办公室管理学内容

办公室管理学内容篇一
《办公室管理学》

办公室管理》重难点(1)

为帮助同学们更好复习，现将一下题作一提示性的解答和评讲，供同学们参考。 以下彩色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。 本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。 办公室实务工作一览表

序号 国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企）

1 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函。 记录上司指令及会谈、会议内容。

2 文书制作 复印资料。 打印文稿及表格。

3 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的处理。

4 档案管理 档案管理。

5 会议组织 安排会议事务，并做会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。

6 调查研究 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 7 信息资料 准备好公司要公开的资料；

替上司收集演讲或报告的资料；

整理并组织好粗略的资料。 收集及整理各种信息。

8 信访工作 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。 接待宾客和员工的来访。

9 接待工作 接待来访宾客；

替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。

10 协调工作 以电话往来维持和外界的良好公共关系。 11 督查工作 督导一般职员或速记员。

12 日程安排 替上司定约会并做好记录；

为上司安排旅行或考察。

13 日常事务 阅读并分类信件；

自动处理例行的事务；

替上司保管私人的、财务的或其他的记录。 通讯事务、电话；

照料上司身边的琐事。

14 办公室管理 办公室环境的布置和整理；

保管办公室设备及用品。

15 其他临时交办的事项 以速记记下上司交待的事项；

执行上司留在录音机中的吩咐。 执行上司交办事项。

16 替上司申报交纳所得税及办理退税。

17 外出办事，如银行、邮局等。

18

同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。

在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，

可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。

二、办公用易耗品主要包括哪些？

本题主要考核本课程的第一章第5点的“办公用品的种类”这一知识点。 办公用易耗品主要有：

1．信封、纸张；

2．软盘、光盘等；

3．铅笔；

4．圆珠笔；

5．签字笔或钢笔；

6．修正液或修正带；

7．印盒；

8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

9．小刀；

10．日历等；

11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

本题在书上有明确答案，得分率很高。主要认真阅读教材，就能答对。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

本题主要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。 文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。

2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。

同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何。

本题虽然在书上有现成的答案，但是还是需要同学们进行一定的归纳再答题。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。 本题主要考核本课程的第二章第1点的“按照„优先顺序‟处理工作”这一知识点。 在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：

1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？

C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。

2．对于A类事情再进行分类，分为：

重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。

3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。

本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。

1．请示方法和报告方法；

2．计划方法和总结方法；

3．受意方法；

4．传达方法；

5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法；

7．分工方法与合作方法。

本题主要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思路作答即可：

1．首先简要说明此种方法：

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。 受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

2．结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。 才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。

《办公室管理》重难点(2)

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。以下为参考答案： 同：

1．都应先问好，再传达自己的信息；

2．都应保持耐性、热情的态度；

3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

4．都应简明扼要表达自己的意思。

异：

1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。 本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析再作答。以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自己归纳一些要点。

二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。

本题主要考核本课程的第三章第3点的“电视会议”和“交互式电话会议”这两个知识点，并对这两个知识点进行比较。本题答题思路如下：

1．基本用途：

“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。

“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。

2．两者与一般会议的不同：

可以消除时空上的局限性。

3．各自的优劣：

“电视会议”——

优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。 “交互式电话会议”——

优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。

本题得分率很低，因为需要同学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只是本题的参考答案，同学们也可以有自己的看法，言之成理即可。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

本题主要考核本课程的第四章第2点的“邮件的分拣”这一知识点。

（1）按照收件人的姓名分拣；

（2）按照邮件的重要性分拣；

（3）按照收件部门的名称分拣。

本题在书上有明确的答案，得分率很高。

要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。 本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

本题主要考核本课程的第五章第3点的“上司拒绝接见来访者的做法”这一知识点。本题从5个方面进行回答：

1．上司正在开会时； 2．上司繁忙时；3．上司即将外出时；

4．远道来访或有重要事情的来访时。

本题在教材上第88页有明确的答案，在此不再详细说明，请同学们照以上的要点按教材上的详细说明回答即可。

《办公室管理》重难点 (3)

一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案：

1．日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

本题主要考核本课程的第十章第3点的“文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点，本题答题思路如下：

1．提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2．私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

3．财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等

办公室管理学内容篇二
《办公室具体工作内容(适合中小企业)》

办公室管理学内容篇三
《办公室管理知识整理》

办公室管理

教学大纲

PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论 PART 2: 办公室人员与管理优化

PART 3: 事务篇——办公室日常事务管理 PART 4: 业务篇——办公室行政业务管理 PART 5: 自动化篇——办公室管理的自动化

PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论

·办公室

一、办公室的概念——什么是办公室？

二、办公室的地位和作用——为什么要学习或研究办公室？ 三、办公室的性质

四、办公室的职能——办公室通常能做些什么？ 五、办公室工作及其特点 ·办公室管理

六、办公室管理的概念 七、办公室管理的内容 八、办公室管理的目标

一、办公室的概念 1. 办公室的内涵

办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务的综合部门，直接协助上司、领导综合办理行政事务和辅助管理。

3. 办公室的当前类型

三、办公室的性质

 综合性——工作内容

 服务性——工作宗旨 四、办公室的职能

1.

办公室工作职能与秘书工作职能的差异

思考：办公室的权力有多大？领导有多大的权力办公室就有多大的权力VS没有权力

办公室职能的“四个转变”

 从偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变；

 从单纯收发传递信息，向既收发传递信息又综合处理信息转变；  从单纯凭老经验办事，向实行科学管理转变；  从被动服务，向主动服务转变。 五、办公室工作特点及内容 1. 办公室工作特点

工作政策性强；头绪多，综合性强；要求高，服务面宽；联系广，协调任务重；机要保密性强；被动性与突击性；

现代办公室工作的新特点：信息化、效率化、多功能化P9 2. 办公室工作内容概括与列举P5 六、办公室管理的概念

为科学而高效地履行办公室职能、发挥办公室作用而形成诸如机构设置、人员配备、物质条件的优化、管理制度和方法的建立等一系列的管理活动和管理关系。 七、办公室管理的内容

八、办公室管理的目标

三种观点：系统论；效率论；自动化论；科学论P18

办公室管理的科学化：规范化、程序化、制度化

西方办公室管理理论

 泰罗  狄更斯  莱芬韦尔

 海克斯、利托尔费尔德  现代办公室管理理论

我国办公室管理理论

特点：

 对传统管理的继承性  学科定位的准确性  结构内容的包容性

思考题

1. 什么是办公室？

2. 简要概括办公室的地位和作用？ 3. 阐述办公室的性质

4. 办公室的基本职能是什么？ 5. 简要区分办公室工作与秘书工作

6. 什么是办公室管理？办公室管理的主要内容包括哪些？ 7. 如何理解办公室管理现代化？

8. 我国办公室管理理论的特点是什么？

PART 2: 办公室机构与人员

 机构设置  人员配备  办公室主任

一、办公室机构设置P17

（一）办公室机构设置的基本原则：  目标一致原则  职责权一致原则  效率原则  依法设置原则  精简原则  层次管理原则

（二）办公室机构设置现状

 在党政机关，党政系统实行分理制（分部门办公），如中共中央办公厅、国务院办公厅，

是与中央各部、委平级机构，下设局级机构，如信访局、档案局、机关事务管理局；人大、政协系统实行综理制，即秘书长领导下的办公厅，综合承办日常工作。

 在企事业单位，一般参照同级行政机关设置办公室，大企业设有党委办公室、厂长或经

理办公室；高等院校设有党委办公室、校长办公室。在办公室下面，根据具体情况，分别设行政科、秘书科、信访科、收发室、文印室等。

 人民团体一般按同级厅、局级别设立办公室；民主党派参照同级党政机关级别，实行秘

书长领导下的综合办公制，设立办公室。 二、 办公室人员配备

（一）办公室人员的类别 文字型；办事型；技术型

（二）办公室人员个体素质结构

基础办事能力的养成

        凡事计划在先 朝思暮想 小本随身

办公用品齐全，摆放有序 从小事做起 化繁为简 即事即作 一次完成

一般技巧

 参谋技巧  调研技巧  协调技巧 参谋技巧：    

意志坚强 灵活应变 幽默 合作

办公室人员性格特征

办公室人员的心理健康

（三）办公室人员群体素质结构

1.

办公室管理学内容篇四
《办公室工作内容及其管理办法》

办公室岗位职责

1、主持办公室全面工作；

2、负责制定组织实施本部门的工作计划；

3、负责本部门的制度建设及日常管理工作；

4、负责管理公司档案管理及其他法人资料的保管和授权使用

工作；

5、负责管理公司文印室工作；

6、负责公司网络通讯管理；

7、负责写好每周事记，负责汇总公司各种基本情况；

8、负责公司车辆管理；

9、负责公司固定资产和低值易耗品管理及采购工作；

10、负责公司会议管理工作；

11、负责完成董事会、总经理安排的各种临时性工作。

12、管理公司食堂，担负食堂成本核算等具体工作。

13、负责公司文件材料的打、复印和传真的收发、登记工作；

14、负责公司办公室电脑、复印机设备的保养维护工作，出

现设备故障及时通知维修单位上门；

15、全面负责公司公文处理档案管理工作；

16、负责做好公司各类档案资料的搜集、整理和立券归档工

作；

17、做好档案保管及借阅工作；

18、做好印章保管工作；

19、全面负责车辆管理、调度、维修、保养、油料供应等工

作；

20、负责车队人员的定岗、定责、派车、考核、评估、奖罚

等工作；

21、加强司机的职业道德安全教育，提高业务素质，掌握各类车辆的技术状况，建立健全车辆档案；

22、严把用车关，禁止公车私用；

23、确保公司领导及各部门用车，服务周到、安全行车；

24、做好车辆费用预算、公里油料消耗、总结报表，按时报财务部；

25、做好出车记录。

司机岗位职责

1、服从命令，听领导指挥，值班时，不擅自离开岗位，服从值班规定。

2、不私自出车、不私自载人、载货。

3、按到出车任务后，保证按时出车和收车，不得耽误工作。

4、搞好车辆维护保养，保持车内外卫生，做到车容干净整洁、严格执行交通法规及驾驶员规定，保证行车安全。

5、不准借车给任何人。

6、发现机械故障未及时处理；或违章行车者，造成车辆损坏

或其它后果的，全部责任由本人承担。

7、完成任务后，及时检查车辆并向办公室汇报，不准私自在外停留过夜。

8、严守纪律，态度和蔼，安全礼让；保守公司机密。

9、对于因个人主观原因，造成的工作不到位或工作失误，被交警罚款等不予报销，由个人承担。因失职造成重大损失或不良影响者公司将其辞退直至追究刑事责任。

食堂管理员岗位职责

一、严格执行食堂管理制度，不徇私舞弊；

二、严格出入库手续，认真执行验收、签字制度，搞好成本核算。

三、逐月盘点、清库、结帐并及时汇报，伙食帐目要日清月结，根据季节，合理安排伙食标准。

四、合理安排好一周的食谱。

五、监督检查食堂卫生管理。

六、合理安排炊事人员，搞好定岗、考核、评估、奖惩工作；

七、管理员工用餐秩序，认真检查饭、菜、汤情况，以及公物使用情况；

八、严格执行食堂管理规定。

炊事员岗位职责

1、负责食堂饭菜制作，保证按时开餐。

2、遵守操作规程，保证饭菜质量和卫生。

3、合理安排菜样、搭配营养。

二、文印管理规定

1、打字程序

1、本着节约用纸的原则，初稿可利用废纸打印，待校稿完全正确后，再用好的打印纸。

2、办公室对接收的文件材料，必须及时完成，打印完的文件材料，应将原稿和打印文件放在一起，点清份数，及时送交申请打印人员审阅。

2、复印程序

①、复印机由办公室负责使用，其他人员不得擅自动用复印机，因擅自动用复印机致使机器发生故障，影响工作者，对其所造成的一切后果负全部责任。

②、复印量在40张以上的，须经办公室负责人签字后方可复印。

③、办公室对所接收的文件材料，必须及时复印，并将所复印的文件材料装订好，连同原稿一起送交申请复印人员，不要存放于复印室里。

④、复印纸张要进行登记，复印文件所需纸张的数量、类型、材料内容都要填写清楚，经办人签名登记。

⑤、每月底文印员应对各部门和下属公司所复印文件的数量

进行统计，以便清算。

3、传真程序

①、传真由办公室负责，其它工作人员不得私自动用传真机或用传真机打电话。

②、除本市传真外，向其它地区传真文件必须由各部门负责人签字，办公室见签批后的“传真申请单”方可传真。

③、办公室要及时准确地收、发传真文件。

④、收、发传真必须登记备案。

4、要求

①、打字室要保持清洁、干净、文明的工作环境，对其所负责的设备要定期保养。

②、办公室对其所负责的材料及时 掌握用量，需要采购的材料提前一周申报采购。

③、打印文件、材料的过程中，留下的废纸、废文件页，不能随便乱扔或送到垃圾箱里，要及时销毁，以免泄露。

④、当天没有打印完的文件，或已打印未送出的文件要妥善保管，下班时应整理清楚。

⑤、对重要的文件、数据应有备份，一旦发生系统故障，可恢复原始文件数据。

三、文件收集、归档管理规定

1、工作程序

收集→整理档案→立卷归档→档案保管→档案使用

2、工作细节

①、各部门档案由各部门保存，保证档案无一流失。

办公室管理学内容篇五
《办公室工作管理等内容》

办公室工作内容

办公室主要负责公司人员、试用、任用、离职登记，工资审核，考勤登记，公司印章的管理及登记，员工节假日休息时间安排等。

办公室环境管理

1、每位员工都有责任维护办公室的环境卫生，下班前将所有文档存档，保证桌面整洁，保管好保密性文件，及时处理废纸；

2、办公室内禁止吸烟；

3、员工应爱护公共设施、注意公共卫生。

办公室安全

1、员工需要注意用电用水安全。

2、员工均有义务留意办公设备的用电状况，不使用时将设备关闭，以避免长时间待机造成的电力损耗。

3、员工应关注办公电脑的用电状况，待机时应关闭显示器，长时间不使用时(如因故外出)应将电脑关闭。下班时应检查电脑是否关闭，如未关闭请及时关闭。

4、员工离开或下班时应做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开公司的员工应仔细巡查，关闭办公场所、走廊和卫生间电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开灯而使用天然采光。

5、节约用水，反对浪费，用水后应及时将水龙头关闭。

6、各部门的办公区域内，对外的窗户在下班后或在下雨时，必须保持关闭。

7、如发现离开后未关灯者，一次扣10元。

复印机使用规定

1、复印时须本着节约原则，非重要文件应考虑使用二手纸复印或双面复印。

2、复印完毕务必按“OFF”键，使复印机进入待机状态。

3、除个人证件、毕业证、身份证、学历证等个人资料需要复印外，禁止复印其他私人资料。严禁因私大量复印文件、小说、书籍等非工作性文件。

空调使用规定

1、空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或房间无人的情况下应关闭空调，严禁室内无人空调机照常开机。

2、下班后，各空调区域最后一个离开的员工，应自觉关闭各自办公区域的空调，以杜绝浪费。

3、使用空调，应注意节约，夏天在28℃以上方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于25℃;冬天方可开启空调制热，制热温度设置不应高于30℃。

4、使用空调期间，要将办公室的门窗关闭，以确保空调的使用效果。

5、下班后，未关空调者，一次扣50元。属于办公大厅的，扣办公大厅共享区域的所有人；单间的扣单间办公室所有人。

办公室秩序

1、遵守劳动纪律，不得迟到、早退、旷工；

2、每天最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并把所有办公室的灯，空调关掉；

3、不要将私人访客带入办公室；

4、离开办公室前将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好；

5、不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。

电话管理

1、公司的电话主要作为方便与外界沟通，开展业务之用，员工不得使用公司电话服务于私人用途；

2、员工接听电话应使用普通话及礼貌规范用语，接听电话统一首语：您好！国龙公司！员工接听电话应对重要对话做好记录，记录好对方名称、联系人、联系电话及事由，并迅速传达相关人员；

3、与客户或公司领导及同事联系时，先问候对方，并自报某部门某人，简明扼要的告之本次谈话目的和要点，结束时礼貌道别，等对方放下电话后，自己再放下电话。

公司考勤和假期管理制度

一、工作时间

正常工作时间为星期一至星期五。

上午：08：30-12：00

下午：13：30-5：30

中午午休时间为：12：00-13：30

二、考勤

 迟到

员工一律不得无故迟到、早退、旷工或中途擅离工作岗位，迟到10分钟以内扣10元（一个月内可以免除3次迟到在十分钟以内的处罚），一个月内超过三次以上，即累计前三次免除时间，迟到10分钟以上30分钟以内扣30元，累计时间超过30分钟以上者按旷工半天处理；累计1个小时以上者按旷工1天处理，以此类推。  早退

员工一个月内第一次早退，扣减工资10元；第二次早退，扣减工资20元；第三次早退扣减工资30元。一个月累计时间超过30分钟以上者按旷工半天处理；累计1个小时以上者按旷工1天处理，以此类推。

 有下列情形之一者，按旷工处理：

（1）无故迟到、早退超过4个小时的，按旷工1天处理。

（2）若各类假期期满后，未经批准不按时上班或既不销假也不上班的，按实际未上班的时间计算旷工时间；

（3）拒不接受领导分配的工作或擅离工作岗位的，按实际未上班的时间计算旷工时间。

 旷工处理的办法：

（1）旷工半天扣除当天工资；

（2）1个月内累计旷工1天扣除当月工资的5%；

（3）1个月累计旷工2天扣除当月工资的10%；

（4）1个月累计旷工3天者，扣除当月工资的30%；

（5）凡一年内累计旷工达4天者，则扣发年终奖及绩效奖；

（6）凡属一年内累计事假时间超过15天（含15天）以上者，扣发年终奖；一年内累计事假时间超过20天（含20天）以上者，扣发年终奖及绩效奖。

三、外出办事

员工因公事临时外出，须与部门负责人汇报，亦告之紧急情况下联系方式，各部门负责人外出，应跟上一级直接主管领导汇报。

四、加班和公休

1、政府法定节假日需要加班的，按公司有关规定结算加班费，由办公室按员工的个人的日工资标准月底统一结算加班费。

2、员工需要公休的应将公休申请单报领导审批，并交办公室备案。

3、因工作需要参加各类业务培训的，经部门领导同意后报领导审批，并交办公室备案。

五、休假

1、法定假：国家规定的法定节日和公休假日为员工有薪休假日；

2、事假：员工请假应按相关规定办理，办公室员工有事必须提前一天亲自向办公室请假，原则上，每位员工每年事假累计不能超过12天，超过三天以上的应事先到办公室办理请假事宜。凡休事假的员工按实际发生的时间扣发工资，根据工作性质，常驻办公室的所有员工应向办公室请假备案，不常驻办公室的应向主管部门请假，办公室随时抽查；公司主管人员如有事应向总经理请假，并报办公室备案。一

办公室管理学内容篇六
《办公室管理2013小抄必过》

C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

一、单项选择题： 20．以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ A ）。 1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（ B ）。 A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B．决策性 21．文员在接打电话时，正确的做法是（ B ）。 2．办公室布臵要注意（ D ）。 D．各种沟通、保密 B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言3．文员在进行办公室布臵时，以下哪些行为是不适宜就能立即记录下来 的？（ C ）。 22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜 C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用的？（ B ）。 标签贴在各种物品的下方 B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、4．以下关于文员对办公室布臵的情况，哪一个是错误三下可挂电话 的？（ B ）。 23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放臵整齐，东西（ C ）。C．按私人公务标准分拣 可放得满一些 24．文员在拆邮件时，不正确的做法是（ A ）。 5．在办公室里，（ D ）的位臵是上座。 D．靠A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 近窗户 25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（ A ）。 6．传真机的使用哪一项是不对的？（ B ）。B．随 A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，时随地可向对方发送 并把信重新封好并退回去 7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮的？（ A ）。A．接通电源可立即复印操作 件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？致？（ D ）。D．应提高办事效率，把取邮件与其（ A ）。 他事一起办 A．录音时需将监听开关至于“ON”位臵 27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ D ）。9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（ D ）。D．爱好 D．应设臵电脑的桌面屏幕保护功能 28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？印顺序应该是（C）。C．姓名部门地址国名 （ B ） B．制 11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D ）。是不适宜的？（ B ）。 D．感谢信 B．让员工们随意领取办公用品 30．以下关于握手的礼节，不正确的是（ C ）C．双12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？方有很多人时，可以交叉握手 （ B ）。 31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信 B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变的情况是以下哪一种？（ A ）。 能力 A．初次写信，或有过激言行的 13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信不适宜的？（ D ）。 时，不应（ C ）。 D．可以按照文员自己的习惯进行工作 C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行行转办、交办或自办 为中哪一项是不适宜的？（ C ）。 33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活 C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 动是不恰当的？（ C ）。 15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正 C．作会议记录时离开会议室接听电话 确的？（ D ）。 34．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 （ ）。 16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一A．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参项是不适宜的？（ C ）。 加者是否方便 C．标准的零用现金单据有一个签名 B．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？度 （ A ）。 C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多 A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见 少作决定 18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 是不适宜的？（ B ）。 35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ）。 B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 C．与发言者用词不一致但意思完全一致 19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录（ C ）。 处理，这时文员应（ D ）。

办公室管理

D．征求主持人意见，停止笔录，关录音机 55．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（ A ）。 确的？（ C ）。 A．只在便笺上写好会议名称 C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的可 会议？（ C ）。C．圆桌型 56．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不（ D ）。 具备的？（ A ）。 A．审查功能 D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 项内容不是文员的任务？（B）B．发表意见 57．以下餐巾的使用方法是正确的（ C ）。C．用41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪来擦嘴唇嘴角 种做法是错误的？（ D ）。 58.文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名、地址D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 应该打印在（ B ）B、左上角 42．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是避免？（ D ）。 不适宜的？（ C ）。 D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可 C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上以废弃 右侧，叉尖向上，刀刃向内 43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知文员应（A）。 A．通知上司家人把衣服送达 识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B ），了解要61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？求约会者的心理。B．说话的技巧 （ B ）。 A．语句要简短 44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一62．接受忠告的正确反应是（ D ）。D．切勿感情项是不适宜的？（ A ）。 用事 A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些不用再以书面形式确认 是属于合适的话题？（A）。 45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以A．有共同利益的话题 下哪一项是不适宜的？（ B ）。 64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页， B．代替上司制定约会计划 在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同46．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ A ）。A. （ D ）。 骑边章 D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面65．值班人员不应该做以下哪类事情？（ A ）。A．签形式的证明 发文件 47．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A）。正确？（ D ）。 A．下级单位报送的报告，统计报表等 D．不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认 67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准48．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？立卷。如问函与复函等用（ A ）。 （ D ）。 A. 按通讯者特征立卷 D．应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必68．文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方给予协助 面（B）。B归档范围、归档时间、归档耍求 49．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？69．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ D ）。 （ A ）和归档要求。 D．各自只能当面递送，寄去是不礼貌的 A．归档时间 50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应二、判断题 （ D ）。 1．办公室环境布臵的目的之一是为了建立挡驾制 D．请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？” 度。（ ∨ ） 51．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适2．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工宜的？（ D ）。 灯光。（ × ） D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰 果不受影响。（ × ） 52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（ B ）。B．以4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相右为尊 同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ D ）。一致则是典型的工作。（ ∨ ） D．查证消息的可靠性 5．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错54．文员协助举行宴会时，不用考虑（ D ）。D．有误可以再做一遍。（ × ） 无休息室 6．善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，

对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（ × ）

7．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ × ）

8．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（ × ）

9．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（ × ）

10．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（ × ）

11．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（ ∨ ）

12．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（ ∨ ）

13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。（ ∨ ）

14．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ × ）

15．文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（ ∨ ）

16．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（ × ）

17．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（× ）

18．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（ × ）

19．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（ × ）

20．如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。（ ∨ ）

21．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（ ∨ ）

22．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（ ∨ ）

23．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ × ）

24．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ ∨ ）

25．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（ ∨ ）

26．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 （ ∨ ）

27．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的

安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。（ × ）

28．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。 （ ×）

29．如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。（ ∨ ）

30．会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布臵好，这些设备应由文员具体操作和负责。（ × ）

31．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（ ∨ ）

32．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（ ∨ ）

33．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（ ∨ ）

34．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。（ × ）

35．上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。（ × ）

36．文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。（ × ）

37．对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（ × ）

38．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（ ∨ ）

39．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（ ∨ ）

40．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（ ∨ ）

41．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（ ∨ ）

42．如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位臵”是在右边，三个人并行，则在中间。（ ∨ ）

43．文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。（ × ）

44．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。（ ∨ ）

45．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。（ ∨ ）

46．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（ ∨ ）

47．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有

反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（ × ）

48．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（ ∨ ）

49．用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（ × ）

50．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（ × ）

51．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。（ ∨ ）

52．鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（ × ）

53．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（ × ）

54．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（ × ）

55．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（ ）

56．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。（ × ）

57．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（ × ）

58．监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（ × ）

59．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（ × ）

60．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。（ × ）

61．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。（ × ）

62．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。（ × ）

63．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（ ∨ ）

64．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。（ ∨ ）

65．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ∨ ）

66．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（ × ）

67．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（ × ）

68．文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归

人卷内，即为年终归卷工作。（ × ） 三、简答题：

1、 文员所作的的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关资料；（10）下次会议预定日期。

2、 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 答：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机。（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等。（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说明；（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词。（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣；（8）不可伤害对方的自尊心。

3、 什么是受意？受意有几种？办公室人员应该怎样运用受意方法？ 答：（1）受意是文员接受和领会上司意图。（2）一种是直接受意，另一种是间接受意。（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下批示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直到明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 4、 公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。 答：（1）版头、发文字号、印刷顺序号。（2）密级、紧急程度。（3）签发人姓名；（4）公文标题；（5）主送机关；（6）正文、附件；（7）发文机关、成文日期、机关印章；（8）注释、阅读范围。（9）主题词；（10）抄送单位、印发说明。

5、 提高会议效率可以有哪些做法？

答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。 6、 文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？

答：有电子提示系统和人工提示系统；电子提示系统的做法：在电脑中设臵日程表、报警系统、一周计划及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法：设臵基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。

7、 文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系

列程序即为发文过程。请说明这一过程。 答：（1）拟稿；（2）核稿。指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。（6）校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印。指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记；（9）分发。 8、 文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？

答：要获得上司的许可如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等。约定好以后， 一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；公司有重大活动的那一天不宜安排约会；地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

9、 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（2）参谋作用；（3）补缺作用；（4）增进关系作用；（5）适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；（6）适时。考虑时机；（7）适地。看场合；（8）适度。要注意掌握分寸。 10、 什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？ 答：（1）文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；（2）按问题特征立卷;（3）按作者特征立卷；（4）按文种特征立卷；（5）按时间特征立卷；（6）按地区特征立卷；（7）按通讯者特征立卷；（8）在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 11、 来信受访的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？ 答：（1）受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。（2）及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信、或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后。要一并装订。（3）认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需的资料。（4）逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。（5）认真处理。处理信件应该按照“分级负责、归口处理”的原则，进行转办、交办或自办。（6）及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，

增加职工群众对组织的信任。课诵信可采取收信人复信，或承办人复信两种方式进行。 12、 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？ 答：（1）不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作时，但有时也要在尚未完成之时作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人（上司）报告；（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是。。。。“。（4）一定要简短、扼要、流畅；（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否遗漏；（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。 13、 单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？

答：单位印章主要有（1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况：一是由上级主管机关刻制颂发；（4）另一种是由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整不歪斜、更不能颠倒。（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位章方能有效。 14、 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种。 答：（1）命令；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。 15、提高会议效率可以有哪些做法?

答：遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。 16.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答案：（1）会议名称； （2）会议记录人的姓名、盖章；

（3）时间（开始时间、结束时间）； （4）会议地点； （5）议题； （6）主持人、主席； （7）出席者名单；

（8）会议的经过情形及结论； （9）相关的资料； （10）下次会议预定日期。

17.按照2000院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？ 答案: （1）命令（令）； （2）决定； （3）公告；通告；（4）通知；通报； （5）议案； （6）报告； （7）请示； （8）批复；意见； （9）函； （10）会议纪要。

18．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、

办公室管理学内容篇七
《办公室管理》

办公室管理学内容篇八
《办公室7S管理内容范例》

7S管理内容

一、 什么是7S

7S 起源于日本，是指在固定场所中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法。 7S对于塑造企业的形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认知，7S 是日文 SEIRI( 整理)、SEITON( 整顿 )、SEISO( 清扫 )、SEIKETSU(清洁)、SHITSUKE(素养)、SAFETY(安全)、SAVE(节约)这七个单词，因为七个单词前面发音都是“S”，所以统称为“7S”。

二、为什么要推行7S

1.提供一个舒适的工作环境。

2.提供一个安全的工作场所。

3.提高员工的工作情绪。

4.提高工作效率。

5.提高服务品质。

6.增加设备的使用寿命。

7.创造一个良好的公司形象。

8.形成一个良好的节约成本习惯。

三、7S具体实施细则：

1.整理：就是区分必需和非必需品，桌面不放置非必需品，将混乱的状态收拾成井然有序的状态，

2.整顿：就是能在 30 秒内找到要找的东西，将寻找必需品的时间减少为零，保证物品能迅速取出，能立即使用，处于能节约的状态。

3.清扫，将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态。

4.清洁：将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；管理公开化，透明化。

5.素养：对于规定了的事，大家都要认真地遵守执行。 要求严守标准，强调的是团队精神。 养成良好的7S管理的习惯。

6.安全：安全就是消除工作中的一切不安全因素，杜绝一切不安全现象。例如要求工程人员在外出过程中，在施工过程中严格执行操作规程，注意安全。下班前将电脑，打印机，饮水机等电器电源确保断开状态，注意用电安全。

7.节约：就是养成节省成本的意识,主动落实到人及物;提高经济效益，降低管理成本。