办事处备用金管理制度

篇一:《备用金管理制度及流程》

贵州林昌房地产开发有限公司

备用金管理制度

一、目的：

为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

二、备用金解释：

备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

四、本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。

五、备用金借款和报销手续

5.1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部办事处索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人和总经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

5.2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部办事处索取“报销单”，

填写好“报销单”的各项规定内容，并经部门负责人和经理审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

5.3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

六、备用金的管理

6.1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

6.2 财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

6.3 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不再另行通知。

6.4 跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。

备用金申请流程如下

备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途部门经 理审批财务总监或总经理审批

、无超出个别及累计额度

B、超出个别额度但不超出累计额度

经理审批

、超出累计额度，财务部不发放备用金

1、 各部门备用金支出需取得相应发票及到财务部报销，如备用金是作一次性支出，部门备用金保管人需在支出后七天内报销，如备用金作为经常零星支出，部门备用金保管人需在每月月底前到财务部报销。如有需要，可再申请。

2、 备用金支出后在报销时，需要在费用明细栏写明具体用途和支出明细（如用途跟申请时不同，必须详细解释），同时必须提供发票。

3、 部门经理审核 财务复核

4、 其他部门临时借款范围（审批额度按照第二项标准执行）：

员工出差借款时，需要根据具体情况申请借款额度，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由财

务总监或总经理审批。并在员工出差回公司后七天内报销冲账。办事处备用金管理制度。

其他因公借款，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由财务总监或总经理审批，在费用支出后需七天内到财务报销冲账。

篇二:《某某有限公司备用金管理制度》

某某有限公司备用金管理制度

第一条、为了加强公司各办事处备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定

本制度。

第二条、备用金是各办事处工作人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费等以现金

方式借用的款项。

第三条、实行备用金制度有利于各办事处工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但

必须做到专款专用，专人专账管理，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

第四条、备用金的管理要求：

1、 备用金帐户由专人负责，实行专帐管理。各办事处需将备用金帐户管理人员的

情况报部公司备案。

2、 备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录，每周五下班前将本周的收支情办事处备用金管理制度。

况以电子报表形式报公司人事行政部。

3、 备用金帐户按月结清，备用金管理员应于每月25日结清备用金帐户，将备用金

帐户的支出凭证分类整理随备用金帐户的收支情况表以快递方式报公司人事行

政部。

4、 公司财务部有权对各办事处的备用金帐户进行不定期清查，备用金的支出要严

格遵守公司的财务制度，不得出现白条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金。

第五条、备用金的申请：

1、 备用金的申请必须严格遵守公司的财务制度，由办事处负责人提出申请，经人事行政部审核，公司总经理审批后，方能划入指定帐户。

2、 备用金申请时间为每月1日。

3、 上月备用金帐户没有结清的，不能申请下月的备用金。

第六条、备用金的支出范围：

1、 办事处日常办公支出；

2、 办事处所辖市场的项目实施与管理支出；

3、 办事处所用办公设备/固定资产类支出；

4、 办事处所连辖市场开发支出；

5、 其他得到批准的支出；办事处备用金管理制度。

第七条、备用金的使用程序：

1、 办事处人员需支取备用金时，需填写“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由备用金专管员审核后，方可使用备用金。

2、 借款人员完成业务后应在三日内到备用金专管员处，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回备用金专管员处，专管员审核无误后，办理报销手续。

3 、借款人办理报销手续时，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出,每月31日备用金专管员汇总清理备用金帐户，并将备用金帐户的收支情况报总公司人事行政部门备查。

5、 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金专管员发出催办通知后还不办理者，备用金专管员可通知财务部将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。

6、跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。

第八条、备用金的报销程序

1、 备用金实行按月结算的管理方式。

2、 备用金专管员于每月25日将“备用金”帐户汇总，编制当月备用金帐户的结算表，整

理相关的收据、发票以及各种报销凭证附结算表后快递总公司人事行政部，由人事行政部统一到财务部报销。

第九条、本办法由公司人事行政部制定，并负责解释、修改。

年月日

篇三:《XX公司备用金管理制度》

公司备用金管理制度

为了加强公司对有关部门及公司驻外地办事处备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。 本制度适用于公司各部门及公司驻外地办事处

一、备用金范围

1、采购人员零星采购备用金

2、个人因公出差零星开支备用金

3、研发项目零星开支备用金办事处备用金管理制度。

4、驻外办事处零星开支备用金

5、其他备用金

二、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

三、备用金借款程序

1、公司人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续

借款人填写《借款单》 → 部门领导签字 → 财务主管签字→财务领款

2、公司财务人员应建立“借款单”台账，在报销人员报销时，财务人员应先核销该报销人员的“借款单”。对报销总额超支“借款单”金额部分支付现并退还该报销人员原“借款单”，对报销总额低于“借款单”金额的部分应让该报销人员退回余额以结清原“借款单”。

3、公司人员因公借款原则上是因一笔业务借一次款，此笔借款不核销，不允许第二次借款

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围，使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，并按月报销当月的费用。前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期

四、备用金额度

1、采购员借用的零星采购备用金，每月不得超过2000元，每月底采购人员报销一次用备用金采购的材料（凭合法票据）。财务部将采购备用金控制在2000元。如特殊情况单笔现金采购超过2000元，由采购部门按规定程序申请，经审核批准后，到公司财务部办理货款支付。

2、公司员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费、施工费和现场购材料等支出核定借款额度，借款额度由部门领导批准，财务部审核。最高限额度不能超过5000元，如有特殊情况，有主管写明具体原因上报财务副总审批。

3、研发项目备用金，以研发部门为借款单位，备用金额度500元，用来处理临时特殊材料的采购，其它费用支付按报销程序处理。

4、公司驻外办事处备用金，由财务部按照领用人员工资的80%左右领取（取整数）。如有特殊情况，有主管写明具体原因上报财务副总审批。

5、其他借款，根据实际情况核定金额。(经核定每月运费备用金2000元、售后购车票备用金3000元)

五、备用金使用审批权限

备用金使用由部门领导签字批准，部门领导为备用金借款的第一责任人。再由财务主管审核批准

六、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理

七、借用备用金的人员应在每月内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知

八、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

九、本制度由公司管理部负责解释和修订

十、本制度自下发之日起实施

本制度附《报销流程》《运费明细表》《出差费用清单表》

管理部

篇四:《备用金管理制度》

[篇一:备用金管理制度]

1、目的:为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

2、名词解释:备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

3、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

4、本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。备用金管理制度。

5、备用金借款和报销手续

5、1工作人员需临时借用备用金时，先到财务部办事处索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部办事处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，责任人。

七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

八、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

九、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

十、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十一、本制度自下发之日起实施。

[篇四:酒店备用金管理制度]

目的:备用金的设立是为了一些部门或个人因为业务的特殊性而出现的，为了保证备用金的完整性和安全性，特拟定以下制度。采购员、收银员、出纳员、司机等要熟悉并遵守此制度。

1、备用金的申请

(1)要求设立备用金的部门或个人需先填好借支单，说明原因。

(2)财务部对此进行调查和审核，如果确因业务需要，财务部请示总经理审批。

(3)经过审批同意后，申请人可到财务部出纳处领取备用金。

(4)申请人领取备用金，我部即可确认其为备用金保管人(简称保管人)，保管人负责备用金的完整和安全。

2、备用金的保管使用

(1)设立备用金的部门或个人必须对备用金专款专用，不得出现占用、挪用备用金的情况。

(2)财务部可对设有备用金的部门或个人定期或不定期地进行盘点，盘点时财务人员和保管人一起清点备用金，并填制备用金盘点表，双方签字确认。

(3)在对备用金的盘点当中，如果发现备用金有被占用、挪用、短缺等情况，必须由保管人立即补上，有长款情况则要求保管人解释原因。

(4)任何人不得对保管人提出借用备用金的要求，否则，财务部有权对此行为进行处罚。

(5)如果备用金一直都发生短缺、占用、挪用等现象，我部有权对保管人进行经济及行政处罚(经济处罚是短缺、占用、挪用款的2-5倍。行政处罚是口头、严重警告、最后警告等处罚)。

(6)保管人在使用备用金时，可用符合财务制度的单据到财务部报销，经过报销后到出纳处领取相应的报销金额。

3、备用金的归还

(1)保管人因业务关系不需要可随时将备用金归还财务部，财务部开出收据给保管人以证明其已将备用金归还。

(2)财务部在盘点备用金过程中，如发现保管人不需要备用金或备用金使用量不大，有权要求保管人在限期内归还部分或全部备用金。

篇五:《费用报销制度》

[篇一:公司费用报销管理制度]

一、目的

为加强对市场人员费用管理力度，确保市人员更好开展工作，有效节约用

成本，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于市场部及其它相关部门。

三、出差管理

1、员工因公出差，必须填写<出差报告>和<员工外勤单>，经部门经理同意后，报市场总监批准(可电话确认)。

2、员工出差结束三日内必须完成<出差报告>的<出差总结>部分。费用报销制度。

四、差旅费

差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括:在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。

1、员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。

2、特殊情况，经公司领导批准后，可选择飞机。

3、违反公司规定使用交通工具，一律按火车票报销(超出部分由个人支付)

4、市场交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况，可以乘出租车，但需在票据上注明起始地点和原因。

5、员工出差期间，标准内住宿费用实报实销(但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用)。

6、员工外出期间产生的公务费，性收款收据一律不能报销入账。

2、发票上抬头必须和报销单位一致，否则不能报销。

3、各种开支必须符合国家财税法规，报销时经办人员应尽可能注明用途。

4、超过现金结算限额(1000元)的费用，应通过银行结算，特殊情况要使用现金必须由使用人提出申请，财务部经理同意后方可支付，对数额较大应提请总经理审批。

5、对各种报销单据，财务部必须进行审核，对不符合报销规定的单据，财务应要求更换。无法更换的，财务可拒绝报销。

6、自制报销单据，由财务部统一设计格式，做到规范、整洁。

7、报销单据一般不得涂改，如有改动，外来发票应由对方单位加盖公章，自制凭证应由经手人盖章，否则不得报销。

8、当年费用必须当年报销，如:通讯费、核定的业务费、书报费、核定的汽车费等，当年不报销视作自愿放弃(12月份通讯费除外)。

9、对外签订的各种合同、协议及内部职工与公司签订的各种协议需送财务部一份，作为财务收、付款依据，对无依据的支付款项，财务部应拒绝支付。

六、本制度由财务部负责解释，自颁布之日起执行。此前制订的公司报销制度同时废止。

为了加强公司的财务管理工作，规范公司财务行为，提高财务管理水平，统一公司的报销程序及规定，现结合公司的具体情况，特制定本制度。

一、办公费

办公费主要是指维持日常办公工作需要而发生的办公用品方面的支出。

⑴办公用品由经办人员填写物资申购单交部门负责人签批后报行政部，行政部审批后交财务部审批。

⑵经办人将审批后的物资申购单交公司行政部统一购买。

⑶行政部购买人凭正式发票，印章齐全，经手人验收人签字，并附购买办公用品清单后报销。

二、差旅费

差旅费开支范围为因公出差期间的住宿费、车船费(含飞机费用，下同)、伙食补助费、市内交通费、零星杂支等费用。

⑴员工出差应填写“出差申请表”(见附表1)，并按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费(借款金额超过人民币5000元的提前一天通知财务部)。

⑵员工出差返回后，填写“差旅费”报销单，按规定的时间及审批手续到财务部门报销。

⑶员工差旅费报销标准。

①员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。

②出差地点区分为1类区，2类区，港澳台地区三种，即:

一类区:特区、上海、北京、天津、南京、广州及省城市；

二类区:除一类区以外的地区。

③出差住宿费报销标准:(元/人/天)

职务一类区二类区港澳台地区

董事长实报实销

总经理300200350

部门经理200150250

一般职员15080200

④出差补助:指公司员工到深圳以外地区出差，每天给予50元补贴。

[篇三:企业费用报销内部控制制度]

为加强公司对费用的管理和控制，使日常开支的各种费用纳入即定轨道，使各项开支合理化、制度化，特制定本制度。

一、费用预算制度

1、董事长根据公司的发展规划，提出公司一定时期的总目标，并下达各机构指标；

2、各机构自行根据下达的指标编制本机构预算(含资金预算、成本预算、管理费用预算)，编制的预算应在以收定支的前提下做到可控、符合实际、全面完整；

3、预算指标报财务总监、董事长，董事长召集有关人员讨论通过或驳回修改；

4、批准后的预算下达给各机构执行；

5、各机构应于次月5日之前将上月预算的执行情况报财务总监、董事长；

6、根据公司资金的实际情况，适时修改预算，以便更好的控制资金，避免公司陷入窘困；

7、财务部门核算、监督各项目预算执行情况，避免不必要的超支给公司带来不利影响。

二、费用报销的基本程序

1、每项经济活动发生后的三天内，由经办人将发票与单据分类进行粘贴，填制报销单；

2、单据交部门主管，由部门主管对费用的发生给予证明后交各机构负责人审批；

3、交财务部主管审核(审核重点:①预付及应付款项应与合同相核对，看是否与合同相一致。②该项费用是否在预算范围之内，是否超支。③有关金额是否计算正确。)，如经审核费用在预算范围之内且无超支，可以批准报销付款。(各机构负责人发生的费用必须报财务总监审查签字)；

4、单次金额超过限额(bbb超过150000元、ccc公司超过1000000元、ddd超过60000元、采购单次金额超过1500000元)交财务总监审查签字后方可报销；

5、单次金额超过限额(bbb超过300000元、ccc公司超过2000000元、ddd超过100000元、采购单次金额超过2000000元)经财务总监审核后交董事长审查签字后方可报销；

6、凡现金支付超过100000元、转账支付超过1500000元的事项，必须经财务总监审核后交董事长签字后方可报销；

7、预算外的开支经财务总监审核后交董事长审查签字后方可报销；

8、有规律性报销如税金、养路费、车辆保险费等国家明文规定的开支，经各机构负责人审批后，财务部门可受理。有明确制度规定的报销如业务招待费、差旅费、通讯费参照附件执行；工资性支出应报财务总监审批后，财务可受理；

9、费用报销必须是谁发生谁报销，严禁代报，对发生的代报费用财务部门应拒绝办理；

10、费用报销中报销人、审批人应坚持分权原则，对报销人、审批人为同一人签字的费用财务部门应拒绝报销。

三、财务部门的职责和权利

1、财务有权拒绝报销任何不真实的原始单据；

2、财务人员应根据国家的制度和公司的规定，以及合同、协议、董事长批示的报告进行审核，对手续不完整的要求给予补充完整，对不合规的报销凭证予以拒绝并退还报销人；

3、财务每月应汇总各机构费用明细、费用开支实际情况明细表报董事长、财务总监、各机构负责人审阅；

4、对各项报销凭证，财务总监可再次审查，对可疑经济业务提出质询，拒绝不合理、不合规、不合法的报销凭证；

5、出纳应对已按规定程序审批的报销凭证，进行最后一次全面的把关和审核，对不符合有关规定的凭证应予以拒绝；

6、对各机构的正常性开支实行财务主管负责制，财务人员必须做到一周内处理，不得无故拖延各机构的票据报销，否则给予公开批评和罚款；

7、财务部将定期对各公司费用情况进行审查，对错报费用进行纠正，并分别向董事长、总公司总经理、各机构负责人提交相关报告。

四、单笔支付金额在150000元以上(含150000元)，须至少提前一天通知财务部门，以便提前做好资金的筹集和准备。

五、本制度附件与本制度具同等效力。

六、本制度自发布之日起执行，本制度解释权由财务部执行，修改权由财务部修订后报董事长审批后执行。

附件一:关于业务招待费的规定

一、业务招待费:包括因生产经营和业务的需要，用于招待相关人员而发生的接待费、餐费等费用；

二、业务招待费各机构内部应实行限额使用、不得超支的的原则；机构内部有关部门实行“先申请，后执行”的原则，申请时应说明招待客人的级别、人数、预算标准等；

三、各机构业务招待费的预算限额:各机构应结合本机构的实际情况按年度经营经营指标收入(不含折扣、折让)的1%为限额预算业务招待费并将其分解到各月(鉴于ccc公司于本年刚设立，其本年业务招待费的限额定于按经营指标收入的5%为限额；2xxx年1—6月按经营指收入的2、5%为限额；2xxx年7月起按公司业务招待费的预算限额执行)；各机构业务招待费限额中的20%由董事长使用；

四、业务招待费按董事长批准的预算规定的数额开支，由各机构负责人决定执行。各部门发生的招待费，由各机构负责人签字，财务部审查后报销。各机构业务招待费不可突破预算指标。预算外支出部分一律由各机构负责人以书面形式向财务总监、董事长汇报后，按董事长批示执行；

五、一般情况下，只有各机构负责人、招待事项所涉相关人员有权出面接待客户。如遇特殊情况:如各机构负责人、部门领导均不在的情况下，需经办人员接待的，应先向各机构负责人提出口头申请，经同意后方可接待；

六、业务招待费发生后，必须及时报账，并在业务招待费报销单(此单仅作内部核算使用，不对外)上注明接待理由、明确接待对象、时间、地点、参加人数、接待规格，否则财务人员有权拒绝报销；

七、财务部门应在每月底汇总各机构业务招待费发生明细表，报财务总监、董事长审阅；八、各机构负责人对业务招待费使用的合理性、真实性承担责任。财务人员对费用标准的执行及票据的真实性承担连带责任。

[篇四:员工费用报销制度]

为完善员工报销制度，提高财务报表的准确性，经财务部与人事部共同制定，cfo审批通过，现对员工费用报销做出如下规定:

类别个人日常费用报销公司费用报销加班餐费加班交通费交通费移动通讯费差旅费业务招待费、市场活动费、招聘费等其他公司费用部门活动费报销票据日期上月16日至本月15日上月1日至上月末出差期间与提交报销日期相隔不得超过一个月与提交报销日期相隔不得超过一个季度系统内提交截止日期本月15日(含)回京后14日内每月25日审批后报销单递交财务部截止日本月15日后2个工作日内审批后2个工作日内每月27日每月报销次数1次/人/月按出差次数提交随时报销单提交注意事项:

1、个人日常费用和公司费用(包括劳务费，佣金等)须分开提交，以免因为个别费用问题造成相互影响，造成报销的延迟；所有劳务费报销，必须附该人员身份证复印件、汇入行信息(开户行名称、账户)。

2、个人日常费用报销只包括移动通讯费、交通费、加班交通费、加班餐费，部门活动费，其限当月每人提交一次。

3、员工发生的手机费用应通过报销系统中“移动通讯费”科目提交；除了无线上网卡和公司行政部统一支付的办公室电话费外，不得使用"办公通讯费"科目；手机费报销额度自动显示在“报销限额”中。如员工超额报销，需在“费用描述”中填写原因。

4、加班交通费报销限于平时工作日晚21:00后，及周末或国家法定节假日发生，其他时间一律不予报销。如为特殊情况，应在提交时注明原因；交通费及加班交通费，需要按原始发票逐张提交，不可合并计算。

加班餐费标准为每人每次20元，超过标准不予报销。

如果一笔提交整月的加班餐费，需注明具体加班日期及用餐人数。

5、费用发票应开具公司全称(见下附加信息**)，如未填写发票客户名称或填写错误的，请返回原开票处办理补填或重开手续。另外，请根据个人或费用所属公司，填写相应发票客户名称；如发生票据丢失或提供虚假发票的，公司将不与报销，损失由个人负担。如果发现员工有意报销虚假发票的，财务部将通知其部门总监及vp；6、提交外币发票的员工，请在费用描述中写明原币金额及汇率；7、对于未按规定时间提交的个人日常费用，将减按80%报销，且财务部不能保证在承诺时间内付款。特殊情况需提前通知，获得部门总监同意后可免除扣款。例如:出差不能及时提交等特定情况。

8、员工以虚拟身份提交报销的或收款方为公司的，必须写明“收款人全称”和“收款人开户银行的完整信息及帐号”。

9、出差报销单不要提交餐费补助项目，只需填写出差天数项目，出差天数计算方法:回京日期减去出京日期(日期以飞机票，车票所标计时间为准)，餐费补助会和工资一起合并发放。

10、员工差旅借款只能有一笔借款。请先到应付帐款会计处(见下附加信息*)确认是否已有个人借款，如未清理，则不予借支；除备用金外，如提交人尚有借款未还，遇个人费用报销时将直接从前期借款中直接扣除，请在备注中注明“冲抵借款”字样。

11、公司费用借款要按收款方分别填制和提交报销单。

12、打印报销单或借款单时，需要包括“审批信息”(在费用报表的靠下的位置，内容包括报销单所有审批人及审批时间)，并确保提交的费用报销为“已审批”状态(在费用主页下显示本张报销单的审状态为等待应付款管理系统审批)。以免造成报销延误；提交的“费用类型”与“费用描述”应保持一致，须按实际情况填写；报销单必须竖向打印，附上原始单据，交财务部报销。费用明细不可打印英文版或者erp自动发送的部门领导审批邮件。这样会造成没有员工个人信息，无法确定收款人。

13、如对报销制度有疑问，可点击页面右上角“报销制度”查询。

报销单装订注意事项:1、装订顺序为:费用报销单首页→审批附注→原始单据。其中，原始单据应逐类、逐张按照费用提交时间顺序粘贴，请不要用装订机整撂装订；2、按照提交费用报销的单据号分别装订，切勿将不同编号一齐装订，以免造成漏报；3、从erp系统中打印出来的单据应该纵向打印，如遇特殊情况请单独注明。

·学校备用金管理制度(2016-10-17)

·部门备用金管理制度(2016-11-09)