人事档案如何管理？

如何做好人事档案管理工作？
人事档案如何管理？(一)

学习笔记

如何做好人事档案管理工作？

1、 公司人事档案包含内容：

（1） 员工个人信息表（入职前及入职后的变更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、联系方式（含紧

急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和联系方式、项目经历（仅针对开发及技术服务人员）、家庭

情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；由员工本人签字确认提

供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。

（2） 员工入职审批材料：包括入职申请及审批单（含薪酬福利等，新员工签字确认）、试用期岗位职责及

目标计划和培训计划（新员工签字确认）、面试测评量表及面试官评价意见、新员工提供的以前工作成果文

档（如需要）、离职证明（如有）。

（3） 员工转正审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意

见、转正后薪酬福利（新员工需签字确认）。

（4） 员工调岗、调薪、奖惩记录：审批后均由员工签字确认。

（5） 员工培训记录：尤其是公司规章制度、岗位职责及要求、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、

奖惩、能力评估等），培训后均要有员工本人签字认可。

（6） 劳动合同及保密协议

（7） 其他：包括员工入职后取得的资格证书等

2、人事档案操作管理规范

（1）专人管理：集团设立专门的人事档案管理人员。

（2）制度规范：档案管理制度、集团人资基本制度及权限中中对员工入职前后的手续均有明确操作规范。

（3）责任明确：人事档案所需的各种材料由公司人资负责整理、收集后，到集团备案（纸质原件+电子版）。

3、人事档案风险

（1）集团人事档案管理仍存在风险。

（2）存在风险最大的原因是执行不力，后续需列入相关人员考核中，并定期检查，进一步强化责任。

怎样做好人事档案管理工作
人事档案如何管理？(二)

怎样做好人事档案管理工作

人事档案是HR的基础工作，它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等工作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作，我们公司在这方面做得还比较规范，但也存在一些需要完善的地方。

1、公司人事档案包括的内容：

（1） 电子档：员工基本情况表（包括姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等）、培训履历表（入职培训、在职培训）、各次考试成绩表、各次奖惩情况表、各月薪资等。以上电子档均按部门进行分类长期保存。

（2） 纸质档：主要包括：员工入职登记表、各证件（身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证等）复印件、入职体检合格表、原司离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、奖惩通告、培训签到表、培训考试卷、不购买住房公积金申明、试用（实习）总结、转正申请总结、内审员证书、转调岗通知、员工每月工资、工作总结、离职通知书等。

（1） 员工个人信息表（入职前及入职后的变更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和联系方式、项目经历（仅针对开发及技术服务人员）、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；由员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。

（2） 员工入职审批材料：包括入职申请及审批单（含薪酬福利等，新员工签字确认）、试用期岗位职责及目标计划和培训计划（新员工签字确认）、面试测评量表及面试官评价意见、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）、离职证明（如有）。

（3） 员工转正审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利（新员工需签字确认）。

（4） 员工调岗、调薪、奖惩记录：审批后均由员工签字确认。【人事档案如何管理？】

（5） 员工培训记录：尤其是公司规章制度、岗位职责及要求、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等），培训后均要有员工本人签字认可。

（6） 劳动合同及保密协议

（7） 其他：包括员工入职后取得的资格证书等

备案（纸质原件+电子版）。

2、公司人事档案规范及措施：

（1） 制定制度：公司有相对较为完善的人事档案管理制度，对目的意义、职责、定义、管理流程、处罚等均做了较为具体而详细的规定。

（2） 专人管理：HR部门派专人进行人事档案的管理，并及时更新，对违反管理制度的给予提醒、警告甚至处罚，适当时对制度进行修改和完善。

（3） 具体措施举例：由于保密要求，在此不方便将公司人事档案管理制度公诸于众，仅举例如下：保管人事档案的柜子只能由专人保管，任何人借阅员工人事档案，均需层层审批，且只能在专人监看下查阅，不能拍照、抄写、复印等，更不能带出档案室，否则按严重违反公司管理制度处理；人事档案保存期限为员工离职后2年，如经提醒本人后仍不前来书面说明将档案转到具体机构的将按审批程序予以销毁；任何人不得泄露任何员工的人事档案，否则按严重违反公司管理规定处理。

（4） 一点建议：公司人事档案管理制度的制定我认为需要参考档案法、劳动合同法等法律法规，适当结合公司发展阶段的实际，并结合单位性质（比如国有企业肯定要比较重视，民营企业就相对粗略管理）给予管理，并在管理过程中总结经验教训及时加以完善，做到“内外检查有据”。

二、管理制度和操作流程：

1、人事档案管理基本要点：

保密管理：人事档案为公司机密，公司由人力资源部同事专人负责管理，无关人员不得查阅。

动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更…只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。【人事档案如何管理？】

2、人事档案管理主要规定：

（1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。

（2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。

（3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。

（4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。

（5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。

（6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。 相应管理表格有：人事档案清单、借出登记表、销毁登记表、检查登记表、人事档案负责人交接清单……

人事档案包含了员工的基本个人信息，管理工作不容忽视。

3、公司人事管理风险性评估：

（1） 暂无风险：公司属外资企业，而且成立刚一年多，在公司没有任何指示情况下，HR部门建立健全了员工人事档案管理，目前只供部分领导查阅某些员工基本情况（如学历、工作经历）之用，还未出现因员工离职而提出将其人事档案转出的情况。

（2） 相应措施：在人事档案管理过程中，我们做到“三关”，一是把关档案专人管理关，对其胜任、性格等把好关，并时时了解其思想状况；二是把关保存关，公司提供了较好的档案柜及档案保管室；三是把关制度关，公司规定凡是违反人事档案管理制度造成一定损失或影响，将按严重违反公司管理规定处理。做到以上“三关”当然还不够，需要HR部门领导时时检查、跟踪并予以及时处理。

（3） 居安思危：虽然公司有相对比较完备的管理制度，而且目前也没有出现任何可预见的风险，但随着公司不断发展和员工人数的不断增加，不同要求的员工将会对人事档案的管理提出更多的要求，简单举例如下：

A：离职后进入事业单位。如果员工考取公务员或被事业、国企、机关单位录用，将对其人事档案提出及时转出要求，如果保管不善将引起纠纷甚至诉讼，所以对档案专管人员及档案室做出了较高要求。 B：仍需补充员工资料。如部分员工经过自学获得的有关证照没有及时予以进行催交。

C：管理仍待加强。如部分领导未经过审批便私自拿取钥匙取某人的人事档案偶有发生。

人事档案就是员工所作所为的“痕迹”，如果“不全、不细”，就失去了档案的作用，所以，其管理的“严谨性、严肃性”就可想而知。

如何建立人事档案？
人事档案如何管理？(三)

如何建立人事档案？

员工档案并不是越多越好，合适就行越多对管理的要求就越高，越仔细，管理成本也就更高，如一般的中小企业很难做到有考核记录或保密协议，甚至连离职访谈表都没有，我的建议是：只要不影响企业正常经营和运转，抓大放小、不拿来主义，也不面面俱到，结合企业实际情况有选择性的选取以上档案内容，就可以了。

一、入职类的：

6、员工入职体检表或健康证明(入职前三个月内的为有效)

7、社保、公积金、银行卡、居住证及员工个人的毕业证、学位证及各类等级或职称证书等的复印件(这些员工个人基本信息的作用就不多说了)

8、员工上家单位的离职证明(规避用人及法律责任风险，如我们不会用那些“无法提供离职证明或被上家单位辞退的”员工，也不会用还“未与上家单位解约或兼职”的员工，尤其是与竞争手有签订保密协议或竞业避止协议的人)

9、入职承诺书(承诺与上家单位解除劳动关系，发生纠纷与公司无关;承诺工作履历和所提供资料真实可查;承诺已阅读员工手册或公司相关规章制度并愿意遵照执行等)

10、薪资核定表(入职时核定新员工薪资、为了保密一般是单位专人存放管理，我们公司是财务保存原件)

11、保密协议或竞业避止协议(不是所有人签，我们公司是研发人员、公司部门经理及以上人员、人资、财务等掌握公司重要经营信息的员工，并有选择性的签订)

二、在职类的：

12、员工试用期考评记录(试用期工作总结报告、转正申请表、转正评估审批表)

13、人事异动审批表单(调岗、升迁、降职、调薪等)

14、考勤记录(如请假申请审批表、考勤统计年报表、加班申请单等)

15、培训记录(培训签到表、培训总结与心得体会、培训考核试卷及结果分数、培训服务期协议等)【人事档案如何管理？】

16、奖惩记录(荣誉证书、奖惩申请审批表、处罚通告/处罚单等)

17、考核记录(目标责任状、有员工签名的考核方案、考核统计结果等)

18、核心骨干员工/关键人才HR台帐(这是我们的特色哦，主要从态度、能力、业绩和关键事件等4个维度，一个季度评估一次)

三、离职类的：

19、员工离职申请表/员工离职申批表(先申请后审批，我们是分开的两张表)

20、员工离职交接表或交接清单

21、员工离职访谈表

22、开给员工的离职证明或解除劳动合同通知书

23、员工竞业避止期限会议纪要(明确离职员工的具体竞业避止期限)

人事档案管理制度
人事档案如何管理？(四)

[篇一:人事档案管理办法]

第一章基本原则

第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的<干部档案工作条例>(组通字［1991］13号)，特制定本办法。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。人事档案管理制度。

第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部

第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。

附件

人事档案材料收集归档范围

1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表(如职工履历表、登记表)，任免呈报表(包括上报的考察材料)，鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。

2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。

3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

6、评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。

8、党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。

9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。

15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。

16、学生学籍变动记录材料。

17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

18、毕业学生体检表。

19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

[篇二:干部人事档案管理制度]

一、干部人事档案查(借)阅制度

1、查(借)阅人员必须是2名中共党员，持有<查阅干部档案审批表>和<查阅干部档案介绍信>，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。

3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。

5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。

7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、办理退休允许借一次)须按查(借)阅干部人事档案的审批手续办理(必须是正科级单位政工人员)，并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。(最多不超过15天)

二、干部人事档案计算机管理制度

1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。

2、充分发挥<干部人事档案管理信息系统>的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。

4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。

5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。

6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。

三、干部人事档案材料收集补充制度

1、按照中组部<干部人事档案收集归档规定>，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。

2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。

3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。

4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。

5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。

7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。

四、干部人事档案材料鉴别归档制度

1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。

2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。

3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。

5、归入的干部人事档案材料均应按照<干部档案整理工作细则>进行整理立卷。

五、干部人事档案转递制度

1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。

3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。

6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。

7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。

8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。

六、干部人事档案检查核对制度

1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。

6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。

七、干部人事档案保管保密制度

1、严禁按照<中华人民共和国档案法>、<中华人民共和国保守秘密法>，做好干部人事档案的保管保密工作。

2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房(室)，配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。

3、干部人事档案库房(室)必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

4、干部人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房(室)。

6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。

8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

八、送交干部人事档案材料制度

1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。

2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。

3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。

5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。

6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。

干部人事档案管理人员职责

1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；

2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；

4、登记干部职务、工资的变动情况；

5、为有关部门提供干部的情况；

6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；

7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；

8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；

9、定期向档案管(室)移交死亡干部的档案；

10、办理其他有关事项。

[篇三:公司人事档案管理办法规章制度]

某公司人事档案管理办法:

人事档案管理办法

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1、1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1、2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1、3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于<入职员工人事档案登记>(见附件一)<离职员工人事档案登记>(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1、4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1、5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1、6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1、7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

1、8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1、9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2、1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写<查、借阅人事档案单>(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2、2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2、3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2、4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2、5人力资源部做好查、借阅登记，并在<人事档案借阅登记本>签字登记(附件三)。

3、查、借阅档案注意事项

3、1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3、2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3、3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4、1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4、2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写<公司员工人事档案销毁审批登记>(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。

4、3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的<公司员工人事档案销毁登记>和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

[篇四:职工人事档案管理规定]

第一章总则

第一条为加强和规范员工档案管理，根据<中华人民共和国档案法>和劳动部发<企业职工档案管理工作规定>，结合公司工作实际，特制定本办法。

第二条员工档案建立范围凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。第二章员工档案种类及运用

第三条个人社会档案:本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。

第四条员工内部档案:公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。

第五条公司员工内部档案收集的内容:

1、<员工应聘登记表>、<员工入职登记表>、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。

2、<劳动合同>、<员工转正申请表>、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料

3、<培训合同>、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。

4、参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。

第三章员工档案收集程序和归档标准

第六条收集办法:

1、个人社会档案:个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。

2、员工内部档案:公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。

第七条归档标准:

1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。

2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门专用章后方可入档。

第四章员工档案的借阅

第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写<档案查阅审批表>，报公司领导审批。

第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写<档案查阅审批表>，由公司领导签字审批后方予查阅。

第十条员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。

第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。第五章档案的转接

第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移

第十三条员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。第六章员工档案的存档期限及销毁要求

第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年(一般员工)—10年(中高层管理人员)后酌情销毁。

第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。

第十六条员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。

第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。第七章员工档案管理人员的职责

1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。

2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。

3、做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。

4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。

第十八条本办法自印发之日起执行。

保密管理制度
人事档案如何管理？(五)

[篇一:保密制度]

保密制度是指国家保密法律、行政法规和规章所要求人们共同遵守的保密规则或行为规范。

一、阅读、传达国家秘密文件都有哪些保密要求?

(1)阅读、传达国家秘密文件、资料，要严格限制在规定的范围内，不得擅自扩大范围；

(2)阅读国家秘密文件、资料，必须在办公室或阅文室等有保密保障的场所进行；

(3)阅读国家秘密文件、资料，应当进行登记，不得由阅件人直接传给他人；

(4)不得擅自存留传阅的国家秘密文件、资料；

(5)传达国家秘密文件时，不得使用无线话筒等无保密保障的设备；

(6)听传达的人员应当遵守保密纪律，需要录音、录像的，应当经过批准。

二、特殊场所、部位保密制度是什么?

特殊场所部位主要是指军事禁区和不对外开放的其他涉密场所和部位。军事禁区的保密措施，在1990年2月23日七届人大常委会第十二次会议通过的<军事设施保护法>及其配套法规中，作了详细、具体的规定。保密管理制度。其他场所部位的保密措施，则由其主管机关制定或与有关的保密工作部门共同商定。由于军事禁区和其他涉密场所、部位是按照有关法律、法规、规章划定的，因而其对外开放及扩大开放范围，须按照国家有关规定经国家有关部门批准。

三、哪些部门、部位应该确定为保密要害部门、部位?

日常业务工作中产生、传递、使用和管理绝密级或较多机密级、秘密级国家秘密的内设机构，应确定为保密要害部门；机关、单位内部集中制作、存储、保管国家秘密载体的专门场所，条为保守公司秘密，维护公司发展和利益，制定本制度。

第二条全体员工都有保守公司秘密的义务。

第三条在对外交往和合作中，须特别注意不泄漏公司秘密，更不准出卖公司的秘密。

第四条公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项:

1、公司经营发展决策中的秘密事项；

2、人事决策中的秘密事项；

3、专有生产技术及新生产技术；

4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件；

5、重要的合同、客户和贸易渠道；

6、公司非向公众公开的财务、证券情况、银行帐户帐号；

7、其他董事会或总经理确定应当保守的公司秘密事项。

第五条属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管。

第六条公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。

第七条非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。

第八条记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。

第九条接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密。

第十条对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。

违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。

第十一条信息室、档案室、计算机房等机要部门，非工作人员不得随便进入，工作人员也不能随便带人进入。

·广州市人事档案管理(2016-04-27)