公司档案管理制度及流程

公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程(一)

公司档案管理制度及流程

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、 适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、 术语和定义

1、 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动

中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、 职责

1、 行政中心：

1） 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

2） 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3） 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4） 负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案

的安全；指导公司的档案管理工作。

5） 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6） 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、 其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心；

2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

3、 各部门主管人员

1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4、 各中心总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、 工作程序

1、 档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。

a) 归档范围及移交时间

b) 档案资料的标识

行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c) 档案资料的日常管理：

⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。

⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。

d) 档案借阅

⑴ 借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

e) 档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录

上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

2、 档案管理细则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； ⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料； ⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂ 其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵ 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存 档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政中心以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声

像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。【公司档案管理制度及流程】

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

⑴即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a) 公司规定的密级文件；

b) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c) 合同、协议书等正本及过程资料；

d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

e) 其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政中心；

b) 部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政中心；

⑶电子声像档案的归档

a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c) 每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政中心 核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

⑴部门内档案交接

部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负 责人指定的接收人核实无误后签字，行政中心见证。【公司档案管理制度及流程】

6、档案移交公司的流程

a) 经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

b) 行政中心根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对； c) 档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方

各保存一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a) 档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b) 档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

c) 档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 d) 档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e) 建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本办法由公司行政中心制定并负责解释。

公司图书资料管理制度（备用）

1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政中心统一订购。

2、期刊、杂志等的订阅，由行政中心汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关发行部门订购。

3、 购回的图书等资料由行政中心专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。

4、 凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。

5、 期刊、杂志等图书资料由行政中心安排专人管理，用完收存。

6、 员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。

六、 相关记录

1、 《文件（合同）管理记录目录》

2、 《文件档案移交目录》

3、 《档案移交清单表》

4、 《档案借阅审批单》

5、 《档案分类编号表》

档案管理流程及制度
公司档案管理制度及流程(二)

1、 目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、 适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、 术语和定义

3.1 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公

关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.2 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活

动。 4、 职责 4.1 人事行政部

4.1.1 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档

案管理和项目档案管理。

4.1.2 学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5 负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公

司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

4.1.6 编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的【公司档案管理制度及流程】

利用效率，促进信息传递和沟通；

4.1.7 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2 各职能部门

4.2.1 负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利

用、归档；

4.2.2 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部； 4.2.3 向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

4.2.4 财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5 运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3 各部门经理

4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4 人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。

5、 工作程序 5.1 档案资料的收集

5.1.1 各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进

行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

5.1.2 各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交

目录》每季度向档案室移交。 5.2 归档范围及移交时间（见附表一） 5.3 档案资料的标识

5.3.1 人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档

案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4 档案资料的日常管理：

5.4.1 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，

以便检索利用。

5.4.2 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，

整齐排放在文件／档案柜中。

5.4.3 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电

脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5 档案室档案借阅

5.5.1 借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。

a) 绝密类：绝密档案需经总经理批准。

b) 机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c) 普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部

门的档案除本部门经理批准外，还需其他部门经理批准。

5.5.2 借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限

在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

5.5.3 档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交

还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； 5.5.4 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； 5.5.5 借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、

调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

5.5.6 外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方

能借阅，但不能将档案带离档案室；

5.5.7 外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，

对摘抄的材料要进行审查、签章。 5.6 档案销毁

5.6.1 对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目

录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 5.6.2 执行销毁任务时，必须由人事行政部经理和行政兼档案管理员组成的监

销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 6、 档案管理细则 6.1 档案资料的归档范围

6.1.1 公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

6.1.2 公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命

令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； 6.1.3 本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； 6.1.4 公司领导的批示、指示等；

6.1.5 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、

会议简报、会议记录等；

档案管理流程及制度
公司档案管理制度及流程(三)

青岛正方元信公共卫生检测有限公司

档案管理流程

1、 目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

2、 适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

3、 术语和定义

3.1 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公

关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.2 档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

4、 职责

4.1 人事行政部

4.1.1 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档

案管理和项目档案管理。

4.1.2 学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；

4.1.3 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

4.1.4 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4.1.5 负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公

司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

4.1.6 编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的

利用效率，促进信息传递和沟通；

4.1.7 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

4.2 各职能部门

4.2.1 负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利

用、归档；

4.2.2 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部门；

4.2.3 向人事行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；

4.2.4 财务科负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

4.2.5 质量管理科负责管理质量管理体系相关记录。

4.3 各部门负责人

4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4.4 经理

4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。

5、 工作程序

5.1 档案资料的收集

5.1.1 各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进

行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

5.1.2 各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交

目录》每季度向档案室移交。

5.2 归档范围及移交时间（见附表一）

5.3 档案资料的标识

5.3.1 人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档

案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

5.4 档案资料的日常管理：

5.4.1 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，

以便检索利用。

5.4.2 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，

整齐排放在文件／档案柜中。

5.4.3 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电

脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

5.5 档案室档案借阅

5.5.1 借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。

a) 绝密类：绝密档案需经总经理批准。

b) 机密类：机密档案需经总经理批准。

c) 普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门负责人批准；借阅其他部门的档案除本部门经理批准外，还需借阅任部门的部门负责人批准。

5.5.2 借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限

在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

5.5.3 档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交

还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

5.5.4 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

5.5.5 借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、

调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

5.5.6 外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方

能借阅，但不能将档案带离档案室；

5.5.7 外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，

对摘抄的材料要进行审查、签章。

5.6 档案销毁

5.6.1 对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目

录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

5.6.2 执行销毁任务时，必须由人事行政部经理和行政兼档案管理员组成的监

销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门负责人及总经理的批准手续文件一并存档永久保存。

6、 档案管理细则

6.1 档案资料的归档范围

6.1.1 公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

6.1.2 公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命

令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

6.1.3 本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

6.1.4 公司领导的批示、指示等；

6.1.5 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、

会议简报、会议记录等；

6.1.6 反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

6.1.7 公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

6.1.8 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

6.1.9 本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司

员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

6.1.10 本公司发布的各类广告、宣传材料；

6.1.11 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、

录像等；

6.1.12 公司项目建设全程档案；

6.1.13 员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或

形成的档案资料；

6.1.14 财务档案资料；

6.1.15 各种实物档案；

6.1.16 质量管理体系相关文件资料;

6.1.17 其他具有利用和保存价值的文件资料。

6.2 档案资料的归档要求

6.2.1 归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正

式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。

6.2.2 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二

份原件存档。所有文件均应附底稿。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。

6.2.3 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录

者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

6.2.4 电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储

设备信息的备份工作。

6.2.5 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须

原件归档，并保持其完好无损。

6.3 档案资料的归档主体

6.3.1 人事行政部负责公司服务器数据的备份和归档，指导公司其他部门的电子

声像的归档管理。

6.3.2 各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成的档案资料的归档和管

理。

6.3.3 运营管理部负责公司重大活动声像档案的制作，承办部门负责声像档案的

归档。

6.3.4 承办部门负责承办工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）

等会议文件的收集归档。

6.3.5 承办部门负责搜集和汇总由多个部门参与的工作所形成的档案资料。

6.3.6 员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。

6.3.7 其他档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”（附

件一）。

6.4 档案资料的归档时间

6.4.1 即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a) 公司规定的密级文件；

b) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c) 合同、协议书等正本及过程资料；

d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料； e) 其他认为需要即时归档的资料。

6.4.2 定期归档

a) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；

b) 部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案室；

6.4.3 电子声像档案的归档

a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c) 每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，人事行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

公司档案管理制度
公司档案管理制度及流程(四)

[篇一:企业档案管理规定]

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守<档案法>，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。公司档案管理制度。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:

(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。公司档案管理制度。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，

文件管理制度
公司档案管理制度及流程(五)

[篇一:文件管理制度标准版]

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2、1总经理负责公司所有对外发文审批。

2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。文件管理制度。

2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3、1上行文:请示，报告，计划，总结；

3、2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3、3平行文:信函，