公司采购流程规范
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公司采购流程管理制度制定方法
公司采购流程规范 第一篇
公司采购流程管理制度制定方法
公司采购流程图制定
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,采购流程管理制度。
一、请购及其规定
1.请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料,并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2.请购单的要素
完整的请购单应包括一下要素:
(1)请购的部门;
(2)请购物品所属项目;
(3)请购的用途;
(4)请购的物品名;
(5)请购的物品数量;
(6)请购的物品规格;
(7)请购物品的样品、图纸或技术资料等;
(8)请购的物品的需求时间;
(9)请购如有特殊需要请备注;
(10)请购单填写人;
(11)请购部门主管;
(12)请购单审核人;
(13)采购副总审核;
(14)财务审核人;
(15)公司总经理。
3.请购单及其提报规定
(1)请购单应按照要素填写完整、清晰 ,由公司领导审核批准后报采购部门;
(2)固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;
(3)其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表.)的格式填写提报;
(4)日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;
(5)请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;
(6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;
(7)遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。
(8)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明。
(9)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4.公司物资请购单的提报部门
(1)公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;
(2)公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;
(3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批;
(2)接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,图纸及技术资料不全不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则;
(3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;
(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
(2)对于紧急请购项目应优先处理;
(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;
(4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3、采购周期的规定
(1)单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;
(2)单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购,采购周期不应超过15天
(3)单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购,采购周期不应超过40天;
(4)单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标,采购周期不应超过60天;
(5)请购部门应按照以上(1)-(4)条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因;
(6)遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略;
三、询价及其规定【公司采购流程规范】
1.询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;
3.对于紧急请购项目应优先处理;
4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价,原则能不通过其代理或各种中介机构询价;
5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;
6.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况,询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况,按照附表四(拟报价/招标单位名单)的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书;
7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
8.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购;单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购,比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与;单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标,公司相关领导参与监督;单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;
9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力,具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;
10.比价采购或招标采购应按照附表五(材料或设备询价表)的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;
11.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
三、比价、议价
1.对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;
2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出;
3.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况,设定议价目标或理想中标价格;
4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;
5.参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
四、比价、议价结果汇总
1.比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导,征得同意后方可汇总;
2.比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由,按照一定顺序逐一审核;
3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
五、合同的签订及其规定。【公司采购流程规范】
1.合同
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。
(1)合同正文应包含的要素
1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点;
2)采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额,清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分;
3)包装要求;
4)合同总额应含税,含运达公司的总价,特殊情况应注明;
5)付款方式;
6)工期;
7)质量保证期;
8)质量要求及规范;
9)违约责任和解决纠纷的办法;
10)双方的公司信息;
11) 其他约定。
(2)合同签订及其规定
1)如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任;
2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;
3)为防止合同工程量追加或追加无依据,打包采购时要求供货方提供分项报价清单;
经典采购流程规范
公司采购流程规范 第二篇
编号:DY-PD-7.4
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采购控制程序
1 目的
对采购过程实施有效控制,确保采购产品符合规定的采购要求,以最终满足顾客的期望与需求,特编制本程序。
2 适用范围
本程序适用于供方的选择与控制,以及原材料、生产物料和日常用品等其他物资的采购与验收。
3 职责
3.1 请购人
3.1.1根据项目工程的设计标准和部门工作的实际需求,提出请购要求,提供采购物资的技
术要求,规格型号,参考价格,填写采购申请单并交部门主管人员批准; 3.1.2 接收和检验请购的物品。 3.2 采购组
3.2.1 公司以采购组形式组织物品的采购,采购组由生产部采购人员、质检部采购人员以及行
政业务管理部采购人员组成,其分属职能如下:
a) 对于生产物料及与生产制造有关的各种生产物资、机械设备、化学仪器等物品统一由行政业务管理部采购人员进行采购,生产部和质检部采购人员协助配合采购。
b) 行政业务管理部采购人员负责各类外购油品、包装产品、劳保用品以及日常用品的采购。 3.2.2 采购组人员根据请购人的采购申请单组织相关人员进行询价、议价,并订购价格合理
与要求相符合的物品。 3.3 质检部
3.3.1 质检部人员负责对基础油、外购产品和产成品的质量进行检验和评测。 3.4 仓库
3.4.1 仓库人员负责对采购来的产品进行数量和外包装的验收。 3.5 财务部
3.5.1 财务部人员核对收到的付款单据,将供应商的发票与采购申请单等相关单据相对照,
进行数量和金额的确认,并按合同要求付款。
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采购控制程序
4 采购范围
4.1 A类采购物资:指直接参与生产并构成产品组成部分的需要从外部采购的物资,如基础
油、添加剂、外购成品、钢制油桶、钢制提桶、塑料包装瓶。
4.2 B类采购物资:指直接参与生产但不构成产品组成部分的需要从外部采购的物资,按使
用部门主要划分为两类:
a) 质检部门: 主要由分析仪器及配件、化学试剂、玻璃器皿、一般试验器材组成。 b) 生产部门:主要由机械设备及配件、仪表用品、电气用品、备品备件组成。
4.3 C类采购物资:指不直接参与生产且对产品无影响的需要从外部采购的物资,如日常用
品,办公用品、劳保用品等。
5 操作过程及操作程序详述
5.1 申请
5.1.1请购人根据实际需求填写《采购申请单》,提供采购物资的技术要求,规格型号,可行
或必要时进行询价,给出推荐的供应商及价格。
5.1.2 请购人负责将《采购申请单》交于部门主管人员批准,并与每月25日之前将单据交于
行政业务管理部采购员。 5.2 审单
5.2.1 行政业务管理部采购员负责将各部门提交的《采购申请单》进行汇总审查。 5.3 询价、议价
5.3.1采购人员应根据《采购申请单》对物品进行询价、议价,对金额在壹万元以上的物品
需要寻找三个或三个以上的供应商进行对比,填写《询价议价单》,选出合格的供应商。 5.3.2 如属货源紧张、独家代理或专卖品等特殊状况,不受5.3.1条所限。 5.4 批准
5.4.1 所有《采购申请单》必须经公司总裁的批准才生效;
5.4.2 如遇突发事件,采购员可根据部门主管批准的《采购申请单》,对采购金额在5000元
以下的物资进行紧急采购。 5.5 订购
5.5.1 采购员根据批准后的《采购申请单》,实施采购。
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采购控制程序
5.5.2 订购物品存在下列两种形式:
5.5.2.1对于小批量物品,凭批准的采购申请单,从供方处直接购买。 5.5.2.2对于大型物品则需要以《采购订单》或合同的形式从供应商处购买。
5.5.3 采购员应对采购物品的交货期、交货量进行及时跟踪。对于国外采购的货物,在收到
供方提供的交货船期后,应及时将信息反馈于财务部、生产部以及行政业务管理部,以便各部门作好准备。 5.6 交货及验收
5.6.1 对于基础油和外购成品送达后,必须先由质检部对其进行质量的检验,然后交于仓库
进行数量或外包装的验收,验收合格后由入库人开据《入库报告》。
5.6.2 对于B类产品中的大型设备仪器,必须由各使用部门进行调试验收,并编写调试验收
报告。
5.6.3对于订购的其他生产性物品和C类产品送达后,必须汇同财务部和申请部门验收人进
行验收。验收合格后,应在发票联或客户的送货单上签字,并由入库人开据《入库单》。 5.6.4如果为了避免时间浪费或节约运输成本由本公司在供方现场实施验证,则在与供方沟通的采购信息中,明确规定验证活动的时间、方法和验收准则。 5.6.5若送达的物品不合格,采购员应与供应商联系以寻求解决方案。 5.7 申请付款
5.7.1采购人员负责采购物品的付款申请,应在付款通知书后必须附上下列单据: 5.7.1.1已收货签收的发票或送货单 5.7.1.2 经过核准的采购申请单
5.7.1.3 如有采购订单或合同副本也一并附上
5.7.2对于经常性采购的物品,如文具等,应要求与供应商协商月结,以转账形式支付。 5.7.3在可能的情况下,付款应始终要求银行转账,不支付现金。 5.7.4在可能的情况下,采购员应始终要求供应商提供增值税发票。 5.8 付款
5.8.1财务部在收到付款单据后,对其进行审核,并按合同要求付款。
6供应商管理
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采购控制程序
6.1供应商的选择: 6.1.1选择标准:
6.1.1.1 达到采购要求的质量,产品价格合理。 6.1.1.2 有足够的供货能力,以满足交货周期要求。
6.1.1.3具有与所提供产品相应的质量管理体系或有足够的证据能够表明其具有保持质量稳
定性的能力。
6.1.1.4符合国家有关法规要求,如对实行“生产许可证”或强制标准、强制安全认证的产
品,必须通过相应的认证。
6.2 供应商的调查与初次评定
6.2.1采购部对A类物资实施采购前,应对拟开发之厂商组织供应商调查工作,填写《供应
商基本资料调查表》,目的是了解供应商之各项管理能力,以确定其可否列为合格供应商名列。
6.2.2由采购、专业技术人员等组成供应商调查小组,通过综合调查、样品检验或试验等方
式对供应商实施调查审核,以确保供货质量符合要求,其评审标准则见《供方评价表》。 6.2.3 评审结果由各部门作出建议,供总裁核定是否准予成为本公司之合格供应商。 6.2.4 未经调查认可之供应商,除总裁特准外,不可成为本公司之供应商。
6.2.5 对于列为合格供方的供应商应登记在《供方明细表》中,并对其进行质量统计分析,
填写《供方质量统计分析表》,对未通过产品认可的供应商列入不合格供应商名单。 6.2.6对B类物资和C类物资经常采购的供应商,作《供方明细表》,进货后需记录,在使用
过程中进行简单的质量判定即可。
6.2.7 遇需紧急供货的情况下,经总裁特准可直接从新的供应商处购买,但必须在一周内补
充评价,此前采购的物资必须做可追溯性标识,以便万一不合格情况发生后的追溯。
6.3 供应商复查评定
6.3.1 经调查认可之合格供应商,原则上每年按计划复查一次,其复查结果体现在《供方评
价表》。
6.3.2 对于复查不合格的供应商要求限期整改,二次验证后仍为不合格的取消资格(注:除
经本公司总裁特准外,不可列入次年合格供应商之列),合格的列入本年合格供应商名
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采购控制程序
单。
6.3.3若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时,可于一年中,对供应商作必要
之复查。
7相关文件
7.1 质检部的《检验与测示控制程序》
8附件
1) 采购申请单 2) 议价单 3)采购订单 4)入库报告
5)供应商基本资料调查表 6)供方评价表 7)供方明细表
8)供货质量统计分析表
9 采购流程图
采购流程规范
公司采购流程规范 第三篇
采购流程规范
1. 目的
本标准业务程序的目的是用于设立必要的定义和程序以保证重庆英诺科技有限公司的采购低成本和采购标准的一致性。
2. 定义
PR:Purchase Request Form 采购申请单,公司内部使用;
PO:Purchase Order Form 采购订单,公司对外使用。
3. 职责【公司采购流程规范】
3.1 请购人
根据部门需求,提出请购要求,提供采购物资的技术要求,规格型号,填写采购申请单并交相关人员核准;
接收和检验请购的物品和服务。
3.2 采购人
根据请购人的采购申请单,订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。 生产部采购人员负责物料及与生产制造或与开发有关的各种物资的采购,或对承包商的采购工作进行监督。
行政部负责公司办公用品及后勤物资的采购。
各采购人员应对采购物品的价格及质量负责。
3.3 物流
保证产品运输的及时、优质,负责进口货物的报关手续办理,及时清关。
3.4 生产部
生产部质量人员负责对供方(物料供应商及承包商)的质量保证能力评审标准及评审计划的制定和质量保证能力评审。
3.5 财务部
在收到所有需要的文件后进行核对,将供应商的发票与采购申请单PR、采购订单PO、收货清单等相关单据相对照,进行数量和金额的确认。并按时向供货商付款。
4. 采购范围
4.1 产品:指公司委外加工的产品,采购后即交付给客户。
4.2 生产物料:指与产品生产直接相关物料,公司目前生产物料多数由产品生产承包商进行采购。
4.3 固定资产:是指单位价值超过人民币1000元以上,同时使用年限超过两年以上的生产、经营设备。如机器、车辆、电子设备等。
4.4 低值设备:是指单位价值未能达到固定资产的标准,但其使用年限超过一年的生产、经营设备。在会计处理上可不作为资本性支出而一次费用化,但对其管理应视同固定资产进行。如办公桌椅,实验室用工具。
4.5低值易耗品:是指成批采购的低价值的耗材。如实验室用接插件等。
4.6长期服务的客户:除上述以外,但有长期供货或提供劳务的客户。如快餐,办公文具供应商, 电信服务,域名等。
其它非费用报销申请范围内的采购申请。
5. 操作过程及操作程序详述
5.1 申请
1) 请购人负责提供采购物资的技术要求,规格型号,可行或必要时,应给出推荐的供
应商及价格。
2) 请购人应填写采购申请单,并负责交于相关人员核准。
5.2 批准
5.2.1 对采购申请单PR的批准
对所有采购申请单,必须严格按以下签字授权进行核准:
所有采购申请单必须有公司总经理的批准及签字;
所有IT设备的采购申请单必须有IT经理的核准;
所有采购申请单必须有财务主管的签字,作为预算、税务、现金流量管理的需要; 任何与生产有关的采购申请单必须还有销售部负责人和营运部负责人批准和签字。 签字流程图:
请购人 -- 请购人部门经理 - 采购人 - 采购人部门经理 –--》 总经理
采购人员只有在取得核准的采购申请单后,才可实施采购。
5.2.2 对采购订申PO或合同的申请
5.2.2.1 采购订单
如果采购人需要采购订单,采购人可凭已核准的采购申请单,向财务部申请打印采购订单,并由部门经理签字确认后发给供应商。申请人还需负责采购订单的供货方确认,以保证该订单的有效性。
产品及生产物料PO的保存者,应注意该PO为公司保密级别较高之文件,未经授权者不可查阅。
5.2.2.2 合同
如果采购人需要合同,需要公司副总裁以上的人员在合同文本上签字和盖上公章后才可对外使用。重要合同内容应经公司法律顾问核对。
5.3 报价及磋商
5.3.1 物品及服务采购
在任何可能和适用的情况下,采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价:
采购员在同供应商进行磋商后,应作好比较记录,主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下,采购员同请购人应一同参与同供应商的讨论。 在货物及服务质量相同的情况下,原则上选择报价最低的供应商,只有在特殊情况下,如价低者品质有问题,方可选择报价较高的供应商,但必须详细说明原因,以便日后参考。
5.3.2 分供方的开发及选择(仅适用于产品及生产物料采购)
由生产部采购人员在实施采购前根据开发部提供的物料清单,将那些认为有能力的供应商初步确定为分供方,并经质量保证人员及开发部审核会签后加入合格供应商名单。 如果是初选的供应商,只有在生产部质量人员、开发部进行首批样品鉴定合格后,才可以接受分供方提供的批量生产品。
生产部根据分供方的物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求的能力,并调查、分析、总结。
5.3.3 第三方物流的开发及选择
由负责物流的人员在保证产品运输的及时、优质情况下,提供3家以上的货代以竞标的方式进行选择。物流人员根据货运代理商的交付时间、服务质量、合作态度等按季度评价货代满足要求的能力,并调查、分析、总结。
5.4 订购
应根据价格,质量和服务等选择供应商。如果采购员所选择的供应商与请购人推荐的不一致,应向请购人发出确认,若请购人仍坚持用推荐的供应商,则需由总经理批准。 订购物品可能有下列两种形式:
凭核准的采购申请单,从供应商处直接购买。
向供应商发采购订单(如需要,可向财务部申请开具采购订单)或合同(重要合同
内容应经公司法律顾问核对)。
对于经常性采购的物品,如文具,日用品,午餐等,可以同选择的供应商以签定年度协议的方式根据条款内容直接订购。
选择此类供应商应以竞标的方式进行(如果可能,应至少有三个竞争者)且该类协议应至少每年重审一次,既从不同供应商处获得新的报价,并就现行的协议内容进行重新磋商。
5.5 接受
订购的非生产性物品送达后,必须验收,且验收人与采购人不能是同一人。验收合
格后,应在采购申请单或客户的送货单上签字。
对于生产性原辅包装材料,应由生产部进行质量检验。
若送达的物品不合格,采购员应与供应商联系以寻求解决方案。
5.6 付款
采购人负责采购物品的付款申请,应在付出传票后必须附上下列单据
发票
经过核准并已收货签收的采购申请单PR,
如有采购订单PO、合同副本和客户送货清单也请附上。
如是预付款,可在付清余款时附上全额发票;如有特殊情况,送货单可以后补,如DELL设备采购的全额预付。
对于经常性采购的物品,如文具,日用品,午餐等,应要求与供应商协商月结,以转帐形式支付。
在可能的情况下,付款应始终要求银行转帐,不支付现金。
在可能的情况下,采购员应始终要求供应商提供增值税发票。
6. 记录
对于各次采购,采购员应保存下列文件:
1) 采购申请单副本
2) 报价
3) 比价记录
4) 采购订单副本或合同
5) 付出传票副本
6) 收货单副本
7. 附件
1) 采购申请单及附表
2) 采购订单
8. 其它规定
任何员工不得接受礼物,邀请和类似的好处。
对于任何供应商试图以非正当方式影响采购决定的行为必须立即上报。
任何重庆英诺科技有限公司的员工应严格遵守公司颁发的上述标准操作程序。
重庆英诺科技有限公司
2004.07
公司采购管理制度
公司采购流程规范 第四篇
[篇一:集团企业采购管理制度]
一、总则
(一)、为规范本集团及下属生产企业的采购工作,特制定本制度。
(二)、本制度适用于集团公司及集团下属各生产企业的采购活动。
二、采购原则
(一)、严格执行询议价程序
凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购,每次采购金额在2000元以上,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
(二)、合同会签制度
固定资产的采购合同,必须经过有关部门如生产管理部、质量部、财务部、审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与,调研汇总各方意见,经公司分管领导审核,总经理批准签约。公司采购管理制度。属集团采购的项目,应报总裁批准。
(三)、职责分离
采购人员不得参与物资和服务的验收,采购物资质量、数量、交货等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
(四)、一致性原则
采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,及联系人等情况,随时备查。
六、违反比价采购管理处罚规定:
1、不按比价采购程序进行采购的;
2、不按比价采购制度进行集体讨论研究,私自进行采购的。
[篇四:企事业单位采购管理制度大全]
1、总则
1、1制定目的
为制定采购计划与预算编制流程,配合公司预算制度的推行,特制定本规章。
1、2适用范围
本公司每年度之采购数量计划资金预算,除另有规定外,悉依本规章处理。
1、3权责单位
(1)总经理室负责规章制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2、采购计划编制之规定
2、1采购计划的作用
编制采购计划有下列作用:
(1)预估用料数量、交期、防止断料。
(2)避免库存过多、资金积压、空间浪费。
(3)配合生产、销售计划之达成。
(4)配合公司资金运用、周转。
(5)指导采购工作。
2、2采购计划之编制
2、2、1销售计划
(1)公司于每年年底制订次年度之营业目标。
(2)业务部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料,作销售预测,并制订次年度销售计划。
2、2、2生产计划
(1)生管部根据销售预测计划,本年度年底预计库存及次年度年底预计库存,制订次年度之预测生产计划。
(2)物控人员根据生产预测计划,bom、库存状况,制订次年度之物料需求计划。
(3)各单位根据年度目标,生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量,作成预估计划。
2、2、3采购计划
(1)采购部汇总各种物料、物品之需求计划。
(2)采购部编制次年度采购计划。
2、2、4采购计划编制注意事项
采购计划要避免过于乐观或保守,应注意的事项有:
(1)公司年度目标达成可能性。
(2)销售计划、生产计划之可行性和预见问题。
(3)物料需求资讯与bom、库存状况之确定性。
(4)物料标准成本之影响。
(5)保障生产与降低库存之平衡。
(6)物料采购价格和市场供需之可能变化。
3、采购预算编制规定
3、1一般原则
(1)采购预算分为用料预算与购料预算。
(2)财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准。
(3)本年底预计库存中之可用材料应计人次年度之用料预算,但不列入购料预算;次年度预计库存不列入用料预算,但应列入购料预算。
(4)购料单价特殊物料外,应以年度成本降低目标预估(如以上年度平均采购单价之95%计算)。
3、2用料预算
(1)物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。
(2)用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。
(3)同类物料不必细分(如不同颜色之塑料米)而以总用量预算。
(4)物料之损耗率应计入用料预算,但应以年度损耗率目标制订,一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率,低于或等于年度损耗率目标。
(5)财务部负责汇总工作。
3、3购料预算
(1)采购部负责次年各购料预算明细之编列。
(2)购料预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。
(3)购料预算应以付款月份为编列依据。
(4)购料预算应考虑安全库存与最大库存,符合年度库存周转率之目标。
(5)购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。
关于采购方式
1、总则
1、1制定目的
规范采购方式,制定询价、议价流程,使之有章可循。
1、2适用范围
凡本公司之物料采购方式,除另有规定外,悉依本规章办理。
1、3权责单位
(1)采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2、采购方式规定
2、1采购方式确定依据
采购部根据下列因素确定最有利之采购方式:
(1)物料使用状况。
(2)物料需求数量。
(3)物料需求频率。
(4)市场供需状况。
(5)经验。
(6)价格。
2、2采购方式
本公司物料采购方式一般有下列几种:
(1)集中计划采购
本公司通用性物料,以集中采购较为有利,依定时或定量之计划进行采购。
(2)合约采购
经常使用之物料,采购部应事先选定供应商,议定供应价格及交易条件,办理合约采购,以确保物料供应来源,简化采购作业。采购方法同上,依定时或定量之方式进行采购。
(3)一般采购
除(1)(2)之外的物料,采购部依<请购单>逐单位办理询价,议价之作业。
3、询价、议价
3、1询价
(1)凡属一般采购,采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。
(2)确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况,不受(1)条所限。
(3)凡属合约采购项目,采购部依合约之价格核价,不需另询价。合约条件发生重大变化除外。
(4)如向特约供应商采购时,应附其报价明细表,如特约供应商有两家以上,则应向其同时索要报价明细表。
(5)凡属可作成本分析之采购项目,采购部应要求供应商作成本分析,以作议价之参考。
(6)选择询价或采购的对象,应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。
(7)询价后,应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。
3、2议价
(1)询价后,选择两家以上供应商进行交互议价。
(2)议价时应注意品质、交期、服务兼顾。
3、3询价、议价注意事项
3、3、1议价优势掌握
以下状况、采购部应加强与供应商议价:
(1)市场价格下跌或有下跌趋势时。
(2)采购频率明显增加时。
(3)本次采购数量大于前次时。
(4)本次报价偏高时。
(5)有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。
(6)公司策略需要降低采购成本时。
(7)其他有利条件时。
3、3、2其他注意事项
(1)专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价与议价。
(2)供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购部应送请购部门确认后方可议价。
(3)询价之供应商应属合格供应商或经总经理特准之供应商。
关于定购采购流程
1、总则
1、1制定目的
为落实物料、零件采购作业管理,确保采购工作顺畅,特制定本规章。
1、2适用范围
本公司物料、零件之订购、采购管理业务。
1、3权责单位
(1)采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2、请购规定
2、1请购的提出
(1)生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,开立请购单。
(2)请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项,经权责主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准。
(3)请购单一联送交采购部,一联自存,一联交财务部。
(4)交期相同的同属一个供应厂商之物料,请购部门应填具在同一份请购单内。
(5)紧急请购时,请购部门应于备注栏注明,并加盖“紧急”章。
2、2请购核准权限
2、2、1国内物料采购核准权限
(1)请购金额预估在人民币1万元以下才者,由经理核准。
(2)请购金额预估在人民币1万元以上,5万元以下者,由副总经理核准。
(3)请购金额预估在人民币5万元以上者,由总经理核准。
2、2、2国外物料采购核准权限
(1)请购金额预估在美元1万元以下者,由经理核准。
(2)请购金额预估在美元1万元以上,5万元以下者,由副总经理核准。
(3)请购金额预估在美元5万元以上者,由总经理核准。
2、3请购的撤消
(1)已开具请购单,并经核准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转采购部了解,必要时应先口头知会采购部。
(2)请购部门回收各联请购单,并加盖“撤消”章。
(3)采购部门接获通知后,立即停止一切采购动作。
(4)未能及时停止采购时,采购部应通知原请购部门并协商善后工作。
3、采购规定
3、1采购方式
本公司采购方式一般有下列几种:
(1)集中采购
通用性物料,尽量采用集中采购方式。
(2)合约采购
经常性物料,尽量采用合约采购方式,以确保货源与价格之稳定。
(3)一般采购
除(1)(2)以外之物料,采用随需求而采购之方式。
3、2国内采购作业规定
3、2、1询价、议价
(1)采购人员接获核准后之<请购单>,应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。
(2)供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认。
(3)专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价与议价。
(4)采购议价采购交互议价之方式。
(5)议价应注意品质、交期、服务兼顾。
3、2、2呈核及核准
(1)采购人员询价、议价完成后,于<请购单>上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。
(2)标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限,经主管审核,并依采购核准权限呈核。
(3)采购核准权限规定,不论金额多寡,均应先经采购经理审核,再呈总经理核准。
3、2、3订购作业
(1)采购人员接获经核准之<请购单>后,应以<订购单>形式向供应商订购物料,并以电话或传真形式确认交期。
(2)若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于订购单上明确注明。
(3)采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。
3、2、4验收与付款
(1)依相关检验与入库规定进行验收工作。
(2)依财务管理规定,办理供应商付款工作。
3、3国外采购作业规定
3、3、1询价、议价
参照国内采购作业方式进行。
3、3、2呈核及核准
参照国内采购作业方式进行。
3、3、3订购作业
(1)采购部接获核准之<请购单>后,应以<订购单>形式向供应商订购物料,并以传真或e-mail形式确认交期。
(2)需与供应商签订长期合同者,应事先办妥相关事项,并呈核示。
3、3、4进口事务处理
(1)依国家法规办理进口签证。
(2)办理进口保险与公证。
(3)进口船务安排。
(4)进口结汇。
(5)依国家法令申办进口税。
(6)提供提货文件。
(7)办理进口报关手续。
(8)报关。
(9)公证。
(10)退汇。
关于采购价格管理
1、总则
1、1制定目的
为确保材料高品质低价格,从而达成降低成本之宗旨,规范采购价格审核管理,特制定本规章。
1、2适用范围
各项原物料采购时,价格之审核、确认,除另有规定外,悉依本规章处理。
1、3权责单位
(1)采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2、价格审核规定
2、1报价依据
(1)开发部提供新材料之规格书,作为采购部成本分析之基础,也作为供应商报价之依据。
(2)非通用物料之规格书,一般由供应商先提供样品,供开发部确认可用后,方予报价。
2、2价格审核
(1)供应商接到规格书后,于规定期限内提出报价单。
(2)采购部一般应挑选三家以上供应商询价,以作比价、议价依据。
(3)采购人员以<单价审核单>一式三份呈部门主管(经理)审核。
(4)采购部主管审核,认为需要再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由主管亲自与供应商议价。
(5)采购部主管审核之价格,呈分管副总审核,并呈总经理确认批准。
(6)副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。
(7)<单价审核单>经核准后,一联转财务,一联由采购部存档,一联转供应商。
2、3价格调查
(1)已核定之材料,采购部必须经常分析或收集资料,作为降低成本之依据。
(2)本公司各有关单位,均有义务协助提供价格讯息,以利采购部比价参考。
(3)已核定之物料采购单价如需上涨或降低,应以<单价审核单>形式重新报批,且附上书面之原因说明。
(4)单价涨跌之审核流程,应同新价格审核流程。
(5)在同等价格、品质条件下,涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作。
(6)为配合公司成本降低策略,原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合。
(7)采购数量或频率有明显增加时,应要求供应商适当降低单价。
3、采购成本分析
3、1成本分析项目
成本分析系就供应商提供之报价的成本估计,逐项作审查、评估,以求证成本之合理性。一般包括以下项目:
(1)直接及间接材料成本。
(2)工艺方法。
(3)所需设备、工具。
(4)直接及间接人工成本。
(5)制造费用或外包费用。
(6)营销费用。
(7)税金。
(8)供应商行业利润。
3、2成本分析之运用
以下情形时,应进行成本分析:
(1)新材料无采购经验时。
(2)底价难以确认时。
(3)无法确认供应商报价之合理性的。
(4)供应商单一时。
(5)采购金额巨大时。
(6)为提高议价效率时。
3、3成本分析表的提供方式
成本分析表提供方式一般有两种:
(1)由供应商提供。
(2)由采购部编制标准报价单或成本分析表,交供应商填妥。
3、4成本分析步骤
成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下:
(1)确认设计是否超过规格要求。
(2)检讨使用材料之特性与必要性。
(3)计算各方案之使用材料成本。
(4)提出改善建议并检讨。
(5)检讨加工方法、加工工程。
(6)选定最合适之设备、工具。
(7)作业条件的检讨。
(8)加工工时的评估。
(9)就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。
3、5成本分析注意事项
(1)利用自己或他人之经验。
(2)应用会计查核手段。
(3)利用技术分析方法。
(4)向同类供应商学习。
(5)建立成本计算经验公式。
(6)提高议价技巧。
关于采购品质管理
1、总则
1、1制定目的
规范采购过程的品质管理规定,使采购品质管理有章可循。
1、2适用范围
本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理,除另有规定外,悉依本规章执行。
1、3权责单位
(1)品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2、采购品质管理规定
2、1文件资料要求
物料订购前,本公司应提供下列文件资料,或在订购单、采购合约内予以明确规定:
(1)订购物料之规格、图纸、技术要求等。
(2)产品技术精度、等级要求。
(3)各种检验规范、标准或适用规格。
(4)所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。
2、2合格供应商之选择
物料采购,除经总经理特准外,均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件:
(1)经本公司供应商调查,列入合格供应商名列。
(2)经本公司供应商评鉴,资讯等级在c级以上。
(3)提供的样品经本公司确认合格。
(4)类似物料以往采购之良好记录。
(5)同业中之佼佼者。
2、3品质保证之协定
物料之采购,应由供应商承负品质保证之责任,并在订购前明确,本公司要求供应商承诺下列品质保证:
(1)供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如iso9000或qs9000体系等。
(2)所提供之产品,通过所需之产品认证,如ul、tuv、ccee等等。
(3)供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。
(4)供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。
(5)供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。
(6)接受本公司必要之供应商调查、评鉴及辅导。
(7)保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。
2、4进货验收之规定
供应商提供之物料,必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作,主要包括下列几项:
(1)确认订购单
核对供应商之交货单与本公司之订购单。
(2)确认供应商
对有两家以上供应商之物料,应确认物料来源有无错误或混乱。
(3)确认送到日期
用以确定厂商是否如期交货,以作为评鉴、奖惩之根据。
(4)确认物料的名称与规格
避免交货错误之发生。
(5)清点数量
确认交货数量与进料验收单及数量是否一致,是否超出订购单规定之数量。
(6)品质检验
品管部门依进料检验规定进行抽样检验,以确定交货品质是否符合品质要求。
(7)处理短损
根据点收、检验结果,对发生短损的,予以更正数量,必要时向供应商索赔。
(8)退还不合格品
对检验不合格之物料,退供应商进行必要处理,由此造成的损失,向供应商进行索赔。
(9)物料标识
对检验合格物料,入库后应予以明确标识,以确保后续品质之可追溯性(如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注,以便追溯、区分、使用之方便)。
2、5品质纠纷处理
有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下:
2、5、1处置依据
以双方事先约定之品质标准作为处置依据,并于订购单上详细说明,其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的,原则上以本公司之要求为依据。
2、5、2国内采购物料退货与索赔
(1)拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后,通知采购部。
(2)采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。
(3)现货供应之退货,要求供应商更换合格之物料。
(4)订制品之退货,原则上要求供应商重做或修改至合格为止。
(5)确属无法修复或供应商技术能力不足时,可取消订单,另觅供应商。
(6)退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。
(7)双方事前没有明确订购合约时,以实际造成本公司之损失向供应商索赔。
2、5、3国内采购其他索赔规定
(1)由供应商原因造成之交货延迟,以实际造成本公司之损失向供应商索赔。
(2)破损短少情形,由供应商补足合格物料,若由此造成本公司之损失,依实际发生状况索赔。
(3)因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良,造成本公司之损失,依实际发生状况索赔。
(4)其他原因导致本公司之损失,依实际损失向供应商索赔。
2、5、4国外采购物料退货与索赔
因规格不符或品质不良引起之退货及索赔规定如下:
(1)要求供应商储运更换合格物料或将不合格品退供应商修复。
(2)退货或补运之费用由供应商负责。
(3)由此造成之本公司损失,依双方合约向供应商索赔。
2、5、5国外采购其他索赔规定
(1)发生破损短少情形,向保险公司索赔或航运公司索赔。
(2)发生短卸情形,向航运公司及保险公司索赔。
(3)发生短装情形,向供应商索赔。
(4)上述索赔依合同规定处理。
关于采购交期管理
1、总则
1、1制定目的
为了确保购用物为之交货期限,使交期管理更为顺畅,特制定本规章。
1、2适用范围
本公司采购之物料的交期管理,除另有规定外,悉依本规章执行。
1、3权责单位
(1)采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2、交期管理规定
3、1确保交期的重要性
交期管理是采购的重点之一,确保交期的目的,是必要的时间,提供生产所必需的物料,以保障生产并达成合理生产成本之目标。
2、1、1交期延迟的影响
交期延迟造成的不良影响有以下方面:
(1)导致制造部门断料,从而影响效率。
(2)由于物料交期延迟,间接导致成品交期延迟。
(3)由于效率受影响,需要增加工作时间,导致制造费用的增加。
(4)由于物料交期延误,采取替代品导致成本增加或品质降低。
(5)交期延误,导致客户减少或取消订单,从而导致采购物料之囤积和其他损失。
(6)交期延误,导致采购、运输、检验之成本增加。
(7)断料频繁,易导致互相配合的各部门人员士气受挫。
2、1、2交期提前太多的影响
交期提前太多也有不良之影响,主要有:
(1)导致库存成本之增加。
(2)导致流动资金周转率下降。
(3)允许交期提前,导致供应商优先生产高单价物料而忽略低单价物料。
(4)由于交期经常提前,导致库存囤积、空间不足。
(5)交期提前频繁,使供应商对交期的管理松懈,导致下次的延误。
2、2交期延迟的原因
2、2、1供应商责任
因供应商责任导致交期延误的状况:
(1)接单量超过供应商的产能。
(2)供应商技术、工艺能力不足。
(3)供应商对时间估计错误。
(4)供应商生产管理不当。
(5)供应商之生产材料出现货源危机。
(6)供应商品质管理不当。
(7)供应商经营者的顾客服务理念不佳。
(8)供应商欠缺交期管理能力。
(9)不可抗力原因。
(10)其他因供应商责任所致之情形。
2、2、2采购部责任
因采购部责任导致交期延误的状况:
(1)供应商选定错误。
(2)业务手续不完整或耽误。
(3)价格决定不合理或勉强。
(4)进度掌握与督促不力。
(5)经验不足。
(6)下单量超过供应商之产能。
(7)更换供应商所致。
(8)付款条件过于严苛或未能及时付款。
(9)缺乏交期管理意识。
(10)其他因采购原因所致的情形。
2、2、3其他部门责任
因采购以外部门导致交期延误的状况:
(1)请购前置时间不足。
(2)技术资料不齐备。
(3)紧急订货。
(4)生产计划变更。
(5)设计变更或标准调整。
(6)订货数量太少。
(7)供应商品质辅导不足。
(8)点收、检验等工作延误。
(9)请购错误。
(10)其他因本公司人员原因所致的情形。
2、2、4沟通不良所致之原因
因本公司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况:
(1)未能掌握一方或双方的产能变化。
(2)指示、联络不确实。
(3)技术资料交接不充分。
(4)品质标准沟通不一致。
(5)单方面确定交期,缺少沟通。
(6)首次合作出现偏差。
(7)缺乏合理的沟通窗口。
(8)未达成交期、单价、付款等问题的共识。
(9)交期理解偏差。
(10)其他因双方沟通不良所致的情形。
2、3确保交期要点
2、3、1事前规划
(1)制订合理的购运时间
采购部将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业所需的时间予以事先规划确定,作为各部门的参照依据。
(2)确定交货日期及数量
预先明确交期及数量,大订单可采用分批交货方式进行。
(3)了解供应商生产设备利用率
可以合理分配订单,保证数量、交期、品质的一致性。
(4)请供应商提供生产进度计划及交货计划
尽早了解供应商之瓶颈与供应能力,便于采取对策。
(5)准备替代来源
采购人员应尽量多联系其他物料提供来源,以确保应急。
2、3、2事中执行
(1)提供必要的材料、模具、技术支援给供应商
适时了解供应商之瓶颈,协助处理。
(2)了解供应商生产效率及进度状况
必要时,向供应商施加压力,以获取更多之关照,适时考虑向替代供应商下单之必要性。
(3)交期及数量变更的及时联络与通知
以确保维护供应商的利益,配合本公司之需求。
(4)尽量避免规格变更
如果出现技术变更,应立即联系供应商停止原规格生产,并妥善处理遗留问题。
(5)加强交货前的稽催工作
提醒供应商及时交货。
(6)必要的厂商辅导
及时安排技术、品管人员对供应商进行指导,必要时可以考虑到供应商处进行验货,以降低因进料检验不合格导致断料发生之情形。
2、3、3事后考核
(1)对供应商进行考核评鉴
依供应商评鉴办法进行考核,将交期的考核列为重要项目之一,以督促供应商提高交期达成率。
(2)对交期延迟的原因进行分析并研拟对策
确保重复问题不再发生。
(3)检讨是否更换供应商
依供应商考核结果与配合度,考虑更换、淘汰交期不佳之供应商,或减少其订单。
(4)执行供应商的奖惩办法
必要时加重违约的惩罚力度,并对优良厂商予以适当之回馈。
[篇五:公司采购管理制度]
弘远益民物资采购
管理制度
一、总则
(一)、为规范本公司及子公司和控股分公司的采购工作,特制定本制度。
(二)、本制度适用于本公司及子公司和控股分公司的采购活动。
二、采购原则
(一)、严格执行询议价程序
凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购,每次采购金额在10万元以下的必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外,超过10万以上的采购须以招标的形式进行。
(二)、合同会签制度
固定资产的采购合同,必须经过有关部门行政人事综合管理部、企业营运管理部、财务审计部、属生产型企业须总经办、设备维修部等共同参与,调研汇总各方意见,经总公司分管领导审核,总裁批准签约。属公司总部采购的项目,应报董事长批准。
(三)、职责分离
物资采购人员不得参与物资和服务的验收,采购物资质量、数量、交货等问题的解决,应由行政人事综合管理部或各分公司相关部门根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
(四)、一致性原则
采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足部门、分公司要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申
请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的5%-10%。
(五)、最低价搜寻原则
采购人员定时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及各地区最低价格,实现最优化采购。
(六)、廉洁制度
所有采购人员必须做到:
1、热爱企业,自觉维护企业利益,努力提高采购材料质量,降低采购成本。
2、加强学习,提高认识,增强法治观念。
3、廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。
4、严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
5、工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
6、努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
(七)、招标采购
凡大宗或经常使用的材料、物资,如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、等都应通过询议价或招标的形式,由行政人事综合管理部、财务审计部、企业管理营运部等相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年或一季度)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料,除缩短招标间隔时限外,还应随着掌握市场行情,调整采购价格。
三、采购程序
(一)、供应商的选择和审计
1、原辅材料的供应商必须证照齐全,具有生产产品的合法证件。变更原辅材
料的供应商必须经过送样检验、小试、中试,征得需求部门或分公司同意,并报有相关部门批准备案。
2、对于大宗和经常使用的商品或服务,采购时应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好业务记录,会同行政人事综合管理部、财务审计部、企业管理营运部等相关部门对供应商定期进行评估和审计。
3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
4、为保证原、辅、包材质量的稳定,供应商也应相对稳定。
5、为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,对于生产运营所必需的商品,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货,以保证货源、质量和价格合理。
6、对于零星且规格繁杂的物资,每年度根据部门预算计划统计造表交行政人事综合部,向三家以上供应商询价,经有关部门及行政人事综合部综合评估后,选择合适的供应商,签订特约供货协议,定期结算。
(二)、采购程序
1、物资的采购计划及资金预算计划——采购计划——→资金预算
2、固定资产及其他零星物品的申请,由各使用部门及分公司填写请购单,写清采购物资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期等,由部门负责人或分公司负责人签字上报总部领导逐级审核批准后,交公司总部行政人事综合管理部负责统一采购。
3、采购询价、综合评估、会签合同,由行政人事综合管理部、企业营运管理部、财务审计部、工程、维修、分公司总经办及使用部门共同完成,报主管领导
审批。生产、质量、工厂维修、使用部门负责采购材料的适用性,财务部门负责预算控制、价格调查、资信调查、合同付款条款的审核,法务人员负责合同条款的审查,审计部门负责合同的事前审计和事后财务审计。行政人事综合部负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及联系售后服务事宜。凡由总部统一采购的物资,采购合同签订后,由总部行政人事综合部将合同传真至物资需求的项目或分公司。
4、计划、仓储负责计划汇总、接货、记录,接收报告的出具。仓储、质量部门负责原辅包材的验收,并出具检测报告。并于每月10日将本月收货入库单、检测报告汇总连同原辅料库存数传真至总部行政人事综合部。物资设备由申请部门、工程技术部门验收,并出具验收报告。
四、审计监督
采购全过程进行财务监督和审计。在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中,除有生产、质量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外,财务、审计部门要全程参与。财务部门主要负责材料价格的核查,审计部门主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为,审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议,直至追究法律责任。
本制度未尽事宜报董事长批准后可随时修改调整。
(附招标管理流程)
弘远益民招标采购管理流程:
一、本流程仅对与公司生产经营有关的物资、服务等采购进行规范。
二、(议)标采购条件的与生产经营有关服务采购。
三、公司其它大宗设备、固定资产等采购流程可参照执行。
四、审批权限
1、招(议)标采购规模在10万元—100万元(不含100万元)的,由总裁审定中标单位,董事长复核。
2、招(议)标采购规模在100万元以上的,由董事长办公会审定中标单位。
五、组织实施
1、公司对通过招(议)标采购的物资、服务应成立招(议)标领导小组。
2、招(议)标领导小组由董事长任组长,总裁任常务副组长、分管副总裁、财务总监任副组长,下设招(议)标办公室。办公室成员由公司各部门负责人及董事长制定人员组成,办公室常设机构为公司行政人事综合管理部。
4、公司行政人事综合管理部具体负责实施公司招(议)标业务的组织、开标、议标、评(定)标等招(议)标工作。
六、具体操作流程:
1、拟定招(议)标书
2、招(议)标书由公司供销部根据招(议)标事项制作。
3、招(议)标书主要包括招(议)标事项所涉及产品和服务的技术规格、标准以及主要商务条款。
4、发放招(议)标书
5、行政人事综合管理部将已制作好的招(议)标书在两个工作日内寄送给所有合格的供应(服务)商或公司。
6、合格供应(服务)商包括但不限于公司已有的供应(服务)商目录,他人推荐、介绍的公司(或个人)。新推荐的单位必须通过资格预审后方可具备投标资格。
物资采购管理制度
公司采购流程规范 第五篇
[篇一:材料物资采购管理办法]
第一条为了加强内部管理和控制,规范采购行为,保障生产经营活动的正常进行,以最大限度地降低采购成本,特制定本办法。
第二条本办法对本公司所有材料物资的采购均适用,公司控股子公司参照执行。
第三条采购流程及职责分工
一、采购流程:
1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、年度生产计划包括主要材料(玻璃、铝框、接线盒、背板等)月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量,经分管副总经理、总经理批准后实施。
2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划,经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价;办公用品由需求部门申请,综合管理部门负责统一采购,其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请,采购部门负责采购。物资采购管理制度。
3、采购审批权限:公司原辅材料采购计划,由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准;其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请,经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行;大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。
4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审,原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。
5、成立物资采购监查组。物资监查组的工作职责:参与公司供应商的选择;负责公司采购物资价格的审定等,监查组由董事长任组长,
供应商管理制度
公司采购流程规范 第六篇
[篇一:供应商管理制度]
第一章总则
第一条为优化、开发供应商资源,建立供应商市场准入和业绩评估体系,维持供应商队伍稳定可靠,为企业生产、建设提供可靠的物资供应保障,特制定本制度。
第二条供应商管理的范围,包括对供应商的调查、选择、开发、使用和控制等综合性管理工作。调查是基础,选择、开发、控制是手段,使用是目的。
第三条供应商管理的核心是在供应商资源调查基础上,形成优存劣汰机制,编制<合格供应商名册>。供应商管理制度。
第四条<合格供应商名册>是采购工作中选择、使用供应商的主要依据。对于未列入<合格供应商名册>的供应商,经过调查、评估合格后,列入合格供应商名册新增部分。
第五条对于未纳入<合格供应商名册>,未经过调查、评估,或经过调查、评估后不合格的供应商,无投标资格,
采购制度
公司采购流程规范 第七篇
[篇一:餐厅采购管理制度]
一、目的
为了规范原材料的采购、节约采购成本、满足经营的需求、提高经济效益,特制定本制度。
二、采购方式及供货商的确定
(一)采购方式确定原则:
1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料,可选择供应商送货方式;
2、对于使用频率低,不容易集中采购的货物可由采购人员采购;
3、对于一些特殊的原材料可由外地发货,按计划定期采购。
(二)供应商确定原则
1、初选供货商:要深入细致的进行市场调查,要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商,进行综合考察,在考察中要重点了解供货商的实力,专业化程度,货物来源,价格、质量及其目前的供货情况;
2、使用供货商:对于同类商品找出两家同时供货,重点从质量、价格、服务三方面进行比较使用;
3、确定供货商:在使用两个月的基础上、由总经理、业主(含赋权代表)、财务人员、要货部门负责人、采购人员组成审查小组,以民主表决的方式集中投票表决来确定;
4、签订供货合同:确定供货商后,由总经理与供货商签订供货合同,合同的期限不得超过一年;
5、供货商的更换与续用:在合作的过程中,联仓库留存、第二联交财务部作为记账凭证、第三联交供货商作为结算凭证、第四联交总经理。
[篇二:酒店物品、原材料采购制度]
物品、原材料采购制度
1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点,以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限,物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
2、坚持“凡国内能解决的不在国外进口,凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。
3、各项物品、商品、原材料的采购,必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
4、计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部门知会财务部并报总经理审批同意后,方可采购。
5、凡购进物料,尤其是定制品,采购部门应坚持先取样品,征得使用部门同意后,方进行定制或采购。
6、高额进货和长期定货,均应通过签订合同的办法进行。
7、从国外购进原材料、物品、商品等,凡动用外汇的,不论金额大小一律必须取得总经理的批准,方予采购,否则财务部拒绝付款。
8、凡不按上述规定采购者,财务部以及业务部门的财会人员,应一律拒绝支付,并上报给总经理处理。
物品、原材料盘查制度
1、物品、原材料、物料在盘点中发生的溢损,应对自然溢损和人为溢损分别作出处理。
2、自然溢损:
(1)物品、原材料、物料采购进仓后,在盘点中出现的干耗或吸潮升溢,如食品中的米面及其制品、干杂货等,在升损率合理的范围内,可填制升损报告,经主管审查后,视“营业外收入”或“管理费”科目内处理;
(2)超出合理升损率的损耗或溢余,应先填制升损报告书,查明原因,说明情况,报部门经理审查,按规定在“营业外收入”或“管理费”科目内处理。
3、人为溢损:
人为溢损应查明原因,根据单据报部门经理审查,按有关规定在“待处理收入”或“待处理费用”科目处理。
物品、原材料损耗处理制度
1、物品及原材料、物料发生变质、霉坏,失去使用(食用)价值,需要作报损、报废处理。
2、保管人员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废报告表”,据实说明坏、废原因,并经业务部门审查提出处理意见,报部门经理或财务部审批。
3、对核实并核准报损、报废的物品、原材料的残骸,由报废部门送交废旧物品仓库处理。
4、报损、报废由有关部门会同财务部审查,提出意见,并呈报总经理审批。
5、在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。
食品采购管理制度
1、由仓管部根据餐饮部门需要、订出各类正常库存货物的月使用量,制定月度采购计划一式四份,交总经理审批,然后交采购部采购。
2、当采购部接到总经理审批同意的采购计划后,仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查,由仓管部根据食品部门的需求情况,定出各类物资的最低库存量和最高库存量。
3、为提高工作效率,加强采购工作的计划性,各类货物采取定期补给的办法。
[篇三:酒店食品原料采购卫生管理条例]
一、本部门在酒店服务中的意义
作为餐饮经营管理的首要环节,食品原料的采购和验收是极为重要的。可以说其卫生管理的好坏,直接影响餐饮产品的卫生质量。饭店采购部负责采购,由餐饮部门提出采购的申请和要求由饭店采购部统一采购,有利于专业化管理,便于资金和成本的控制。餐饮部负责采购,由餐饮部负责所有餐饮原料的定货和购货业务,根据餐饮业务状况,灵活及时地采购,便于控制数量和质量。餐饮部和采购部分工采购,由餐饮部负责鲜活原料的采购,采购部负责可存储原料和物品的采购。采购过程运行的好坏将影响到资金的使用或流失。采购的重要性可以简单地概括为一句话:采购直接影响到成本底线,有效的采购节省下来的每一元钱将意味着为企业增加一元的利润,只有最可行的采购计划才能帮助餐饮企业赢得最佳的经济效益。物资验收是仓库保管的主要任务之一,也是进行仓库保管的每一道工作程序。控制餐饮成本,保证餐食质量和经营成功的重要环节,可有效防止不良分子作弊。
二、本部门服务的业务特色
(一)本部门的采购业务范围:1、实体采购:原料。副料。机具设备。事务用品。工程发包2、服务采购:技术操作。资讯服务。售后服务。专业服务。勤务服务
(二)作为管理员本身需要:1、采购部(1)负责非重点品种的商务谈判;(2)负责非重点品种的订单确定;(3)负责非重点品种的主配;(4)负责与商务部共同完成合同签订工作;(5)负责对供应商图书信息收集,整理及产品优化。2、重点品种部(1)负责所有重点品种信息,市场信息的收集,分析;(2)负责搜集重点品种供应商的基本资料,并建立档案;(3)负责所有重点品种的采购;(4)负责重点品种在零售和中盘的主分,调配,付退;(5)制定重点品种的促销方案;(6)负责对重点新品种发布相关信息,征求需求数;(7)负责完成重点品种与供应商的商务谈判;(8)与商务部共同完成供应商签和维护有关合同,协议。3、数字产品部。(1)负责数字产品的采购;(2)负责数字产品供应商信息的收集,分析,整理。4、商务部。(1)负责与供应商的对账;(2)负责制定向供应商的付款计划;(3)负责发票校验和相关票据的登记,管理;(4)负责合同签订与管理,负责供应商资质管理;(5)负责制定并完善采购中心业务流程和规范,并监督执行;(6)负责对采购情况进行定期分析;(7)负责商品主数据维护工作。5、办公室。(1)负责督办经理安排的各项工作;(2)负责采购中心印鉴,公文,文书档案管理;(3)协助中心经理完成劳动纪律管理;(4)协助中心经理组织绩效考核工作。6、域调配部(1)负责非重点品种图书调配,付退;(2)负责数字产品的调配,付退;(3)负责渠道各类商品市场信息的收集,整理,分析。
三、本部门食品卫生管理条例
为加强酒店食品卫生监督管理力度,保证酒店出、入库食品卫生安全,保障公众健康,根据相关法律、法规,结合部门实际,特制定本规定。
第一章总则
第一条成立餐饮部食品卫生日常检查领导小组,由餐饮部厨师长担任组长职务,餐饮专职仓库保管员赵珂、切配厨师吴小军、蒋前进担任副组长,各点厨师担任组员;
第二章食品的采购和贮存
第二条领导小组各成员必须严把食品、原料采购关。采购员必须到持有卫生许可证的经营单位采购食品、原料,以保证其质量,严禁采购以下食品:
(一)腐败变质、油脂酸败、霉变、生虫、污秽不洁、混有异物或者其他感官性状异常,含有毒、有害物质或者被有毒、有害物质污染,可能对人体健康有害的食品;
(二)未经兽医卫生检验或检验不合格的肉类及其制品;
(三)超过保质期限或不符合食品标签规定的定型包装食品;
(四)其他不符合食品卫生标准和要求的食品。
第三条每日早上8:30,前由二、三楼主配厨师协同专职仓库保管员对每日购进原材料进行验收合格后入库登记;
第四条必须保持各原材料保存点良好的通风,禁止存放有毒、有害物品及个人生活物品;
第五条食品、原料贮存必须分类、分架、隔墙、离地存放,并定期(每周五)检查、处理变质或超过保质期限的食品、原料。
第三章食品加工的卫生要求
第六条各组成员每日必须对照明、通风、排烟、降温、空气消毒装置和防蝇、防尘、防鼠,污水排放等设施设备进行检查,并通知工程人员定期对相关消毒设施进行维护、保养;
第七条餐前必须认真检查待加工的食品及食品原料的质量,发现有腐败变质或其他感官性状异常的,不得加工和使用;
第八条各种食品原料在使用前必须洗净,蔬菜必须与肉类、水产品类分池清洗,禽蛋类在使用前必须对外壳进行清洗,必要时进行消毒处理;
第九条加工食品必须烧熟煮透,加工后的熟食制品必须按照<食品卫生法>规定与半成品分开存放,防止交叉污染。
第十条用于原料、半成品、成品的刀、墩、板、桶、盆、筐以及其他工具、容器必须标志明显,使用前应当严格消毒,做到分开使用,定位存放,用后洗净,保持清洁。
第十一条厨部勤杂洗碗工必须保证餐饮用具使用前洗净、消毒,符合国家有关卫生标准,未经消毒的餐饮用具不得上桌使用,禁止重复使用一次性使用的餐饮用具。
第十二条所有餐饮从业人员必须持有健康检查证,并经过上岗培训合格后,方可参加工作,凡患有消化道、呼吸道等传染性疾病(包括病原携带者)及其他有碍食品卫生疾病的,不得从事食品加工、销售工作。
第十二条处理食品原料前、后,必须用肥皂及流动清水洗手,接触直接入口食品之前应当洗手消毒,工作中必须穿戴整洁的工作衣、帽,头发应当梳理整齐并置于帽内;
第十二条餐饮从业人员不得留长指甲、涂指甲油、戴戒指加工食品,不得在食品加工和销售场所吸烟,饮酒后不得上岗;
第四章食品卫生管理
第十三条各成员必须严守酒店各项规章制度,严格材料采购、验收关,对不符合要求的原料不得入库登记使用,对因责任心不强、督导不到位而导致不合格原料流入酒店使用者,分别对餐饮部食品卫生日常检查领导小组组长、副组长处以10分和8分的处罚,并负责赔偿所购变质原材料货款;
第十四条对因各原材料贮存点负责人对原材料监管不力导致食品变质、变味者,分别对组长、副组长处以5分的处罚;
第十五条此规定从即日起开始执行。
四、设计总结
采购部工作流程与管理制度总则为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理,采购部经理职责:负责组织公司所销售产品的采购。对库房的管理工作负责。做好销售员与供方之间的联系工作,帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。对本部门员工制度执行情况负责,对本部门员工的专业知识培训负责,对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人,发现问题及时向公司领导提出奖惩建议,负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成。