，结合当地实际情况修订相关标准（如：内容补充、奖励项目及额度等），将修订后可行的管理制度上报销售部审批备案。

金华营业所 2009年3月1日

办事处管理制度篇六
《办事处管理规定》

销售中心办事处日常工作管理纲要和规定

一、工作时间安排：

1、 每周星期一 – 星期六； 每天 08 ：30 – 17：00；

2、 销售代表每周星期一 – 星期五安排5条客户拜访线路，星期六进行重要客户的回

访或协助售点的促销活动或进行市场冲击等工作。

3、 每天早晨09：00之前必须离开办公室，中午进餐时间30分钟，下午16：30返回

办公室。

4、 每天晚上19：00之前必须开办公室，如需加班须得到上级批准。

二、办公室管理

1、 办公室是所有员工的工作场所，严禁在办公室喝酒、游戏、赌博以及进行其他违反

国家法律的活动。

2、 员工须保持良好的个人卫生及行为习惯，衣着整齐、得体，语言优美，严禁口出脏

话。

3、 员工须保持办公室的整齐、清洁，按值班表进行每天的清洁打扫工作；办公室的卫

生责任人为出纳，所有员工须服从其管理；每天负责清洁打扫工作的员工须早晨08：

10到达办公室。

4、 办事处文职人员（销售文员、财务主管、出纳）轮流负责办事处的每天的来访接待、

电话接听、重要事项记录和传达工作。

5、 销售文员须负责公司员工出差的车票、船票、机票、酒店的预定工作。

6、 严禁用传真机复印以及使用长时间用电话聊天和处理私人事务，尽量使用电邮，减

少传真。

7、 文件的复印需经办事处经理核准，销售文员负责联系固定的复印点，财务主管负责

审核，批量较大可考虑胶印或印刷。

8、 电脑和打印机的管理责任人为销售文员，销售人员的文件处理由销售文员负责，促

销、财务人员文件的处理由促销主管和财务人员自行负责，其他人使用电脑须得到

城市销售经理的批准。

9、 打印纸、定单、日常报表、文具、宣传物品、小礼品、促销物品严格按月度批准的

计划按周分组领取，销售文员负责以上物品的管理。

10、 爱护使用办公用具（办公家私、空调、饮水机、电话、传真）严禁恶意损坏和遗失；

未经允许，勿使用他人的办公用品；减少办公用品的损耗。

11、 饮用水的购买须报计划审批，不允许超标。

三、工作例会的规定

1、 每天早晨08：30准时召开晨会，晨会由城市经理主持，时间不超过10分钟。

晨会内容：

I． 通报前日订货量和送货情况；

II． 通报办事处、个人（第一、最后的销售人员）销售计划完成进度；

III． 指出急待解决的问题（铺货、产品陈列、宣传物品/小礼品/助销设备的使用、

客户拜访、销售行政工作、劳动纪律等方面存在的问题），提出要求；

IV． 表扬先进、批评后进、鼓舞士气。

2、周会

I． 每周五下午16：30--17：30，销售代表/促销员周会，销售主任/促销主任主持，

回顾本周工作、确定下周主要工作。

II． 每周六下午16：30--17：30，销售主任/促销主任/财务主管周会，回顾本周工

作进展情况（销售进度、重要客户的销售情况以及助销设备、应收帐款、促销

活动、产品陈列、宣传物品的使用等事项的状况），拟定下周主要工作。

3、 月会

每月5日由城市销售经理召开办事处全体人员会议，回顾上月工作，宣布本月

目标和主要工作，并有针对性地销售代表或主任级员工做一次系统专业培训。

四、日常业务管理工作的规定

1、 销售代表的要求：严格按《客户拜访路线》和《客户拜访八步骤》进行客户的拜访，

在售点上认真执行《产品陈列标准》和《宣传物品的使用标准》，做好客户库存产品的

流转工作，不断提高销售陈述水平和业务谈判能力，取得最大的拜访成功率。（以下关

键指标由销售主任在月度计划中下达）。

I． 客户数：目标、实际、达标率；每天拜访客户数、发生业务客户数、成功率。

II． 铺货率：必备包装的全系列铺货率；应备包装的铺货率；每个品种的铺货率。

III． 销售量（额）：目标、实际、完成率；达标率；指定品种的完成率；单位客户

的销售量（额）。

IV． 回款额（率）：目标、实际、回款率（每月不低于70%）。

V． 产品陈列：达到陈列标准的客户数及占总客户数的比例。

VI． 订单质量：定单总数、退货定单数、退货率；定单总量、退货量、退货比例。

VII． 客户库存管理：每周五呈报销量排前十名的客户的明细库存；每一个品种在客

户处的储存时间不能超过45天。

VIII． 宣传物品的使用：总数量、单位销量使用量、使用效果。

2、 销售主任：

I． 每天须检查销售代表的销售行政工作；

II． 每周跟随销售代表路线最少三次；

III． 每周须拜访合作伙伴一次，重点零售客户一次（每次最少十个）；

IV． 每月检查辖区内所有的助销设备销售一次；

V． 每月初严格、公正地做好销售代表的上月的工作考核；

3、 城市销售经理：

I． 每天须检查销售主任/促销主管的工作；

II． 每周跟随销售代表路线最少一次；

III． 每周须拜访合作伙伴二次，重点零售客户一次（每次最少十个）；

IV． 每月27日做好下月的工作计划；

V． 每月初严格、公正地做好销售主任/促销主管/财务主管/销售文员的上月的工作

考核；

五、工作计划、报表的规定

总的原则：准时、完整、准确。

1、 销售代表：

I． 每天必须在售点上完成填写客户卡和制订单的工作，须请客户在订单上签字；

II． 在合作伙伴或办公室完成制订单汇总表的工作；

III． 回到办公室完成销售进度表的填写工作，随后将订单汇总表、客户拜访记录卡

交主任审核。

2、 销售主任/促销主管：

I. 合作伙伴的订单需合作伙伴签字盖章，城市经理审批，交销售文员办理；

II. 每天17：30前完成当天日报交城市经理；每周六上午09：00之前向上司呈交

合作伙伴库存和周报；每月2号呈交月报和销售代表/促销员的考核表和；每

次跟随路线须使用《销售代表市场机会反馈表》和《销售代表路线工作回顾表》；

每月25日交所辖区域下月工作计划。

3、城市销售经理：

I.

II. 每天上午10：00前完成前日日报； 每周一向上司呈报周、报合作伙伴库存、和下周销售预测；

每月3号呈交月报和全体人员月度考核表；每月27日交所辖区域下月宣传物

品、助销设备、订单报表、文具等常用物品的需求数量，同时呈报所有合作伙

伴及销量排行前50零售客户的明细库存、下月的销售预测、促销计划和主要

工作的安排。 III.

4、销售文员：

I. 每天12：00前做好办事处各级销售人员的销售报表和回款报表；

每月24 日统计助销设备、宣传物品、办公用品投放和库存数量；每月2号交

办事处员工的考勤。

III. 建立员工考核档案，将月度业绩考核及奖励处罚记录存档。

5、 财务主管：

I. 每周六上午10：00前交应收帐报表；

II. 每月25日交下月备用金计划。每月2号交收帐报表、月度销售费用报表以。

III. 每季度第一个月5号前交合作伙伴的返利核算表。

六、应收帐管理

1、直接销售的应收帐管理：

I． 赊销的申请：按《赊销申请审批程序》办理；

II． 应收帐的管理：按财务中心制定的制度执行（订单的审批权限、赊帐额度度的

控制、赊帐发票的管理、赊帐期限的管理、坏帐的处理）；

III． 销售人员须在收款后的24小时内将货款交给出纳，否则视为挪用公款，按公

司的规章制度处理。

IV． 对现款现货的客户，如果在送货时客户无钱结帐，司机、销售代表、销售主任

无权做赊帐处理，须向城市销售经理报告，由经理做出决定。如若违反规定，

当事人须在24小时内交回货款，否则视为挪用公款，按公司的规章制度处理。

V． 由于自身过失（不定期拜访客户；帐期超过60天无法收回货款，仍未采取措

施）造成的死帐，由销售人员负全责，承担全部损失。

2、分销的应收帐管理：

I． 赊销的申请：销售代表申请，销售主任审核，合作伙伴批准；

II． 应收帐的管理：合作伙伴在订单汇总表上签字确认该批货物赊帐；其直接送货

负责客户的签收，并保管赊销发票，接近帐期时通知我司销售代表收回，销售

代表须在收款后的24小时内将货款交给合作伙伴。销售主任负责帐期的管理、

货款交接的监督以及协助追款的工作。

III． 由于自身过失（不定期拜访客户；帐期超过60天无法收回货款，仍未采取措

施）造成的死帐，由销售人员负全责，承担全部损失。

七、助销设备和费用的管理

1、 销售代表根据售点的销售量和合作态度，申请投放《助销设备》（专用货架、展示

柜、微波炉等）；按〈助销设备的申请审批程序〉办理。

II.

2、 销售代表应确保设备的资产安全，并投放在最佳位置，使之有效使用。

销售主任每月检查辖区内所有的助销设备销售一次，及时向上司报告设备去向和使

用效果，呈报改进和调整计划，并督促执行。

4、 助销设备使用的关键指标：不允许丢失；投放数量和设备的总销量、陈列达标设备

数量和比例以及单位设备的销量；销售主任/促销主管/城市经理应统计其费用和计

算其效益。

5、 由于自身过失（不定期拜访客户等）造成设备的遗失由销售人员负全责，承担全部

损失。

八、广告用品与费用的管理

1、 广告用品系指宣传物品（海报、串旗、吊牌、产品宣传单张、堆码围栏、价格标志

等）、小礼品、太阳伞等所有用于零售终端售点上的品牌宣传和推广的用品。

2、 销售代表根据售点品牌推广的需要每月23日前提出下月的广告用品的申请，按〈广

告用品申请审批程序〉办理。

3、 广告用品使用的关键指标：总数量/金额、单位销量使用量/费用、售点上的使用效

果。

九、促销活动与费用的管理

1、 销售代表根据市场推广和竞争的需要提出申请，按〈促销活动申请审批程序〉办理。

2、 促销主管/城市经理须统筹安排，每月27日提出下二个月的统一的计划。

3、 促销活动执行的关键指标：目标、实际、完成率；单位销量的费用。

十、媒体、户外广告与费用的管理

1、 根据当地市场重要渠道的A、B类客户的铺货率指标的完成情况提出申请，〈按媒

体、户外广告投放申请审批程序〉办理。

2、 促销主管/城市经理须严格把关，积极配合市场中心，使此项工作的达到最佳效果，

带动销售中心。

3、 关键指标：投放量；消费者对品牌的提及率；

十一、 市外出差的管理

1、 员工到市外出差须提前3天申请，按人力资源和行政中心出差制度办理申请手续。

2、 员工出差前须制定工作计划，并交代需他人代理的工作。

3、 返回后须交出差报告，并在3天内按出差规定办理报销手续，如若拖延城市经理或

上级有权拒决签批。

十二、备用金及销售费用的管理

1、 主要费用：员工工资奖金/福利/补贴（交通、通讯）；房租/水电/物业管理/卫生费用；

差旅费；招待费；文具/复印/打印；电话费；工商管理费、饮用水等费用；。

2、 财务主管/城市经理须严格制定和控制日常费用的预算；及时办理费用的申请、审批

和报销，保证办事处备用金的正常流转和工作的正常进行。

十三、奖罚制度

1、 工严禁上班迟到、早退、旷工，每月有三次迟到，下处罚单记口头警告一次；

2、 月违反规定，三次犯同样错误，下处罚单记口头警告一次；

3、 一个季度，累计三张口头警告处罚单，给以书面警告通报批评；

4、 对有优秀工作表现的员工给以奖励单，记口头表扬一次；

5、 一个季度，累计三张口头表扬奖励单，给以书面通报表扬；

6、 对年度累计两张书面警告的员工，解除劳动合同。

7、 员工因工作表现有较大改进，可获得解除口头或书面警告。8

8、 所有奖罚记录存入办事处的业绩考核档案，作为工资提级、晋升和特别奖励的考核

依据。

3、

十四、员工的考核、评估和培训

a) 每月1-3号各级主管根据公司制定的考核方法和标准做好办事处下属人员的

工作和业绩考核，交上级审批。

b) 考核须公开、公正、严谨，考核结果须考核人签字表明知道考核结果，并发表

其个人对考核结果的意见。

c) 每周每月的周会各级主管根据考核结果，安排相关的培训和研讨会。

d) 各级员工须认真参加积极参与培训和研讨。

销售中心 2000年12月12日

办事处管理制度篇七
《办事处管理制度》

办事处开办及办事处管理制度

一、 办事处的开办管理：

1、管辖区域：办事处原则上在公司划定的区域内开展业务活动。业务区域见公司市场划分表。若业务涉及跨区域操作，应向公司提出报告。

2、人员配备 ：

a.按公司规定的销售任务和业务发展需要申请和配备销售人员（具体编制待定）。 b.办事处所有销售人员由总部统一招聘、培训和派遣。

c.所有办事处人员均应办理人事担保手续。

3、开办费用及年度总费用：

a.公司前两个月按销售计划额的10％预拨开办费用，此费用暂不占费用的下拨指标，不算在每月的费用预算内，但记入年度费用预算内。

b.若连续两个月未完成销售指标，第三个月将根据实际情况再考虑下拨费用的金额。 c.第三个月开始按上月实际销售额预拨销售费用。

d.年度总费用不得超过实际销售额的6％（1％销售基金除外）

4、办公用品及生活用品的购置：

（1）. 新任主管负责该办的筹备，包括租房和购置适当固定资产等事项。由办事处购置的固定资产的大致预算如下：

A，桌椅（最多1人/套） 约 元/套

B，文件柜（含高低柜） 约 元

C，床、灶具等辅助用品 约 元

D，其它机动 约 元

以上费用，公司只控制总额，公司鼓励节约。

（2）办事处其它办公设备包括电话、传真机等购买，由公司行政部指定品牌和型号后，再由办事处购买报销。

（3）办事处主管为办事处的固定资产管理责任人。

（4）办事处固定资产和办公用品的管理遵照公司《制度汇编》之“固定资产管理制度”和“办公用品管理制度”执行。

二、业务管理

1、 报价管理：

（1）各办事处均按公司统一制订的报价标准和报价单形式对外报价。（报价标准和报价单格式由商务中心制定）。

（2）价格折扣由办事处主管在公司规定幅度内掌握。

（3）所有书面报价均应由主管签字认可。

（4）所有书面报价均应由办事处销售助理统一管理，并交公司商务中心存放于该工程

档案中。

（5）对于陌生用户（或客户）的询价。原则上要求对方留下联系人、姓名、地址及电 话，派业务员及时上门处理。对方要求立即报价，则只允许报统一市场价，不准谈下浮。如果属外地询价，应立即通知所属地区办事处主管处理。

（6）对于特殊要求的产品或外构产品，均向商务中心询价后方可报价。

2、合同管理

（1）合同书应采用较为标准形式（尽量使用商务中心制订的标准合同格式）。若客户要求使用对方的格式合同，应对合同各项条款进行认真审查。

（2）合同内容应明确，不模棱两可，以免引起争议。

a.交货时间应考虑工厂的生产时间及运输时间；

b.付款应有最终明确的付款期限。

c.验货方式：应规定明确的验货期限，超过期限未验货视为验收合格。

(3)合同书应有对方代表人签字及对方公司盖章，否则为无效合同。特殊情况下，若对方不需签合同，则由办事处签一份单方合同，并由主管签字说明。

(4)合同应按规定的相应条款进行签订。特殊情况应由商务中心组织评审

(5)办事处主管负有管理合同章及空白盖章合同之责任。合同章一律不准交给业务员手中。在紧急情况下盖有合同章的空白合同应要求业务员登记后带出公司，一般情况下应交回办事处主管管理。

(6)合同应一式四份。其中一份留办事处，一份送公司商务中心，商务中心负责复印一份给公司财务备查。

3、发货管理：

(1)各办事处在签订合同后，应向商务中心发送订货单和合同传真件，商务中心在审查合同、订货单、收款情况后方安排发货。

(2)荆州工厂发货时应附发货单一式三联，各办事处人员接货并由客户签字或盖章后，交商务中心存档。

(3)商务中心应在发货后12小时内向收货办事处发送“装箱清单”，告知发货明细；对方未收到货时，应在应到货之日起的三天内，及时打电话同商务中心联系。

4、往来单据及报表管理：

（1）商务中心负责全公司合同书、订货单、用户签字的收货单、用户签字的发票复印件、退货单等原始单据和记录的归档和管理。

（2）各办事处应于每月10日前向商务中心提交上月报表及单据。内容包括：当月签订合同原件及合同汇总确认表（合同汇总表由商务中心制作）、当月报销费用单据及费用汇总表、当月送货单签收单原件、当月收款汇总确认表（收款汇总表由财务中心制作）等。

（3）商务中心应每月5日前作出合同汇总表及收款情况汇总表传各办事处核对。办事处确认无误后由主管签字，并返回公司商务中心存档，以此作为办事处拨款和业绩考核的依据。

（4）财务人员严格按照费用报销管理规定对各地费用进行审核作帐。每月30号前由财务部向各办事处发开支状况明细汇总表并退回不合格的单据。

5、应收帐款管理：

（1）办事处实行收款与支出两条线。

（2）严禁员工将所收帐款转用于办事处的支出及其他支出。

（3）外地办事处一般以电汇或汇票等方式结款。严禁办事处在所辖经营区域内以公司或分支机构名义设立银行帐户，严禁将公司资金转入其它银行帐户，特殊情况下应经公司总经理授权。否则，一经发现，立即开除，并保留进一步追究的权利。

三、费用管理

1、业务费用管理：

（1）办事处全年的销售费用不得超过销售净额的6％。

（2）销售费用包括：①货物中铁快运运输费及当地运输费；②质保期外产品零件更换

费(公司收费除外)；③房租；④交通费用；⑤中标费；⑥通讯费；⑦招待费；⑧赞助费；⑨超编人员的工资及办事处工资以外的补助等费用；⑩合同签定前发生且不能用作抵扣的其它费用等。

2、费用报销管理

业务费用报销的具体管理办法按照公司《财务报销制度及报销流程》执行。

四、日常工作管理

1、日常工作报表： 办事处必须按公司要求以电子邮件形式提交工作日报表、周报表、月报表等，各级主管必须按公司规定的时间予以回复。此项工作作为对办事处日常工作考核的重要依据。（考核办法见人事部规定）

2、业务工作会议：办事处必须坚持召开每天的业务会议。主管必须参加每周的工作会议（可以以电话会议的形式召开）。全体员工必须参加每月的全体员工会议。

3、手机管理：手机是公司及客户与业务人员联络的重要通讯工具。办事处人员手机必须保持24小时畅通。无法接通，且书面申诉时无正当理由者，则当月手机补助费公司停发。

4、劳动纪律管理：办事处考勤、请假管理按照公司《员工手册》的规定执行。

五、薪酬及福利管理规定：

（具体方案人事部制定）