文件抄送单位顺序

文件抄送单位顺序篇一：公文规范关于抄送

公文格式

关于“抄送”

1、抄送机关应使用机关的全称或规范化简称，标注位置在主题词之下抄送栏内，左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

2、公文的抄送是将文件在主送的同时发送给与公文有关需要知晓或遵照执行的单位，抄送单位是公文结构的组成部分。行政机关的公文使用抄送比较频繁，但由于抄送单位居于公文的文尾，所列单位不属于文件的主要或直接承办单位，在办文过程中往往容易被遗漏或处理不当，影响了文件贯彻执行的效果。为此，公文的抄送问题应给予足够的重视和恰当的把握。

一、抄送文件的适用范围

根据《国家行政机关公文处理办法》的规定和公文运用中的实际情况，抄送的适用范围主要有以下几个方面：

1．在上行文中，有三种情况：一是受双重或多重领导的机关向上级机关请示，在主送一个机关的情况下，将其他上级机关列为抄送机关；二是因特殊情况越级请示时，应当抄送被越过的上级机关；三是向有关上级机关或领导人报告情况时，可以抄送其他需要了解情况的领导或不相隶属的机关。

2．在平行文中，依照管理职权范围函复平级机关审批事项，涉及重要的政策性规定或执行面较广的，应抄送上级机关，必要时也应抄送相关的平级单位及本系统的所属机构。如省物价局依职权范围复函批准省交通厅提出的全省春运客运基准价格，应抄送省物价局的上级包括国家发展改革委、省人民政府，同时抄送给相关的省直单位，如省发展改革委、省经贸委等，并抄送给下级物价部门。

3．在下行文中，有三种情况：一是向下级制发生要行文，应当抄送上级机关、与文件内容有关联的平级机关；二是向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送该机关的另一上级机关；三是转发上级文件时，一般应抄送被转发的上级机关。

4．在联合发文时，如需抄送，应按照上述原则分别抄送各联合发文机关对应的上级、平级和下级机关。

二、抄送文件的作用与效力

1．备案作用。下级机关发文抄送上级机关，对下级机关来说，是反映情况、汇报工作，便于上级监督、指导，避免在重要决策上出现差错；对上级机关来说，便于了解和掌握下级机关的工作情况，统管全局，加强指导，还可作为决策的参考。

2．协调作用。受双重领导的，抄送非主送的领导机关，便于上级机关明确承办责任，避免相互推诿，同时也表示对非主送的有关领导机关的尊重；抄送平级机关，有利于与本单位业务相关的单位沟通情况、增进了解、协调工作，避免出台的政策相互矛盾，或因不通气而产生误会，影响文件贯彻落实。

3．告知作用。对发文机关而言，通过抄送形式将需要在有关单位知晓的事项告诉受文方，履行告知义务；对被抄送机关而言，通过接收抄送文件知晓发文的意图，便于了解情况或配合工作。

4．执行作用。抄送单位同样是公文的受文机关，现行国家行政机关公文处理办法第十条、第十三款规定：“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关”，明确了被抄送单位依照职能职权除享受有知情权外，还具有执行的义务，即当本地出现同样情况或需要时，也应按抄送文件中的规定执行，而不需就同样内容报请上级单位批准，抄送文件具有作为执行依据的法律效力。既非主送又非抄送的单位如需执行规定，应依照职能职权请示发文单位确定能否执行文件。如：省物价部门批复某市物价部门同意收取某项费用，则各市如

遇到同样需要，都可按文件规定执行；如只批复一个市，没有抄送其他市的，其他市须另作请示。又如省物价部门函复解释或明确某市咨询的某项政策问题，被抄送的各市物价局都应按同一解释执行。

三、抄送文件的行文规则

使用抄送除遵守上述第一条列举的规则外，还应注意以下几点：

1．切忌乱抄乱送。发文机关要根据公文内容与性质、机关或领导人的职能职权及工作的需要、保密需要来确定抄送名单，少了不利于工作，过多过滥会使受文机关以及发文机关本身不胜负担。

2．抄报、抄送统一使用“抄送”。新的国家行政机关公文处理办法，已将过去区分抄报用于上级单位、抄送用于下级单位，改为统一使用抄送。至今仍有一些单位继续使用抄报，这是不符合现行行政机关公文处理规定的。

3．请示件要慎列抄送单位。一是不宜抄送下级机关；二是确实需要抄送平级单位的，也应严加控制抄送范围，因为上级未批准时，文件的内容尚未确定，还处于内部研究决策阶段，故不宜让信息扩散，否则会使工作被动甚至造成不良后果；三是有的单位为了争取领导重视，将请示件抄送许多上级领导，这样将影响上级单位正常的公文流转。

4．抄送的排列顺序。一般按机关性质和隶属关系掌握，依据国家、省、市级单位层次顺排，如确需抄送上级领导的，可先排个人，再排单位。

还需要指出的是，被抄送机关要妥善处理所收文件。只需知晓而无办理责任的被抄送机关应将文件送有关领导或业务人员了解文件内容；发现抄送文件有政策问题的，应及时将意见反馈发文机关；与本单位关系密切需要贯彻执行的，应将文件转入办文环节，并妥善保管文件以备使用。

文件抄送单位顺序篇二：文件制度

文件管理制度

第一节 总则

一、为提高办文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，规范公司文件管理工作，特制定本制度。

二、公司文件是传达公司战略方针，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导工作、报告情况、交流信息的重要载体。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。

三、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一印发、传递、保管和立卷归档，并负责对文件精神的贯彻执行情况进行监督。

第二节 文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。

四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

六、批复。答复请示事项用“批复”。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求协助等，用“函”。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者和有关单位人员共同落实的，用“会议纪要”。

第三节 文件格式

正式公文（红头文件）格式

一、 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。

1、涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。不涉及公司秘密的公文无需标注。

2、发文部门标识应当使用发文部门全称或者规范化简称；联合行文，主办部门排列在前。发文部门标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报公文的发文部门标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出空白供上级部门批示文件使用；发文部门标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文部门以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办部门名称在前,“文件”二字臵于发文部门名称右侧，上下居中排布；如联合行文部门过多，保证公文首页显示正文。

3、发文字号由发文部门代字、年份和序号组成。联合行文，只标明主办部门发文字号。发文字号在发文部门标识下空2行，用3号仿宋体字；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。行文应当注明签发人，签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

4、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文部门。公文标题中除规章、制度名称加书名号外，一般不用标点符号。文件标题应在红色反线下空2行，用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中摆布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5、主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。

6、正文（含主送部门名称和落款）：用3号仿宋字，一般每面排22行，每行28个字。文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

7、公文如有附件，在正文下空l行左空2字用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。

8、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。成文时间及印章：成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。单一部门制发的公文在落款处不署发文部门的名称，只标识成文时间，成文时间右空4字。

9、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办部门加盖印章；联合下发的公文，发文部门都应当加盖印章。加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办部门印章在前，两个印章排列整齐，均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文部门名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办部门印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标

识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

10、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

11、公文应当标注主题词。上行文按照上级部门的要求标注主题词。“主题词”三字用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目按照《国务院公文主题词表》的分类进行编制，用三号宋体字，词目之间空1字。

12、抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送部门，在主题词下l行；用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门后标句号。如主送部门移至主题词之下，标识方法同抄送部门。

13、页码用半角阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm。空白页和空白以后的页不标识页码。

14、文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订，双面印刷。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

15、凡公司对外文件均应严格按照上述格式要求（见附件1），公司内部文件可以参照上述格式要求（见附件2）。

16、附件2是一般内部文件的参照格式，发件人需要写明发文单位的全称。编号是由阿拉伯数字组成，前8位是成文日期即负责人签发日期，如：20070616，后两位是文件的顺序号，如：01。

第四节 文件和资料的拟写要求

一、 符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。若提出新的公司政策规定，要切实可行、并加以说明。

二、 情况确实、观点明确、条理清晰，文字精炼、书写工整、标点准确，篇幅力求简短。

三、用词用字准确，人名、地名、数字、引文规范。文内若使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。引用公文应当先引用标题，后引用发文字号，日期应当写具体的年月日。

四、须使用国家法定计量单位。

五、文件资料中的数字，除成文日期、词、词组、惯用词，以及具有修辞色彩的句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

六、文件资料送领导批签之前，应当先由有关职能部门领导审核，审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律法规、方针政策及有关规定；是否要与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、行文格式等是否符合本制度的有关规定。

第五节 文件和资料的审批程序

一、公文审批要求

1、上行公文必须由总经理签发。

2、公司各单位根据职责权限起草的与公司各部门相关的公文，应填写《发文稿纸》，经部门领导审核，主管领导批准后，由本单位按要求印刷，由总经办盖公司印章下发。

3、公司各单位根据职责权限起草本单位相关公文，经部门领导审核，主管领导批准后，由本单位加盖本部门印章并印发，抄送总经办。

二、规章制度审批要求

1、公司管理体系文件由相关部门组织起草，应填写《发文稿纸》，经部门领导、主管领导审核，总经理批准后，由总经办按《发文稿纸》要求的印发数量和发文流向盖公司受控印章印制下发。

2、临时性管理文件由相关部门组织起草，经部门领导审

文件抄送单位顺序篇三：谈谈公文的主送与抄送

谈谈公文的主送与抄送

作者：青海省政府办公厅••陈松林

••••公文中的主送（常称发文抬头），是指对公文负责答复、办理的机关，它是受文对象的主体。公文中的抄送，是指与公文内容有关、需要知道或协助办理的机关，它是受文对象的次要部分。主送与抄送构成了受文对象的整体。一份公文能否恰当地确定主送机关与抄送机关，直接关系到公文能否正常运行，公文精神能否及时得到落实。因此，如何确定公文的主送与抄送，是一个值得探讨的问题。

••一、公文的主送••••••••

••••确定公文的主送对象，有两个因素：第一是行文关系。它分两大类：垂直领导（包括业务指导）系统中的上行关系和下行关系；非垂直和无隶属关系机构间的平行关系（与之相应的公文被称之为：上行公文、下行公文、平行公文）。第二是公文的内容，即公务需要。机关之间只有在公文内容涉及到对方时，行文才可能发生。 ••••确定上行公文（尤其是请示性公文）的主送对象，一般要遵循三个原则。①主送一个机关。现在有些机关的上行公文经常多头主送，有人认为上行公文送的部门越多，问题就越容易解决。其实恰恰相反。请示公文多头主送，受文的上级机关谁也不便单独答复，问题反而容易搁浅。另外还有党政不分的现象，要求政府或党委单独解决的问题，却同时主送上级政府和党委，使得政府和党委都不便直接办理；或者要求政府解决的问题，却单独以党组或党委的名义向上级政府主送，造成工作脱节。因此，应强调请示公文主送一个上级机关。如果一个机关受双重领导，该机关的请示公文确需报请双方领导机关时，应根据公文内容主送一个上级机关，同时抄报另一个上级机关。这样被主送的上级机关就会视情况与另一个上级机关协调，并负责答复请示的问题。要求解决经费、物资、人员编制内容的公文，应当以政府或部门（指上一级政府所属部门）的名义主送上级政府。如果认为需要上级党委知道的，可以并报。公文主送应将政府放在前面（例如主送省政府的报告认为需要省委知道时，应写成：“省政府并报省委”，而不要写成“省委、省政府”）。②不越级主送。根据行文规则，上报的公文一般情况下应按隶属关系逐级上报，主送直接上级机关。特殊情况下必须越级行文甚至主送更高层的上级机关时，必须将公文抄报越过的直接上级机关。③不宜以机关名义向领导个人主送。在实际工作中，有些机关经常向上级机关领导者个人主送机关的正式公文，这种作法很不妥当。公文主送领导者个人，一是容易误事。一旦该领导同志外出，公文就可能被搁浅，别人也不便办理。二是不利于正确决策。公文主送个人，上级机关具体承办业务的人员有时掌握不了情况，无法根据全局综合平衡、协调工作，及时向领导提供准确决策的依据，容易导致决策失误。三是不符合集体领导的原则。在受文主体上，领导者个人是不能代表组织的。根据中央办公厅和国务院办公厅关于报送文件的有关规定精神，除上级领导同志专门交代或有特殊情况外，不宜向上级机关领导个人主送机关公文，文件抬头都要写给上级机关。笔者认为，如确需向上级主管领导者个人请示问题，反映情况时，最好是以机关负责人个人的名义向上级主管领导者行文。

••••下行公文的主送，与上行公文稍有不同。视公文内容需要，它可以主送一个机关，也可以同时主送数个机关。上级机关答复某一下级机关请示的问题时，一般来说只主送这一下级机关（如批复性公文）。当答复的问题带有普遍性，需要其它下级机关知道或参照办理时，可采用抄送的形式。如国务院办公厅主送给湖北省人民政府办公厅的《关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问题的复函》，已成为全国各级政府执行的文件。上级机关向所属下级机关布置工作、发布命令、决定、行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文等，要求下级机关办理或共同执行事项时，常常主送所有或数个直接下级机关。与上行公文的主送一样，下行公文的主送一般也不宜越级，确需越级时，也要抄送越过的机关。另外，下行公文也不宜以机关名义向个人行文。

••••平行公文的主送，情况比较复杂。由于平行公文的特殊性，可以不分地区、不分职别的确定主送对象，但它要分机关或单位的性质，要求具有行文关系这一条件。比如Ａ省要在Ｂ省的ＸＸ市建立干休所，Ａ省人民政府的有关职能部门就可以与Ｂ省ＸＸ市政府以“函”的形式联系建立干休所的有关事项。因为Ａ省政府的有关职能部门与Ｂ省ＸＸ市政府具有行文关系，他们之间的行文是平行公文（有人认为只有在具有隶属关系时，才具有行文关系，这是对行文关系的片面理解）。如果说某一政府将正式公文（包括平行公文，如“函”）主送给某一宗教寺院，人们一定会感到不可思议。由此可见，平行公文的性质虽然特殊，使用虽然广泛，但也是有限

度的。其主送对象的确定也不能违反具有行文关系这一前提。那么如果政府确有公务涉及宗教寺院时应如何处理呢？笔者认为，政府应将其公文主送政府主管宗教事务的职能部门（如民族事务委员会、宗教局等），由其职能部门按职权行事。企业与政府之间的公务活动也基本如此。

••••公文抬头的书写，按有关规定，当主送机关不只一个时，机关名称的排列首先是主办机关，其次是其他机关。在这个原则下，按党、政、军、群的顺序排列（联合发文或平行公文，如周知性通知，有可能出现同时主送党、政、军、群有关部门的情况）。还有些公文，主送单位不宜做抬头（例如会议纪要、颁布的条例、法规等，这些公文通常要求在标题下面注明公文公布或通过的时间。若再放抬头，就破坏了公文的完整性，显得很不协调），这时可将公文的主送机关放在文尾抄送栏中抄送机关的上面，其作用与放在前面是一样的。国务院的一些文件就常采用这种方法。这里要特别强调一点，视公文需要，主送机关放前放后均可，但切记不可遗漏。一份本应有主送机关的公文如果没有标明主送机关，那就是无的放矢，公文就失去了应有的效力。

••二、公文的抄送••••••••

••••公文的抄送又分抄送与抄报两种情况。

••••所谓抄送，是指对平级、下级或不相隶属的机关；而抄报则是指对上级机关。这里所说的上级机关，是指具有隶属关系的上级机关。

••••在实际工作中，无论是抄送还是抄报，都要注意下列几个问题：

••••１．抄送（报）只限于同文件内容有关，需要对方知道或协作的机关，不能滥抄滥送。但也要注意不能漏抄漏报，以免工作脱节，不利于协调一致。

••••２．请示公文不要同时抄送下级或同级机关。

••••３．向下级机关的重要行文，要抄报直接上级机关。

••••４．向下转发上级机关的文件，不要再抄报上级机关。

••••５．上级机关向受双重领导的下级机关行文时，要注意抄送另一上级机关。

••••６．联合发文、或主送中已有的机关，不要再抄送。

••••严格地讲，公文的抄送也必须具备有行文关系和公务需要这两个条件。因为受文机关与发文机关之间的行文是建立在这两个条件的基础上的，因此，抄送机关作为受文对象的一部分也必须具备这两个条件。对于没有行文关系的机关或单位，是不能将公文抄送的。

••••公文抄送机关顺序的排列，按有关规定，应是党、政、军各部门或单位；人大常委会办公厅（室）、政协办公厅（室）、法院、检察院另起一行，排在后面。

••••最后顺便谈谈公文的发送。笔者近来发现，对有些机关，发文机关既不能主送，又不宜抄送，但公文的内容和精神又需要其了解时，就常采用发送的形式。由于接收公文的单位或机关不属于受文对象，因此它可以不受行文关系的限制，发送机关也不在公文上标明。比如国务院的公文，是不能主送或抄送省、市级法院和检察院的，但国务院的有关精神又需要这些机关了解，因此，就常采用发送的形式。各地在遇到此类情况时，不妨也试一试。

文件抄送单位顺序篇四：红头文件、公文格式和红头文件的制作及标准

×××××管理有限公司

纸质公文格式

综合管理部

二○○四年九月二十日编制

说明：本纸质公文格式样本共8页，按照国家标准GB/T9704－1999并结

合公司实际情况制定。

特 急

×××××管理有限公司文件

物业××字„2004‟××号 签发人：×××

关于×××××的通知(批复、函)

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

—1—

公司B密★一年 特 急

×××××管理有限公司文件

签发人：××× 物业××字„2004‟××号 ×××

关于×××的请示

××公司：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

—1—

×××××××××××××××××××××。

附件：1、××××× 2、×××××

二○○三年×月×日

（联系人：×××，电话：××）

—2—

××××××××××××××。

附件：1、××××××××

2、××××××××

二○○三年×月×日

主题词： ×× ×× 抄报： 抄送：

文件抄送单位顺序篇五：公文中的主送与抄送的区别

公文中的“抄送”和“主送”还有“抄报”区分 抄报：是把文件在主要报送（一般文件主送单位要在开题写明，如：中共吉林大学党委组织部：根据……）主管部门的同时，向其他相关上级部门报知此事，以便于今后的工作。

抄送：是指把文件送与相关平级、下级部门，知会此事，便于信息共同，利于以前工作的结果沟通，当前工作进展协调和今后工作的步调一致等。

二者区别之关键在于一个“报”和“送”。

一、主送:

行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关，上行文应当坚持一个主送机关的作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。确定上行文主送机关的规范是：

1．请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。

2．受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。

3．除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名

义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

二、抄送

抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。

1．应当抄送的情况

（1）除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关；

（2）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；

（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；

（4）下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关；

（5）上级机关越级向下级机关行文时，可以抄送受文机关的直接上级机关。

2．不应当抄送的情况

（1）请示不得抄送其下级机关；

（2）接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送；

（3）凡与公文办理无关的单位一律不予抄送

文件抄送单位顺序篇六：发文格式(正式文件发文样式)

一、公文用纸格式

公文用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米）单页，也可采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。张帖的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文用纸要符合档案保护技术要求。

公文用纸的页边与图文区尺寸。公文天头（上白边）宽20毫米+05毫米；地脚（下白边）宽7毫米+05毫米；装订边（左白边）宽20毫米+05毫米；翻口边（右白边）宽15毫米+05毫米。

国内通用16开型纸图文区尺寸为：长233毫米，宽149毫米；国际标准A4型纸图文区尺寸为：长270毫米，宽175毫米。

二、公文印制格式

公文图文区用字一律从左至右横写、横排。少数民族文字的公文，则按其习惯书写、排印。公文的书写和印刷，必须使用规范的汉字，不能使用异体字、繁体字和未经国家语委公布的简化字。标点符号、字体、字号、数字以及计量单位使用要准确、规范。发文机关的版头推荐用黑变体字（高22毫米、宽15毫米）或初号宋体字，联合行文时，推荐使用小初号宋体字；公文大标题使用二号宋体字，小标题使用三号宋体字；密级、紧急程度和各种标记字符或其它重点字使用三号黑体字；主题词使用三号宋体字；发文字号、主送机关、正文、附件、成文时间、附注、抄送机关、印发说明等一般都彩三号或四号仿宋体字。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。计量单位须使用国家法定计量单位。

正文开头和每一段落首行空两个字，回行时顶格。正文文字的每行宽度与图文区宽度相等。

页码是标记公文张页的顺序号，用阿拉伯数码标注，数字两侧各标一短横。单面印刷公文，页码位于每页图文区右下端；双面印刷公文，正面为单数，页码位于每页图文区右下角，背面为双数，页码位于左下角；没有图文区的页面不标页码。

公文一律在左侧装订，不要在天头装订，不要压住文字，也不能只订一颗订书订。

三、公文文面格式

（一）发文机关（亦称“版头”、“文头”）

版头是发文机关的标志，它具有法定性、权威性和效用性，通常套红，以示庄重。常用的公文版头形式有三种：

1、由发文机关名称加“文件”二字组成。

例如：国务院文件

2、只用发文机关全称或规范化的简称作版头。

例如：安徽省人民政府

3、几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，可用主办机关（安徽省人事厅）的名称加“文件”二字作版头？（例1），但发文机关署名应标联合行文单位的名称；也可用几个同级机关的名称加“文件”二字作版头（例2），但应将主办的机关排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。

例1：安徽省人事厅文件

例2：安徽省人事厅

安徽省科委文件

安徽省财政厅

4、有时根据工作需要，同一机关还可以制发专用公文版头。

例如：***人民政府令、***人民政府任免通知

发文机关名称必须使用全称或规范化的简称，一般用22毫米*15毫米（高*宽）黑变体字。联合行文，应视机关多少，选择大小适当的宋体字。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。版头和版头下的一条细实横隔线（宽140毫米，高1毫米），居中套红印在公文首页图文区第13行—22行和37行—46行区域内。

为了保证公文的权威性、严肃性，除“公告”、“通告”不用公文版式头外，其它各类公文均需使用公文版头。发文机关的公文版头一经确定，不可经常变动。

（二）密急

密级是指公文内容涉密的程度。公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”，“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号。密急在公文首页发文机关版头的左上角区域内标注。密急的标识为一个五角星，即“”，五角星之前标密急，五角星之后标期限，如：机密20年。

密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给的顺序编号。一份文件一个号，依次流水编列，以便查对和清退。份号使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注。如：某份文件份号为“000068”就说明这份文件是总印数中的第68份。

（三）紧急程度

公文处理必须做到及时、准确、安全。紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急事项的及时处理。文秘部门处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。特别是急件，要贯彻“急事急办、特事特办”的原则，抓紧办理，行文时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情况下，也可以标明“在*日*时送达”。紧急程度在公文右上角标注。公文标题内有“紧急”二字的，如“关于**紧急通知”等，也应视同急件处理。

（四）发文字号（亦称“文号”）

发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个部分组成。年度使用公元纪年，用阿拉伯数字，两侧用方括号“[]”。例如：皖政[1997]18号，“皖政”是安徽省人民政府的代字，“[1997]”是发文的年度，“18号”是1997年发文的顺序号。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关加“文件”二字组成文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中；只用发文机关作文头时的文件，发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。

上报的公文，应注明签发人。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置，或标在横线之右下角、文件标题之上。同时，发文字号则移至左侧。

机关代字应相对稳定，不可经常变动。为保证发文字号规范，防止重号、漏雨和错号，发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写。

（五）公文标题

公文标题是对公文主要内容的揭示。要求做到准确、简要。规范化的公文标题一般应由发文机关名称、公文主题（事由）和公文种类三个部分组成。除三个部分外，在发文机关名称与公文主题之间加个介词（如：“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字。例如：“国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”，其中：“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于”是介词，“发布《国家行政机关公文处理办法》”是公文主题，“的”是结构助词，“通知”是公文的种类。标题除发布法规性的文件可加书名外，一般不用标点符号。

公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列。

当遇到下列情况时，公文标题可以省略发文机关名称或公文主题组成部分。

1、使用正式的套红文件版头，公文标题可以省略发文机关名称。例如：“关于印发《安徽省行政机关公文处理实施细则》的通知”。这份文件是使用“安徽省人民政府办公厅”机关固定的文件版头印发的，因此，公文标题就省略了发文机关名称。

2、印发公布性文件时，有的公文标题可以省略公文主题部分。例如：“铜陵市人民政府令”。

经会议讨论通过或批准的公文，可在标题下加题注，在圆括号内注明某年某月某日经某会议讨论通过。 公文标题字数不宜太多，可视情况分一行或多行排列。公文标题多行排列时，尽量不要把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开，以防产生歧义。

（六）主送机关（亦称“抬头”）

主送机关是指发文机关要求对公文进行办理或给予答复的机关。主送机关应使用全称或规范化的简称；主送机关不是一个时，应按其性质、级别以及有关规定或惯例依次排列；同类型机关可使用统称，如“省政府各部门”。主送机关应明确、具体，标列在公文标题的下方、正文之上，从左至右顶格书写，回行继续顶格，未尾加冒号。

主送机关的确定，应注意以下几个方面：

1、上行文是向上级机关请求指示、批准事项以及汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用。

2、平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项工作时使用的一种公文，主送机关可以是一个，也可以是多个。

3、下行文是上级机关要求下级机关周知、办理或执行事项时使用的一种公文。这种公文如发行范围大，主送机关可用统称。

4、张贴性在需广大群众周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不标主送机关；经会议讨论通过的公文，如：“决定”、“会议纪要”、“令”，主送机关名称则移至文尾抄送栏上方标明。

5、对参阅性文件，不需要明确的主送机关，可将“主送”“抄送”合并为“分送”，印在原“抄送”位置。“分送”栏一般分为三个层次：一是上级领导；二是文件内容涉及的有关单位；三是应抄送周知的单位。

（七）正文

正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容、传达发文机关的意图。撰写公文总的要求，内容符合党的方针、政策和国家的法律、法规，情况准确，措施、要求扎实具体，观点明确，条理清楚，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。

当正文占满了公文用纸的全页，发文机关署名和成文时间不得不转下一页时，必须在下一页的首行标注“此页无正文”并加圆括号，然后在下方的适当位置标注发文机关署名牌成文时间。

（八）附件

附件是指附在正文后面的文件、材料、图像和声像资料等，是某些公文的重要组成部分。附件有的起补充、阐明作用，有的起说明、注释作用，有的起证实、执行作用。附件应在正文之后成文时间之前注明顺序和名称。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件应放在正文未页后面一起装订。被印发、批转、转发的公文应视为正文，不能作为附件处理。

（九）发文机关署名

公文除电报、会议纪要外，大部分文件的发文机关署名都应加盖印章。

印章是代表机关组织或领导人的象征，是行使法定职权的一种印信凭证。法定机关印章具有法定性、权威性和效用性。公文盖上印章，是表示发文机关对文件正式生效和确认无误的一种凭证。

印章与公文版头一样，都必须使用全称或规范化的简称。用印位置在成文日期的中间偏上，要求上不压正文，下骑年盖月。印章必须盖得端正、清晰。

（十）成文时间

成文时间以领导人签发的日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人签发的日期为准；会议讨论通过的公文，一般以讨论通过的日期为准；电报，以发出日期为准。

成文时间一般在正文之后的右下方专行标注。会议讨论通过的公文，如决议、决定、条例等，一般应用小于标题的字体将会议讨论通过的时间和会议名称在公文标题之下居中标注，并加圆括号。

成文时间一般应是公文正式生效、执行的日期，但是发布法规、规章的公文，除了标注发布时间外，还专门公布具体实施的年、月、日。成文时间使用汉字写明年、月、日，年度使用公元纪年全称，不得简写或省略。如：1997年1月8日，既不能写成“97年1月8日”，也不得写成“九八、元、八”。成文时间必须按规定标注，切忌标注拟稿、审稿或打印时间。

（十一）附注

附注用于说明公文中在其它区域不便说明的事项。如需要加以解释的名词术词、或用于表述公文的传达范围等。附注的内容，一般在成文日期的左下方、主题词的上方，另行标注，并加圆括号。如：“（此件发止各乡、镇人民政府）”；“（此件至**月**日对外公开）”等。

（十二）主题词

主题词是为实现办公现代化的要求，便于计算机管理公文和提高查找率、查全率，根据公文基本内容按照一定的规范优选的词或词组。

公文应根据内容和文种标明主词题。

（十三）抄送机关

抄送机关即需要了解公文内容以便协助办理或周知的机关，应标注在公文主题词下端、印发机关之上，上下用两条等宽的平行细实线（宽140毫米，高1毫米）作为界线。抄送机关在“抄送：”后面依机关性质、职权、隶属关系用其它逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范化的简称，移行时与上一行平行书与。抄

送机关一般按上级、平级、下级机关的次序排列，同级机关按党、政、军、群次序排列。不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号，同一级别、同一性质的单位之间用顿号。

（十四）印发（翻印）机关、印发日期

印发（翻印）机关、印发日期统称为印制版记。印制版记列于抄送栏之下，左侧注明印发（翻印）机关钱称或规范化简称，右侧注明印发（翻印）日期，右下角注明印发份数。

文件抄送单位顺序篇七：企事业单位正式公文格式范本

xxxxxx汽车销售服务有限公司文件

公文处理办法

正文为3号仿宋体字。空两字书写。

主送机关名称下一行，每自然段空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。

结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层“（1）”。

公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

公文除“会议纪要”以外，应当加盖公章。 成文日期以负责人签发日期为准。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

除公司行政部外，公司内设部门不得对外正式行文。 “请示”应当一文一事，“报告”不得夹带请示事项。 除公司负责人直接交办的事项外，不得以本部门（分公司）名义向公司领导报送“请示”、“意见”和“报告”。

附件：1.xxx计划表 附件：2.XXX登记表

处理办法

文件抄送单位顺序篇八：规范公文格式

关于规范公文格式的通知

（标题，黑体小2号，不加粗）

（抬头）各部、车间、处室：

（正文，仿宋GB2312）

为规范文书格式，提高工作效率，保证公文流传的需要，特将公文基本格式通知如下：

一、公文一律使用A4纸，文件标题使用小2号黑体，不加 粗。

二、文件抬头，即文件发往单位名称。文件抬头位于文件标题之下隔一行左侧顶格位置。文件抬头如有两个以上单位的，应先列主要单位，其次是其他单位。发往公司所属部门的文件，其抬头排列一般为：各部门、车间、处室。

三、少数没有抬头的文件（如决定、通报、会议纪要等），主送单位注在分送栏中、抄送单位之上。

四、文件正文用3号仿宋体（仿宋GB2312），从左至右横写、横排，一般每页排22行，每行排28个字（页面设置为上下左右均为2.7厘米）。结构层次数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语及具有修饰色彩语句中作词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

五、行间距为单倍行距。

六、如有附件，应于正文之下（空一行，顶格）、文件落款之上，注明附件的顺序和名称。主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。

七、文件落款，指正文末尾加盖的发文单位印章和成文时间（注：有单位名称的红头正文末尾不再署写发文单位名称），位于正文以下偏右位置（距右端空2-4个字位置），落款及日期使用word文档的插入格式中的日期和时间，（如：二〇〇七年八月二十日，非：二00七年八月二十日）。

八、落款离正文三行字。

九、如不按行文规范要求拟写报告、请示，行政处不予发文，请各部门遵照执行。

（落款）财务部

（日期）二〇一二年八月二十日

文件抄送单位顺序篇九：主送、抄送、抄报

公文的分类

1、按基本使用范围分为：通用公文（法定公文、普通事务文书）和专用公文。

2、按行文的方向分为：上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等）、平行文（函等）以及通行文（意见、会议纪要等）。

3、按公文的内在属性分为：规范性公文（规定、条例、章程、办法、细则等）、指令性公文（命令、指示、决定等）、指导性公文（批示、意见等）、知照性公文（通知、通报、公报、简报等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、报请性公文（请示、报告等）、记录性公文（会议纪要、大事记等）。

4、按制发机关的性质分为：党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等。

5、按公文办理的时间要求分为：特急公文、紧急公文、常规公文等。

6、按机密程度分为：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的规范程度和约束力分为：规范性公文和非规范性公文。

8、按公文的载体分为：传统纸质公文和电子公文。

公文的文种及其适用范围

自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。其中，决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用。

1、命令（令）

命令（令）属下行文。《国家行政机关公文处理办法》指出：它“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。命令（令）的制发主体有着严格的限定，《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国各级人民代表

大会和地方各级人民政府组织法》规定，只有全国人大的常委会及委员长，国家主席，国务院及总理，国务院各部委及部长、主任，地方各级人民政府和各级人大，才有权力发布命令（令）。党的领导机关可以和同级人民政府联合发布命令（令），但需以行政公文的形式出现。就法院来说，命令（令）仅适用于授予司法警察警衔、奖励有关人员。

2、决定

决定是党政机关共有的一个公文文种，但就适用范围而言，决定在行政机关比在党的机关要广泛得多。在党的机关，决定“用于对重要事项做出决策和安排”，而在行政机关，决定则“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

3、公告

公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。它一般以国家各级领导机关的名义发布，社会团体、企事业单位和基层组织不使用这一公文文种。但事实上，公告的使用范围非常广泛，已经扩大化，如法院的开庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。通告与公告有相似之处，这就是都面向全社会，都是知照性的。但是二者也有明显的区别，这种区别，一方面表现为制发的主体有受限与不受限的不同——公告是有资格限制的，而通告则是任何机关、团体和单位都可以采用的；另一方面表现为涉及的内容有重要程度的差异——公告涉及的是重要事项或者法定事项，而通告涉及的则是各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5、通知

通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。通知与通告的功能相近，其最大不同在于，通知有特定的受文者，通告则无；通知有专指的约束力，通告则仅有泛指的约束力；通知与机关的经常性工作密切相关，通告则与社会事务联系密切，如此而已。

6、通报

通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。公告与通告面向整个社会，具有较强的公众性，通知与通报则主要是面向机关，具有较强的业务性。通知与通报的适用范围有一定的重合，但也有各自专享的“领地”，不能做人为的取舍。

7、议案

议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。议案有其独具的特色，因而是公文中的重要成员。就法院来说，议案适用于人民法院依照法律程序向同级人民代表大会及其常务委员会提请审议事项，主要是法官职务任免。

8、报告

报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。行政机关与党的机关均使用报告这一文种，而且适用范围也基本相同。

9、请示

请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示与报告都属于上行文，两者区别在于，报告只是客观地将有关情况汇报给上级机关，无需上级机关答复，而请示则是将自己无权或无力处理的事项及相应的对策主张反映给上级机关，上级机关必须明确予以答复。

10、批复

批复“适用于答复下级机关的请示事项”。下级机关用请示向上级机关行文，上级机关即须以批复做出相应的答复。

11、意见

意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。意见过去没有被《国家行政机关公文处理办法》作为一个公文文种列出，因其形式相对灵活，适用范围广，可以有效补救行政机关其他法定文种在适用范围和使用效果上的不足，故最新修订、发布的《国家行政机关公文处理办法》将其正式确定为一个机关公文文种。它属于通行文，适用范围非常广泛。

12、函

函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函的答复功能仅仅适用于不相隶属的机关之间，这是它与批复的一点重要不同。

13、会议纪要

会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

党的机关专用的公文文种有：

14、决议

决议被列为党的机关14个法定公文文种的首位，可知它在党的机关公文中居于突出重要的地位。《中国共产党机关公文处理条例》指出：决议“用于经会议讨论通过的重要决策事项”。这里有两点需要注意：第一，从形式上说，决议必须是经会议讨论通过的，就是说，只有拿到党的会议上，提交与会者认真讨论，并得到表决通过的，这样的决议才是合法有效的。第二，从内容上说，决议必须是重要决策事项，就是说，一般的事项、非决策性事项不能采用决议这一公文文种。

15、指示

指示属下行文，“用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求”。就是说，指示主要适用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事无巨细样样说到，只是提出一些原则和要求，工作具体如何开展，还须由下级机关根据各自的实际情况自主决定，所以，指示的文末往往有“望结合实际情况，认真贯彻执行”之类的结束语。

16、公报

公报“用于公开发布重要决定或者重大事件”。相对于通报而言，公报的公开程度更高，而且涉及内容的重要性一般来说也更强。如国务院公报、最高法院公报等等。

17、条例

条例“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”，属规范性公文。就是说，一方面，条例的制发有严格的资格限定，下级党组织不可以制发条例，只有党的中央组织才可以制发条例；另一方面，条例是关于党组织的工作、活动和党员行为的规章制度的具体化，是条文性法规，具有极大的权威性和约束力。

18、规定

规定“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”。规定与条例一样，也属规范性公文。两者的不同之处在于，一方面，就制发的主体而言，规定并无条例那样的严格限定，各级党组织都可以制发规定；另一方面，就适用范围而言，规定往往与特定的时期、特定的条件和背景，以及特定的问题相联系，正因为如此，其时效性更强，而稳定性相对略差。其实，规定不仅用于党的机关，在行政机关和其他机关应用也很广泛，主要用来制定规章制度，但因为它不是行政公文文种，所以必须用通知的形式印发，而不能单独成文印发。

公文的行文规则

1、行文原则。有2条值得注意：

（1）“少而精”的原则。《中国共产党机关公文处理条例》第11条明确规定：“行文应当确有需要，注重实效，少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。”《国家行政机关公文处理办法》也有同样规定。在具体联络协调工作中，也是提倡多人来人往，少文来文往。

（2）不以机关名义向领导个人报送公文原则。《国家行政机关公文处理办法》第22条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’”。

2、行文关系。分为领导与被领导关系、指导与被指导关系、互不统属关系三类。

3、行文方式。根据制发机关划分，可分为单独行文和联合行文；根据接收机关划分，可分为纵向行文（逐级行文、多级行文、越级行文、通行行文）和横向行文。

4、具体要求。（1）恪守隶属关系，一般不越级行文。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。„„不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。”允许越级行文的情形：发生了严重紧急情况；直接上级机关的上级机关越级交办某些事项，同时指令越级上报的；询问只有直接上级机关的上级机关才能答复的某些重要问题或事项，且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系的；数次向直接上

文件抄送单位顺序篇十：政府文件格式

《国家行政机关公文处理办法》规定：公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等组成。

我们一般把公文分成三个部分：文头、正文、结尾

一、文头部分

（一）文件版头（简称版头）：一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中共宜都市委办公室文件”；也有机关名称加文种组成，如“中共宜都市委办公室（通知）”等。版头应用套红大字印在文件首页上端居中。

（二）发文字号（简称文号）：文号由机关代字、年份、号组成，其顺序为机关代字居前，年份居中并加中括号，序号居后。如“鄂发［2005］2号”属于多个单位联合发文的编主办机关文号。（发文字号用3号仿宋体并居中排放）

（三）秘密等级（简称密级）：密级是根据公文机密程度所确定的等级，现行的公文有绝密、机密、秘密三级，保密程度依次递减。密级标注在版头左上方醒目处。（密级用3号黑体字左齐）

（四）紧急程度：是根据送达和办理的时间限度而确定的。现行的公文分“特急、急件”两种，标注在版头左上方如同时属密件，应在密件下方排列。（用3号黑体字左齐）

（五）签发人：是指核准和签署行政公文的机关领导，一般由正职或委托的分管副职领导人实施。凡上行文，如请示报告等，都应在文号下一行右标注：签发人：某某某。（用3号仿宋体字并右齐）

二、正文部分

（一）标题：完整的标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。比如《市委办公室市政府办公室关于进一步规范党政机关组织外出学习参观考察的通知》。这里“市委办公室市政府办公室”是发文机关，“关于进一步规范党政机关组织外出学习参观考察”是事由，“通知”是文种。标题的事由部分习惯由介词“关于”和表达公文主要内容的词组组成介词词组，作为公文种类的定语。事由应当准确简练，概括出公文的主要内容。

公文标题一般不加书名号，如果是批转性公文，就要对转原件的标题加书名号。如“中共宜都市委关于转发《宜都市人大常委会2004年工作要点》的通知”。 公文制作的过程中，在没有明确规定的时候一般都遵循“约定俗成”的原则。比如说：在联合发文的时候，标题的发文机关一行排列，并使用规范性简称。如“市委办公室 市政府办公室”、“中共王家畈乡党委 王家畈乡人民政府”、“镇委办公室 镇政府办公室”等等规范性简称。

（标题要求用2号标宋、小标宋或中宋）

（二）主送机关：是行文的主要对象，与抄报和抄送共同构成受文机关。主送机关是公文递送的对象，也是发文机关要求接受和处理、承办这份公文的机关。准确确定主送机关是行政公文发出后得到及时办理的关键，因此要根据公文内容和单位的隶属关系及职权范围来确定。如：“各乡、镇、街道办事处、市直各单位”。

（主送机关用3号仿宋体）

（三）正文：是公文的核心部分，基本内容要在这一部分表述，从总体上说，正文由开头、主体、结语三个环节构成。开头一般是交代发文的根据、目的和原因，说明文件的重要性。主体部分是交代公文事项和要求的部分，要求是具体明确、层次分明、突出重点、注意内在的逻辑性。结语部分往往因内容的不同或各地方关系的不同而有所差异。有习惯用语式，如“特此通知”、“特此公告”。有提出要求式，如“请遵照执行”、“妥否，请批示”、“当否，请指示”等。（正文用3号仿宋体，正文一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体，三级标题用3号宋体）

注意几点：一是正文中的数字用阿拉伯数字。二是计量单位的标注要符合国家标准和国际惯例（比如：吨、公斤等）。三是在正文中引用其它公文时应先引标题，后用括号标注发文字号。四是正文中小标题序号和字体如下： 一级标题用中文一加顿号：一、 3号黑体

二级标题用中文一加括号：（一）3号楷体

三级标题用阿拉伯数字1加顿号： 1、3号宋体

四级标题用阿拉伯数字1加括号：（1）不变体，同正文

（四）附件：附件是随文而发的文件、材料，一般对正文起补充、说明和印证作用；也有的附件实质上就是正件，而正文则是批示意见、发布说明、所做按语。附件因正文需要而设，如有附件必须在正文换页之后，版记之前，并且在正文之后，落款之前必须标注“附：。。。。。。”（附件标题用2号黑体，正文一般用3号仿宋体，如有特殊情况了可用其它字号字体）

（五）发文机关：即落款、署名，是公文的法定作者，一般以机关全称或规范化简称写在文尾的右下侧。

需要注意的是：党委和政府发文机关落款不同，党委文件发文机关必须标注，政府机关的文件如果标题有发文机关的，落款可以省略。（发文机关用3号仿宋体）

（六）发文时间：就是落款日期，应以领导人签发或会议通过的时间为准，如果是联合行文，以领导最后签发日期为准。

需要注意的是：党委系统用阿拉伯数字标注（2005年6月20日），政府系统用中文数字标注（二OO五年六月二十日）（成文日期用3号仿宋体）

（七）印章：公文印章除会议纪要以外，一般要加盖发文机关印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章应盖在年月日上方中间，要求上不压正文，下要“骑年盖月”。 印章的使用，党委和政府也有不同。党委部门的下行文如是铅印或胶印的可以不用印（包括党委政府联合行文，上行文要用印）。凡是政府部门印发文件都必须用印。

三、版记部分

（一）主题词：主题词是说明公文内容核心的，要用能说明问题的、起关键作用的规范化名词或名词性词组来表述，供制作索引和计算机检索使用；上报的文件，应当按照《公文主题词表》内的词和词组标注主题词。（格式应为：主题词三个字用3号黑体并加注冒号，主题词内容用3号宋体）

（二）抄送（抄报）机关：是指所发公文所涉及的机关、单位，其中有的是需要协助办理的，有的是需要了解、知晓公文内容的，有的是为了备案的。抄送与抄报的区别在于：抄送用于平级和不相隶属的机关，抄报用于上级机关和其领

导人。抄送和抄报应既要防止漏抄漏报，又要防止乱抄乱报。位置在主题词以下，印发版记之上两条黑线中间的区域，抄报在上，抄送居下。（字号用4号仿宋体）

（三）印制版记：是指对印制文件单位、时间及份数的说明。印制单位左齐，印制时间后加“印发”（上行文加“印”）字样后右齐、用黑线隔开后加印制份数（右齐后退一格）。（版记用4号仿宋体）